論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理政出多門(mén)、檔案利用范圍狹窄等一系列問(wèn)題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問(wèn)題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。

　　一、我國人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

　�。ㄒ唬┤耸聶n案內容失真 真實(shí)性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農歷填寫(xiě)隨意，且沒(méi)有說(shuō)明；參加工作時(shí)間、入黨、入團時(shí)間也是大致一個(gè)年月，每次填寫(xiě)時(shí)也往往不一致。姓名改變后不寫(xiě)曾用名，也不加以說(shuō)明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)，只有成績(jì)，沒(méi)有差錯。這些問(wèn)題的本質(zhì)在于干部職工在填寫(xiě)材料時(shí)沒(méi)有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫(xiě)而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門(mén)也沒(méi)有進(jìn)行嚴格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現問(wèn)題，解決問(wèn)題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來(lái)困難。

　�。ǘ�）人事檔案材料不全 一些本該有的履歷表、年度考核表沒(méi)有，一些本該有的學(xué)歷、職稱(chēng)、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類(lèi)似的表格已填過(guò)不少了，自己近年來(lái)也沒(méi)有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫(xiě)表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開(kāi)始填，家庭成員及社會(huì )主要關(guān)系都沒(méi)有。還有一些如學(xué)歷、培訓、職稱(chēng)等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來(lái)也更方便。二是分管人事的部門(mén)沒(méi)有將材料及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專(zhuān)職人員，往往是身兼數職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)歸檔，導致個(gè)人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時(shí)也沒(méi)將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。

　�。ㄈ�）人事檔案管理政出多門(mén) 現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時(shí)期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門(mén)管理，分別由黨委組織部門(mén)、政府人事部門(mén)所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門(mén)所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門(mén)所屬畢業(yè)生就業(yè)指導中心、企事業(yè)單位的主管部門(mén)以及有人事管理權的國有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來(lái)，隨著(zhù)大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中專(zhuān)畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門(mén)拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著(zhù)一定程度的矛盾沖突。

　�。ㄋ模┤耸聶n案利用范圍狹窄 人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來(lái)看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關(guān)、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著(zhù)社會(huì )主義經(jīng)濟體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、社會(huì )化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時(shí)，隨著(zhù)國有企事業(yè)單位人事制度和大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會(huì )人”，大中專(zhuān)畢業(yè)生要面向市場(chǎng)自主擇業(yè)，這些變化主要是通過(guò)市場(chǎng)機制的作用使國有企事業(yè)單位人員、大中專(zhuān)畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、社會(huì )化中介組織等，而市場(chǎng)化配置人才資源又加快了人才流動(dòng)的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開(kāi)發(fā)的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經(jīng)濟組織、社會(huì )化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動(dòng)的頻率，這是一個(gè)具有重大現實(shí)意義的問(wèn)題。

　　二、改革我國人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

　�。ㄒ唬┨岣邫n案管理人員素質(zhì) 人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時(shí)歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類(lèi)，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì )提供有利的人事資源。

　�。ǘ�）完善人事檔案管理制度 人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來(lái)辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò )，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(cháng)使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

　�。ㄈ�）采用信息化管理手段 信息化是當今社會(huì )發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

　�。ㄋ模┙�立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制 要改革現行“人檔合一”的單位、部門(mén)所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門(mén)所屬人才流動(dòng)機構、勞動(dòng)部門(mén)所屬就業(yè)服務(wù)機構、教育部門(mén)所屬畢業(yè)生就業(yè)指導機構以及政府其它部門(mén)所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來(lái)，將國有企事業(yè)單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門(mén)管理外，企事業(yè)單位人員（包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員）、大中專(zhuān)畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會(huì )流動(dòng)人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務(wù)的經(jīng)費來(lái)源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過(guò)渡到由公共財政全額提供經(jīng)費，從而以機構的獨立性、職能的專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)的無(wú)償性為基礎，逐步建立為社會(huì )公信力強的人事檔案管理機構。