體系文件包括管理手冊、程序文件、作業(yè)文件三個(gè)層次。

1．體系文件編寫(xiě)的原則

職業(yè)健康安全與環(huán)境管理體系是系統化、結構化、程序化的管理體系，是遵循PDCA管理模式并以文件為支持的管理制度和管理辦法。

體系文件編寫(xiě)和實(shí)施應遵循以下原則：標準要求的要寫(xiě)到、文件寫(xiě)到的要做到、做到的要有有效記錄。

2．管理手冊的編寫(xiě)

管理手冊是對組織整個(gè)管理體系的整體性描述，為體系的進(jìn)一步展開(kāi)以及后續程序文件的制定提供了框架要求和原則規定，是管理體系的綱領(lǐng)性文件。手冊可使組織的各級管理者明確體系概況，了解各部門(mén)的職責權限和相互關(guān)系，以便統一分工和協(xié)調管理。

管理手冊除了反映了組織管理體系需要解決的問(wèn)題所在，也反映出了組織的管理思路和理念。同時(shí)也向組織內外部人員提供了查詢(xún)所需文件和記錄的途徑，相當于體系文件的索引。

其主要內容包括：

（1）方針、目標、指標、管理方案；

（2）管理、運行、審核和評審工作人員的主要職責、權限和相互關(guān)系；

（3）關(guān)于程序文件的說(shuō)明和查詢(xún)途徑；

（4）關(guān)于管理手冊的管理、評審和修訂工作的規定。

3．程序文件的編寫(xiě)

程序文件的編寫(xiě)應符合以下要求：

（1）程序文件要針對需要編制程序文件體系的管理要素；

（2）程序文件的內容可按“4WIH”的順序和內容來(lái)編寫(xiě)，即明確程序中管理要素由誰(shuí)做（who），什么時(shí)間做（when），在什么地點(diǎn)做（where），做什么（what），怎么做（how）；

（3）程序文件一般格式可按照目的和適用范圍、引用的標準及文件、術(shù)語(yǔ)和定義、職責、工作程序、報告和記錄的格式以及相關(guān)文件等的順序來(lái)編寫(xiě)。

4．作業(yè)文件的編制

作業(yè)文件是指管理手冊、程序文件之外的文件，一般包括作業(yè)指導書(shū)（操作規程）、管理規定、監測活動(dòng)準則及程序文件引用的表格。其編寫(xiě)的內容和格式與程序文件的要求基本相同。在編寫(xiě)之前應對原有的作業(yè)文件進(jìn)行清理，摘其有用，刪除無(wú)關(guān)。