[論文摘要]本文首先對當前檔案管理信息化的現狀及發(fā)展進(jìn)行了初步的分析，然后針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法，最后結合筆者的工作經(jīng)驗，探討了檔案管理信息化建設過(guò)程中應采取的具體措施。

　　隨著(zhù)社會(huì )的現代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會(huì )信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會(huì )服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)檔案部門(mén)大力推進(jìn)檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會(huì )發(fā)展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類(lèi)單位管理的方方面面，在各項管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

　　一、檔案管理信息化的現狀

　　社會(huì )現代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過(guò)程在計算機和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著(zhù)檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內容，這些信息可能來(lái)自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責任。不失時(shí)機地提供有價(jià)值的檔案信息。必須有一個(gè)精選的過(guò)程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性，真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

　　1、社會(huì )的現代化發(fā)展管理軟件缺乏統一性。檔案部門(mén)使用的計算機型號不一，規格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

　　2、檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著(zhù)錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統一標準，僅著(zhù)眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

　　3、檔案管理的技術(shù)標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現行的檔案整理、分類(lèi)方法、著(zhù)錄標準及有關(guān)規定已不能完全適應。

　　4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現檔案信息電于化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術(shù)水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進(jìn)了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

　　二、加強檔案管理信息化建設

　　1、建立網(wǎng)絡(luò )檔案系統。

　　在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現檔案信息資源共享創(chuàng )造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

　　2、加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵2.1電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著(zhù)計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著(zhù)信息管理部門(mén)的統一要求進(jìn)行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò )在各業(yè)務(wù)管理機構與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對其數據的真實(shí)性、準確性負責。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

　　2.2電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨家很難完成，應采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計算機與信息管理部門(mén)三結合的方法。電子文悠揚形成部門(mén)熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統籌作用；計算機與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò )、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應用于相互滲透，揚長(cháng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

　　2.3，做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì )效用。

　　2.4解決好檔案電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(cháng)期保存。因為它的信息讀出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì )直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長(cháng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長(cháng)久保存的電子文件。需要定期進(jìn)行復制，以防止信息損失。

　　三、檔案管理信息化建設應采取的措施

　　1、加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據檔案管理的要求，對各種不同類(lèi)型載體的檔案（如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案）進(jìn)行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著(zhù)錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

　　2、從穩定檔案隊伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉向專(zhuān)業(yè)型。保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開(kāi)發(fā)又精通檔案專(zhuān)業(yè)知識的復合人才；提高整支隊伍素質(zhì)，創(chuàng )造條件有針對性適合不同工作崗位的學(xué)習進(jìn)行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀(guān)能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的場(chǎng)所；建立激勵機制，合理設置崗位。工作科學(xué)量化，體現一個(gè)單位內工作量大與小不一樣、專(zhuān)與不專(zhuān)不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng )造性充分發(fā)揮。

　　3、從提高現代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門(mén)的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來(lái)組織信息，提供信息。隨著(zhù)當前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò )化、數據化的時(shí)代。檔案系統如何認識“網(wǎng)絡(luò )化管理”和“數據化檔案”，實(shí)現信息共享、共建的目的。對此，開(kāi)展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。