論文摘要：檔案信息化、信息化建設一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標，上個(gè)世紀末開(kāi)始的計算機信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國檔案信息化管理的契機。本文對檔案信息化、信息化建設進(jìn)行了一些討論。

　　在當前迅猛發(fā)展的信息社會(huì )下，檔案信息化和檔案信息化建設已經(jīng)成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會(huì )的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì )的最佳技術(shù)手段和實(shí)現途徑。傳統的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開(kāi)始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會(huì )議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類(lèi)檔案館（室）中蓬勃開(kāi)展起來(lái)。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實(shí)踐及學(xué)習中逐步有了一些認識，現將我的一些拙識淺見(jiàn)拿來(lái)與大家一起探討。

　　一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數字化信息這種主要形式向社會(huì )提供服務(wù)為重心的轉變過(guò)程。在這樣的轉變過(guò)程中要實(shí)現檔案信息的數字化和網(wǎng)絡(luò )化；要實(shí)現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實(shí)現檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術(shù)、數據壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

　　檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢？

　　檔案信息化應遵循以下三個(gè)原則：

　　1、規范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過(guò)館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)的服務(wù)格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質(zhì)檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發(fā)生。

　　2、安全性原則：隨著(zhù)數字化、網(wǎng)絡(luò )化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡(luò )的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來(lái)。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò )安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采�。何锢戆踩�策略；訪(fǎng)問(wèn)控制策略；（如入網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò )的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò )監測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò )端口和節點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò )安全管理策略等。

　　3、效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益， 要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶(hù)需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì )利用“熱點(diǎn)”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會(huì )效益的檔案數字化，可以帶來(lái)巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無(wú)需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數字化，提供獨具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說(shuō)，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏(yíng)得用戶(hù)和創(chuàng )造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數字化建設時(shí)，要以用戶(hù)的需求為導向，做到按“需”數字化。

　　以我單位為例：我單位現保管著(zhù)管理類(lèi)檔案、產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、基本建設檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、地質(zhì)檔案等多種類(lèi)別的檔案。但其中以地質(zhì)檔案的利用率最高。地質(zhì)檔案中詳細的記錄著(zhù)每一口油水井的動(dòng)、靜態(tài)資料以及每口井從投產(chǎn)到目前的生產(chǎn)數據，油水井演變過(guò)程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產(chǎn)建設的主要依據，是科學(xué)決策的基礎條件。有效利用地質(zhì)檔案為油田的高效開(kāi)發(fā)和穩產(chǎn)提供了強有力的保障。因此我室就將地質(zhì)檔案做為檔案數字化工作的重點(diǎn)，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬(wàn)余份地質(zhì)檔案進(jìn)行了檔案信息數字化工作。

　　那么檔案信息化建設又需要遵循什么原則呢？在進(jìn)行檔案信息化建設時(shí)，應遵循的基本原則是：

　　1、文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。

　　2、歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡過(guò)程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據專(zhuān)家預計，在較長(cháng)的時(shí)期內，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì )繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

　　檔案信息化建設是檔案工作在網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會(huì )化服務(wù)的必然要求。它是一項耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設。作為企業(yè)內部的檔案館（室）要想在信息化建設中有所建樹(shù)，使檔案工作適應社會(huì )和時(shí)代發(fā)展的需要，并能將檔案信息化建設落到實(shí)處還應該堅持前瞻、協(xié)作、實(shí)用、人才儲備四項原則。

　　1、前瞻原則：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過(guò)信息系統加工和計算機網(wǎng)絡(luò )的傳輸，實(shí)現檔案信息的合理配置與開(kāi)發(fā)利用，最大限度地實(shí)現信息資源的社會(huì )共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類(lèi)硬件及網(wǎng)絡(luò )設施、軟件開(kāi)發(fā)以及進(jìn)行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實(shí)施過(guò)程中，作為企業(yè)內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時(shí)度勢，深入調查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開(kāi)發(fā)標準和網(wǎng)絡(luò )結構等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

　　2、協(xié)作原則：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術(shù)、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內部的檔案館（室）來(lái)說(shuō)，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與企業(yè)內各個(gè)部門(mén)的溝通、協(xié)調與配合，主動(dòng)爭取各級領(lǐng)導的支持和各部門(mén)的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實(shí)施。

　　3、實(shí)用原則：檔案信息化建設不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設中，檔案館應堅持實(shí)用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進(jìn)行數字化處理，更應有選擇地對館藏檔案進(jìn)行全文數字化，在信息服務(wù)的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿(mǎn)足社會(huì )需求，使自己的信息具備“惟一性”，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址；根據利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統的、專(zhuān)題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個(gè)整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

　　4、人才儲備原則：由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著(zhù)截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿(mǎn)足社會(huì )發(fā)展對檔案工作的需求。

　　檔案信息化建設是一項長(cháng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現不是檔案館（室）某一部門(mén)的工作，也不是單靠幾個(gè)計算機技術(shù)人員就能實(shí)現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設的質(zhì)量起著(zhù)關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。 信息化是當今世界和社會(huì )發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會(huì )和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì )。