會(huì )計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務(wù)管理工作的重要內容，是會(huì )計檔案形成的前提和基礎。所以，進(jìn)一步加強會(huì )計檔案管理勢在必行。會(huì )計檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據，會(huì )計檔案管理是會(huì )計工作的重要組成部分。然而，會(huì )計檔案管理這一財務(wù)管理的最后環(huán)節，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節，直接影響了財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。財務(wù)檔案管理是一門(mén)學(xué)問(wèn)，里面有很多東西需要會(huì )計人員去學(xué)習、去探索。通過(guò)學(xué)習和探索可以提高會(huì )計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會(huì )計檔案管理可以促進(jìn)財務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì )計檔案管理工作更好地適應社會(huì )主義現代化建設和經(jīng)濟體制改革的需要。

　　一、會(huì )計檔案的收集與整理

　　會(huì )計檔案的收集范圍一般指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表以及其他會(huì )計核算資料等四個(gè)部分，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據，是形成會(huì )計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會(huì )計檔案的收集范圍。

　　1.會(huì )計憑證。它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、應行存款余額調節表等。原始憑證粘貼時(shí)張與張之間要均勻、整齊，對于超過(guò)帳皮大中型原始憑證等應折疊擺放；銀行存款對賬單、應行存款余額調節表應附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。會(huì )計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀(guān)，不掉頁(yè)、不壓字、不串頁(yè)、不倒置，便于翻閱。

　　2.會(huì )計賬簿。它包括按會(huì )計科目設置的總分類(lèi)賬、各類(lèi)明細分類(lèi)帳、現金日記賬、應行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位；活頁(yè)式賬簿在整理時(shí)去掉空白頁(yè)，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁(yè)；計算機生成的總帳、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁(yè)，填齊封面和扉頁(yè)的各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁(yè)非裝訂線(xiàn)一側上角編頁(yè)號，每?jì)再~簿單獨編一個(gè)流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫(xiě)。

　　3.會(huì )計報表。分月、季度、年度會(huì )計報表。每類(lèi)報表包括資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表、及各種附表、報表附注和決算說(shuō)明等。會(huì )計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說(shuō)明應與報表一并組卷裝訂。各類(lèi)會(huì )計報表應編寫(xiě)頁(yè)碼，其方法與賬簿相同。

　　4.其他會(huì )計核算資料。屬于財務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì )計核算、會(huì )計監督緊密相關(guān)的數據資料。如經(jīng)濟合同、數據統計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會(huì )計檔案移交清冊等。會(huì )計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會(huì )計數據、程序文件及其他會(huì )計核算資料均應視同會(huì )計檔案一并管理。

　　二、會(huì )計檔案形成與保管

　　1.上述會(huì )計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容。這些的會(huì )計檔案收集整理應當由會(huì )計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì )計檔案保管清冊。

　　2.當年形成的會(huì )計檔案，可暫如會(huì )計機構保管一年，期滿(mǎn)之后，應當由會(huì )計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會(huì )計機構內部指定專(zhuān)人保管。

　　3.會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。年會(huì )計檔案的保管期限，從會(huì )計年度終了后的第一天算起�？傎~、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限等25年；年度財務(wù)報告決算等保管期限為永久。

　　4.保管到期的會(huì )計檔案，由本單位檔案機構提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，單位負責人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)，由檔案機構和會(huì )計機構共同派人到指定地點(diǎn)監銷(xiāo)。

　　三、會(huì )計檔案管理中存在的問(wèn)題

　　1.會(huì )計檔案立卷不規范。有些單位會(huì )計憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì )計人員簽章，會(huì )計憑證裝訂封皮項目填寫(xiě)不全；有些單位的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表以及會(huì )計文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統一標準填寫(xiě)封面，會(huì )計報表各月份分散存放。會(huì )計檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類(lèi)分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì )計檔案管理要求。

　　2.會(huì )計檔案保管不規范。有些單位的會(huì )計檔案未按要求歸入單位檔案部門(mén)保管，而是由會(huì )計人員自行保管；有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室，各類(lèi)檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專(zhuān)職檔案管理人員，但未接收會(huì )計檔案；有些單位由于領(lǐng)導不了解《會(huì )計檔案管理辦法》，要求會(huì )計人員自行保管會(huì )計檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì )計檔案裝入紙箱中，任意堆放。

　　3.會(huì )計檔案管理及銷(xiāo)毀不規范。會(huì )計檔案管理不科學(xué)，存放沒(méi)有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì )計檔案銷(xiāo)毀也不及時(shí)，到期該銷(xiāo)毀的不銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程有的也不規范。

　　四、解決會(huì )計檔案管理存在問(wèn)題的措施

　　1.規范會(huì )計檔案立卷。裝訂會(huì )計憑證必須使用會(huì )計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線(xiàn)，并在封粘處加蓋會(huì )計人員印章。封皮表面的有關(guān)內容必須逐項填寫(xiě)齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì )計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫(xiě)檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設置會(huì )計科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應保留。必須按賬頁(yè)編號順序填寫(xiě)“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線(xiàn)封粘，由會(huì )計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì )計報表逐頁(yè)編制序號，分別填寫(xiě)“會(huì )計檔案卷內目錄”和“會(huì )計備考表”。

　　2.加強會(huì )計檔案管理，理順會(huì )計檔案管理體制。單位的會(huì )計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會(huì )計法》、《會(huì )計檔案管理辦法》等有關(guān)規定，明確會(huì )計檔案的保管是單位的檔案管理部門(mén)，由財務(wù)部門(mén)將本單位的會(huì )計檔案整理規范，在財務(wù)部門(mén)暫保管1年，期滿(mǎn)后編制會(huì )計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì )計檔案和存儲會(huì )計數據的磁介質(zhì)會(huì )計檔案，向單位的檔案管理部門(mén)移交。

　　3.規范會(huì )計檔案保管。財會(huì )部門(mén)應按檔案管理部門(mén)的要求辦理相關(guān)手續，將會(huì )計檔案移交檔案管理部門(mén)保管。未建立檔案管理部門(mén)的單位，會(huì )計檔案暫由財會(huì )部門(mén)妥善保管，但要由專(zhuān)人負責。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會(huì )計人員，其會(huì )計檔案應交本單位檔案部門(mén)或財會(huì )部門(mén)保管，不得自行存放。對已終止會(huì )計核算業(yè)務(wù)的單位或部門(mén)，其會(huì )計檔案應交上級檔案部門(mén)保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應立即辦理移交手續。

　　4.規范會(huì )計檔案保管的期限管理和銷(xiāo)毀管理。各單位會(huì )計檔案的保管期限要嚴格按照《會(huì )計檔案管理辦法》的規定執行。會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì )計檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì )同財會(huì )部門(mén)共同鑒定，嚴格審查后，編造會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導批準后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導審查，報經(jīng)上級主管部門(mén)批準后銷(xiāo)毀。對于其中未了結的債權債務(wù)的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會(huì )計檔案保管部門(mén)保管到結清債權債務(wù)為止。各單位按規定銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應由會(huì )計檔案保管部門(mén)和財會(huì )部門(mén)共同派人監銷(xiāo)。監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前，應認真清點(diǎn)核對，銷(xiāo)毀后，應在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告單位領(lǐng)導。

　　5.加強會(huì )計人員崗位培訓，提高會(huì )計檔案的案卷質(zhì)量 會(huì )計人員是會(huì )計檔案整理的第一責任人。會(huì )計人員對會(huì )計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì )計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì )計檔案管理及操作技能的培訓，納入會(huì )計人員上崗前的培訓中，從會(huì )計檔案整理的基礎業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì )計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì )計檔案的整理規范工作。

　　6.加大會(huì )計檔案的監管力度。結合實(shí)際，進(jìn)一步細化會(huì )計檔案的分類(lèi)、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會(huì )計業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì )計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會(huì )計工作的整體性和連續性的檢查與監督。

　　總之，加強會(huì )計檔案管理工作是我們當前財務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動(dòng)，從基礎工作做起，切實(shí)提高財務(wù)管理工作水平，更好地為社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟服務(wù)。