一、正確使用漢字

　　使用規范的漢字，是寫(xiě)好應用文書(shū)的基礎。

　　從正字法的角度而言，我們要注意做到下列幾點(diǎn)：

　�。�1）不要書(shū)寫(xiě)錯別字；

　�。�2）不要隨意生造簡(jiǎn)化字；

　�。�3）不要書(shū)寫(xiě)繁簡(jiǎn)夾雜的字。

　　二、準確使用詞語(yǔ)

　　應用文書(shū)在詞語(yǔ)的使用上應當力求準確、簡(jiǎn)練、得當，才能較好地傳遞信息，提高我們的辦事效率。

　　選用詞語(yǔ)要注意：第一，所選用的詞語(yǔ)不能是誤讀誤寫(xiě)、以訛傳訛的錯誤詞；第二，不能是被淘汰的等義詞（包括異體詞）；第三，不能是不規范的方言詞、外來(lái)詞或舊詞語(yǔ)等；第四，不能是濫用的簡(jiǎn)稱(chēng)和生造詞。

　　三、正確使用標點(diǎn)符號

　　標點(diǎn)符號簡(jiǎn)稱(chēng)標點(diǎn)，是輔助文字記錄語(yǔ)言的符號，是現代書(shū)面語(yǔ)言的有機組成部分。

　　標點(diǎn)符號的作用，大體上有三個(gè)方面：第一，表示停頓；第二，表示語(yǔ)氣，標明句子是陳述語(yǔ)氣、疑問(wèn)語(yǔ)氣，還是感嘆語(yǔ)氣；第三，標示句子中某些詞句的性質(zhì)。

　　國家標準《標點(diǎn)符號用法》中共有常用的標點(diǎn)符號十六種，分點(diǎn)號和標號兩大類(lèi)。點(diǎn)號七種，標號九種。點(diǎn)號又分句中點(diǎn)號（逗號、頓號、分號和冒號四種）和句末點(diǎn)號（句號、問(wèn)號和嘆號三種）。標號包括引號、括號、破折號、省略號、著(zhù)重號、連接號、間隔號、書(shū)名號和專(zhuān)名號。

　　四、表達要符合規范

　　所謂表達規范，就是指說(shuō)話(huà)寫(xiě)作要符合語(yǔ)法規范。常見(jiàn)的語(yǔ)法錯誤有：

　�。�1）搭配不當詞語(yǔ)之間有一定的組合規律，違背這種規律就要犯搭配不當的錯誤。

　�。�2）成分殘缺有些病句結構不完整或缺少必不可少的成分。

　�。�3）贅余有些病句是由于多余詞語(yǔ)造成的。

　�。�4）語(yǔ)序不當有些病句是因詞語(yǔ)順序安排不當，或者說(shuō)詞語(yǔ)位置放得不對引起的。

　�。�5）雜糅有些病句把不同的說(shuō)法硬糅在一起，造成結構上的混亂。

　�。�6）指代不明運用代詞指代人或事物必須明確無(wú)誤，如果含混不清、出現歧義，就會(huì )犯指代不明的語(yǔ)法錯誤。

　�。�7）虛詞使用不當在使用虛詞時(shí)，常有濫用、漏用、誤用等語(yǔ)病，統稱(chēng)為虛詞使用不當。

　�。�8）數量表達不清有些病句是由于數量表達不清造成的。

　　五、表達要符合邏輯

　　應用文書(shū)的寫(xiě)作在內容、結構上要注意邏輯聯(lián)系，不能自相矛盾，前后抵觸。從文章全局來(lái)說(shuō)，作者提出問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題，要符合客觀(guān)事物的規律，符合人們對客觀(guān)事物認識的程序，使人們的邏輯程序和認識程序統一起來(lái)，全篇形成一個(gè)邏輯整體；從局部來(lái)說(shuō)，對于某一問(wèn)題的分析，某一現象的解釋?zhuān)�要體現出較為完整的概念、判斷、推理的過(guò)程。

　　論證是用論據證明論點(diǎn)的方法和過(guò)程，是應用文書(shū)中普遍運用的方法。要使論證嚴密，富有邏輯性，必須做到：（1）概念判斷準確，這是邏輯推理的前提；（2）要有層次、有條理地闡明對客觀(guān)事物的認識過(guò)程；（3）要以論為綱，虛實(shí)結合，反映出從“實(shí)”到“虛”，從“事”到“理”，即由感性認識上升到理性認識的飛躍過(guò)程。

　　六、相關(guān)術(shù)語(yǔ)

　　內行文：僅限在獨立的組織中傳達的文書(shū)；

　　外行文：可在組織外傳遞的文書(shū)；

　　前行文：在事情發(fā)生前制作的文書(shū)；

　　后行文：在事情發(fā)生后制作的文書(shū)；

　　上行文：屬內行文，且是向上級報送的文書(shū)；

　　下行文：屬內行文，且是向下級發(fā)送的文書(shū)；

　　平行文：在各獨立組織之間傳遞的文書(shū)。