論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個(gè)重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時(shí)代、新世紀的企業(yè)變革使它面臨新的挑戰和變革，出現各種各樣的問(wèn)題。本文通過(guò)分析企業(yè)機制變革過(guò)程中人事檔案管理存在的問(wèn)題，，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

　　人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開(kāi)放以來(lái)，我國的人事檔案管理工作取得了顯著(zhù)的成績(jì)。但是隨著(zhù)社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制改革的不斷深入，近年來(lái)人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟社會(huì )服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。

　　1當前企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

　　企業(yè)人事檔案管理工作在長(cháng)期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來(lái)。具體可以總結為：

　　1.1企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應。

　　目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來(lái)源比較單一，僅限于本機構人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應。企業(yè)人事檔案還是要堅持統一由人事部門(mén)管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門(mén)根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒(méi)有辦法再適應企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。

　　1.2僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機制不適應。

　　隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟體制的建立，人們的思想觀(guān)念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候，更多地看重個(gè)人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個(gè)人發(fā)展而從原來(lái)的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會(huì )上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動(dòng)較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應這類(lèi)型企業(yè)靈活的用人機制需要。

　　1.3企業(yè)人事檔案的內容不夠完備。

　　現代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權清晰、權責明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來(lái)，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng )造力，達到最佳的經(jīng)濟效益作為目標，這跟一般的機關(guān)干部的做法還是有很大的區別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內容。同時(shí)，通過(guò)調整企業(yè)人事檔案的內容構成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

　　1.4檔案管理人員素質(zhì)薄弱由于受傳統觀(guān)念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專(zhuān)職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著(zhù)當前企業(yè)規模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。

　　1.5檔案利用價(jià)值不高由于檔案材料的不完善，不能客觀(guān)地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對降低。不重視企業(yè)內部的實(shí)績(jì)考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。

　　2適應現代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對策

　　2.1建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度在人事檔案管理活動(dòng)中，對于不適應新形勢、新情況、新任務(wù)的規章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學(xué)；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門(mén)及其他部門(mén)應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時(shí)、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補充收集。

　　2.2建立科學(xué)的人事檔案分類(lèi)系統，充實(shí)檔案內容人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著(zhù)許多共性，但不同類(lèi)別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì )責任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內容、社會(huì )評價(jià)、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著(zhù)較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現了政治要求，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案側重于服務(wù)社會(huì )、創(chuàng )新技術(shù)的業(yè)績(jì)記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據這一情況，我們可以在信息化和市場(chǎng)化的基礎上分類(lèi)管理人事檔案。根據不同類(lèi)別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專(zhuān)業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì )和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。

　　2.3加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現代化進(jìn)程人事檔案管理工作的科學(xué)化、現代化既包括管理手段的科學(xué)化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現代化，最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個(gè)系統的初步要求則是建立人機結合的技術(shù)性管理系統，實(shí)現人事檔案的計算機管理。

　　2.4引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強人員培訓，提高人員素質(zhì)人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟時(shí)代，在現代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

　　2.5增強服務(wù)意識，積極主動(dòng)的提供利用人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務(wù)意識，改變長(cháng)期以來(lái)坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，增強服務(wù)意識，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎。

　　2.6建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò )化管理模式，增強人事檔案的信息服務(wù)功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現數字化、網(wǎng)絡(luò )化的管理開(kāi)放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò )則為人事檔案現代化管理構建了堅實(shí)的實(shí)用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會(huì )管理的成本。

　　人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過(guò)程中，改變舊有模式，建立新型管理系統，借助現代化的技術(shù)與觀(guān)念，全面開(kāi)發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規范化的軌道。