項目作為一個(gè)相對的獨立體，始終圍繞著(zhù)成本、進(jìn)度、質(zhì)量這三條主線(xiàn)來(lái)進(jìn)行的。在實(shí)際的項目管理操作中，經(jīng)常會(huì )碰到影響上述三個(gè)要素的情況，特別是和不同職能部門(mén)以及分配職能人員到項目中的溝通，需要項目經(jīng)理加以靈活處理，按客觀(guān)情況調整，才能最終達到項目目標。

　　在矩陣式的組織結構中，根據項目的難易和復雜情況，項目組人員的調配往往是來(lái)自各個(gè)不同的專(zhuān)業(yè)組和不同的部門(mén)，而人員的最后分配是由職能部門(mén)的經(jīng)理來(lái)決定的。因此，在項目初期，項目經(jīng)理和職能經(jīng)理的溝通是至關(guān)重要的，這直接影響項目的運作水平，甚至影響到項目的成功與否。

　　在充分了解了上級領(lǐng)導或者客戶(hù)的需求后，項目經(jīng)理需要分解要達成該需求所涉及的專(zhuān)業(yè)組，盡可能在上級或客戶(hù)需求溝通會(huì )上，在涉及的項目關(guān)鍵點(diǎn)上，盡力全面地確定各個(gè)專(zhuān)業(yè)組的意見(jiàn)和想法。

　　在后續的項目計劃制定中，需要將牽涉到不同專(zhuān)業(yè)組的計劃進(jìn)行討論和組合。但是這時(shí)各個(gè)職能經(jīng)理可能都比較保守，對時(shí)間進(jìn)度和成本都會(huì )放松一些，為了使項目對該職能部門(mén)承擔的責任和影響盡量小。

　　為了克服這樣的弱點(diǎn)，項目經(jīng)理需要盡力和職能經(jīng)理溝通，確定項目計劃和關(guān)鍵組員的成員，來(lái)保證項目的時(shí)間進(jìn)度和質(zhì)量，同時(shí)符合成本要求。

　　首先。項目經(jīng)理要認識到項目的難易程度，換句話(huà)說(shuō)就是可控程度，將影響項目的不確定因素盡量減少。如果項目涉及的各個(gè)專(zhuān)業(yè)比較多，在項目中，要實(shí)現的各個(gè)環(huán)節都需要有相應資質(zhì)和經(jīng)驗的人來(lái)完成，那么在項目初期，項目經(jīng)理就需要和職能經(jīng)理進(jìn)行有效的協(xié)調，要得到合適的人在合適的崗位上，組成關(guān)鍵組員。不能由于關(guān)鍵組員缺乏經(jīng)驗等原因造成影響關(guān)鍵路徑的時(shí)間中斷，影響整個(gè)項目進(jìn)度的完成。同時(shí)需要將關(guān)鍵路徑上的各個(gè)重要節點(diǎn)聯(lián)起來(lái)，形成不同關(guān)鍵組員的合作接口界面，盡量產(chǎn)生PUSH的拉動(dòng)紐帶，促成下一個(gè)操作拉動(dòng)上一個(gè)操作，以便達到項目的預期進(jìn)度和質(zhì)量結果。最終實(shí)現較為積極順暢的項目運作模式和氛圍。

　　當然在不能得到合適的人到關(guān)鍵組員或者關(guān)鍵組員中途退出項目組的情況下，對項目經(jīng)理是一種煎熬和易產(chǎn)生挫折感。這里的因素會(huì )很多，包括成本問(wèn)題、協(xié)調溝通問(wèn)題等。都需要項目經(jīng)理進(jìn)行平衡和克服，始終朝項目目標努力。

　　其次。在符合成本、進(jìn)度和質(zhì)量要求的情況下，可以滿(mǎn)足職能經(jīng)理的一些人員配置要求，將一些與職能經(jīng)理比較近的，但是可能是缺乏經(jīng)驗或者有些特殊情況（例如懷孕的女員工）的人員安排到“實(shí)習培訓”和輔助的崗位上。這樣不僅拉近了和職能經(jīng)理的關(guān)系，也增加了項目人性氣息。給新人和特殊情況的人以合適的平臺進(jìn)行實(shí)際的操作和鍛煉，也有可能給項目帶來(lái)意外的收獲。

　　最后。確定項目組的獎勵激勵制度。設定完成項目階段性任務(wù)的獎勵措施，包括榮譽(yù)和物質(zhì)上的獎勵，將項目人員在項目中表現的情況通報整個(gè)項目組和對應的職能經(jīng)理，出色完成任務(wù)要求的，在項目經(jīng)費允許的情況下，給予物質(zhì)獎勵。特別是增強關(guān)鍵組員及相互之間的責任，強化PUSH紐帶作用，為更好地完成項目和影響項目氛圍做表率。

　　作為一名真正的項目經(jīng)理，需要協(xié)調溝通的任務(wù)是很繁重的。怎樣獲得理想的關(guān)鍵組員，同時(shí)符合合理的成本、質(zhì)量、進(jìn)度要求，都需要項目經(jīng)理靈活有效地處置，最終實(shí)現項目目標。