由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內部的生產(chǎn)人事、財務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會(huì )關(guān)系，涉及了大量的法律專(zhuān)業(yè)問(wèn)題。所以，企業(yè)應專(zhuān)門(mén)成立法律顧問(wèn)部門(mén)，來(lái)統一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。那么，作為一個(gè)企業(yè)的合同審核，到底該如何來(lái)審核和管理合同呢？筆者根據自身的從事法律顧問(wèn)和法律糾紛處理的經(jīng)驗，對合同的審核和管理主要應從以下幾個(gè)方面著(zhù)手：

　　第一，企業(yè)應成立一個(gè)合同管理部門(mén)，統一歸口審核和管理各業(yè)務(wù)部門(mén)、各單位分口管理的模式。對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。具體操作上，對合同實(shí)行分級、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(mén)（主要有供銷(xiāo)、基建、技改等）和所屬各單位（主要有各個(gè)分公司、駐外機構）作為合同二級管理單位，負責本部門(mén)、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問(wèn)部門(mén)定期匯報有關(guān)合同的執行情況。要使該統一合同管理模式有效運行，則必須要建立健全的企業(yè)內部規章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會(huì )簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專(zhuān)用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過(guò)建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。在這個(gè)統一合同管理模式中，著(zhù)重要注意以下幾方面：

　　其一，對企業(yè)公章或合同章的保管。根據我國當前對企業(yè)公章和合同章的使用規定，企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話(huà)說(shuō)，企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中，就算沒(méi)有企業(yè)法定代表人或者授權人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認為，該企業(yè)已經(jīng)認可了該合同的有關(guān)條款，該合同對該企業(yè)就有了法律的約束力。當然，如果是企業(yè)內部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業(yè)無(wú)須承擔責任�！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實(shí)施的民事行為擔保企業(yè)是否應承擔擔保責任問(wèn)題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業(yè)對此負有舉證的義務(wù)，這點(diǎn)在實(shí)際上是有相當的困難的。

　　其二，對企業(yè)職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業(yè)都會(huì )存在這個(gè)問(wèn)題，由于市場(chǎng)經(jīng)濟的各類(lèi)信息變幻莫測，許多機會(huì )瞬間即逝，因此，企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于企業(yè)的某人身上，這就會(huì )產(chǎn)生權力授予與權力控制的矛盾，如何來(lái)制衡該矛盾，是企業(yè)管理機制的問(wèn)題，不是法律問(wèn)題。這里要講的是如何來(lái)制約和約束職工簽訂合同的權力，以避免表見(jiàn)代理的產(chǎn)生，避免對企業(yè)帶來(lái)被動(dòng)的局面。在實(shí)際操作過(guò)程中，企業(yè)往往是給那些駐外的銷(xiāo)售代表或者駐外的銷(xiāo)售分公司預先給于相當數量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同，以方便其在適當的時(shí)候簽訂合同。這其實(shí)就是企業(yè)的一種授權行為，但是很不完善的。因為，企業(yè)在授權的同時(shí)，對其的權力行使的上限并沒(méi)有公示，這就會(huì )很容易產(chǎn)生狹義無(wú)權代理或表見(jiàn)代理行為。因此，筆者建議，企業(yè)應在空白介紹信中明確規定該銷(xiāo)售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷(xiāo)售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時(shí)間期限。這樣就可以有效防止狹義無(wú)權代理或表見(jiàn)代理行為的發(fā)生。在他們的職務(wù)停止或者調整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書(shū)和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時(shí)上繳，同時(shí)務(wù)必以最快的速度通知和他有業(yè)務(wù)往來(lái)的關(guān)系客戶(hù)。

　　其三，對企業(yè)的被解聘主要負責人的防范。如果企業(yè)解聘企業(yè)的負責人比如說(shuō)總經(jīng)理，則應在解聘的同時(shí)在公開(kāi)化的媒體上公告，并應及時(shí)明確告知與企業(yè)有主要或者重要經(jīng)濟往來(lái)關(guān)系的客戶(hù)，以防止表見(jiàn)處分的發(fā)生。

　　第二，把合同分類(lèi)，對重要的合同要做重點(diǎn)審核和管理一般地說(shuō)，企業(yè)的重大合同主要有：合作發(fā)展合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營(yíng)合同，獨家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進(jìn)或技術(shù)引進(jìn)合同、涉及擔保的合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)與交易合同、金額巨大的購銷(xiāo)合同等。由于這些合同涉及到企業(yè)的重要經(jīng)濟利益，對企業(yè)的發(fā)展有著(zhù)至關(guān)重要的影響，因此，在簽訂合同過(guò)程中，一定要把這些合同挑出來(lái)，做為合同的重點(diǎn)審核和管理對象，從合同的項目論證、對方當事資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過(guò)程，都應有法律顧問(wèn)部門(mén)的主要人員的參與，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發(fā)生，有效維護企業(yè)合法權益。

　　第三，合同審核的主要內容合同內容豐富多樣，合同的條款可以從幾條到上百甚至上千條。因此，對任何一個(gè)合同的審核，都應做到有的放矢，對主要的內容和重要的條款作主要的審核。合同的主要內容，根據合同法的規定，主要包括：當事人的名稱(chēng)或者姓名和住所；合同要履行的標的物；標的物數量；標的物質(zhì)量；標的物價(jià)款或者需要支付的報酬；履行期限，履行的地點(diǎn)和履行的方式；違約責任；解決爭議的方法。筆者以為，重要的審核內容主要包括以下幾方面：

　　一、對合同當事人身份和資格的審查。這是合同審核中首先要確認的問(wèn)題，也是防止合同詐騙的最有力的防范措施。因為合同當事人的身份和資格直接關(guān)系到合同簽訂后是否有效是否能真正履行的先決條件。

　　首先，應要求對方出示企業(yè)營(yíng)業(yè)執照，本人的授權委托書(shū)及本人的身份證。還要對企業(yè)的生產(chǎn)資格進(jìn)行審查。比如說(shuō)，房地產(chǎn)項目的，則一方必須要有房地產(chǎn)資格；特種機電設備生產(chǎn)的，則需要特種機電設備生產(chǎn)許可證；如果是藥品的，則需要相應的國家藥品生產(chǎn)的許可證，否則，就算合同簽訂了也常常會(huì )無(wú)效。

　　其次，如果是重大的合同，那么，企業(yè)在簽訂合同之前，應派遣相關(guān)人員去對方所在地進(jìn)行審查，考察團的人員應是企業(yè)高級管理人員+主管負責人+專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員+法律人士+財務(wù)人員等的綜合組成。這種審查并不僅僅是對對方企業(yè)表面化的考察，而是應對對方提供的各類(lèi)執照、證件、資格證、許可證、財務(wù)報表等進(jìn)行仔細的審查。

　　在對企業(yè)本身審查的同時(shí)，還應去法院調查核實(shí)該企業(yè)是否存在訴訟案件，去工商行政管理局調查核實(shí)該企業(yè)的年檢注冊和歷年的獎罰情況，去土地管理部門(mén)和房屋管理部門(mén)調查核實(shí)該企業(yè)是否存在不動(dòng)產(chǎn)的抵押擔保，去稅務(wù)局調查核實(shí)該企業(yè)是否存在拖延繳納稅費或者是否還有稅費沒(méi)有及時(shí)上繳情況，去環(huán)保局調查核實(shí)是否存在嚴重污染環(huán)境的行為等。以上幾個(gè)方面的實(shí)地調查核實(shí)的信息，都是公開(kāi)化，因此，企業(yè)只要稍微認真，就不難對此進(jìn)行實(shí)地審查，但對企業(yè)銀行帳號的查詢(xún)則是不容易的。

　　當然，以上幾個(gè)方面的調查核實(shí)，因合同的內容側重也就不同。比如說(shuō)，如果是合作發(fā)展項目，那么對繳納稅費的情況調查是必要的；如果是引進(jìn)生產(chǎn)線(xiàn)，那么對該生產(chǎn)線(xiàn)的環(huán)保限制調查必須要詳細化。如果是房地產(chǎn)項目合作開(kāi)發(fā)，那么對該房地產(chǎn)項目的土地審批的相關(guān)手續是否齊全和是否設立過(guò)抵押擔保的調查則要盡可能詳細。

　　二、對合同標的物符合國家各項標準（產(chǎn)品質(zhì)量、衛生防疫等）的審查。這種審查主要是幫助企業(yè)對對方產(chǎn)品質(zhì)量的一種表面化理解。企業(yè)不應該只相信對方提供的各類(lèi)許可證和證件，而應根據對方提供的相關(guān)證件，通過(guò)電話(huà)咨詢(xún)、委托異地審查或者實(shí)地考察等方式予以實(shí)際審核。