廠(chǎng)家檔案資料由廠(chǎng)家提供，經(jīng)采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說(shuō)明書(shū)、圖紙等多種內容，包括設備、儀器、儀表和材料等多種類(lèi)別，有國產(chǎn)和進(jìn)口之分，資料本身復雜繁多，加之涉及廠(chǎng)家多，各廠(chǎng)家提交的資料又各有其特點(diǎn)，情況復雜，給廠(chǎng)家資料的驗核工作增加了不少難度。一般情況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會(huì )對廠(chǎng)家應提交的資料有一個(gè)要求（也有未要求提交資料的），就我廠(chǎng)而言，參與簽訂合同的部門(mén)有采購部門(mén)、使用單位、專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)等，工程管理單位及檔案管理部門(mén)被排除在外，而在廠(chǎng)家提交資料時(shí)，采購人員不予把關(guān)，在將資料發(fā)給使用和管理部門(mén)后，這些部門(mén)也很少核實(shí)其完整性，造成長(cháng)期以來(lái)工程管理部門(mén)只能是被動(dòng)的接收，即交什么收什么。而商務(wù)合同或協(xié)議的多頭簽訂造成歸檔難，檔案部門(mén)難以了解項目的應交資料情況，也只能是被動(dòng)的歸檔。

　　廠(chǎng)家檔案資料包含了物供中心采購部分（即甲方采購）及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)一段時(shí)間艱苦的摸索，略有成效，基本上能保證主要的資料收集齊全：基本上做到按要求領(lǐng)取及驗核，如，要求物供中心提供移交清單并需注明項目名稱(chēng)、設備儀器儀表名稱(chēng)及位號、資料名稱(chēng)等，并進(jìn)行驗核清單與實(shí)物是否對應，每臺設備是否至少有一份原件能滿(mǎn)足檔案的要求（整潔、清晰、簽章齊全），壓力容器應同時(shí)有竣工圖章和壓力容器設計資格章等。并結合經(jīng)驗，主動(dòng)出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度，如：機泵的隨機資料除了泵本身的性能曲線(xiàn)、使用說(shuō)明書(shū)等外，一般應有電機的使用說(shuō)明書(shū)（利舊除外）；新氫壓縮機組應包括壓縮機部分、水站、油站、壓力容器及配套的儀表、電氣資料等。在沒(méi)有合同或協(xié)議的情況下，對照設計圖紙，了解采購情況及應提交的資料，爭取在工作中處于主動(dòng)，及時(shí)做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對照合同或協(xié)議檢查廠(chǎng)家資料，完善所交資料。對于EPC項目，檔案部門(mén)曾寄希望于EPC單位的規范管理和有效控制，只是在合同中予以明確和規范，在施工過(guò)程中只是針對易于忽視的問(wèn)題做了適當的提醒，結果發(fā)現廠(chǎng)家不按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員不認真把關(guān)，造成隨機資料歸檔不齊。雖然最終EPC單位不得不為此付出代價(jià)，但在一定程度上影響了歸檔時(shí)間。針對EPC項目廠(chǎng)家資料質(zhì)量有所失控的情況，檔案部門(mén)適當完善了做法：

　�、僖幏逗贤瑑热�；

　�、谌�面了解施工圖紙中應采購的設備儀器儀表情況，并進(jìn)行匯總；

　�、垡�求EPC單位及時(shí)移交商務(wù)合同及其技術(shù)附件，并把資料內容補充到匯總表中；

　�、芤�求供使用及專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)的資料提前移交，以掌握廠(chǎng)家資料提供的進(jìn)度和初步審核資料情況，及時(shí)做好反饋和督促EPC單位進(jìn)行完善，尤其是做好廠(chǎng)家現場(chǎng)安裝調試資料的及時(shí)收集。