在項目實(shí)施階段,需要進(jìn)行管理的合同包括:工程項目承包合同、施工分包合同、物資采購合同、租賃合同、保險合同、技術(shù)合同和貨物運輸合同等。因此,合同管理的內容也比較廣,但重點(diǎn)應放在聯(lián)營(yíng)體和業(yè)主簽訂的工程項目施工承包合同,它是合同管理的核心。該合同一般由下列幾種文件組成:合同協(xié)議書(shū)、中標函、投標書(shū)、合同條件(專(zhuān)用部分)、合同條件(通用部分)、規范、圖紙、標價(jià)的工程量表等。
聯(lián)營(yíng)體進(jìn)行規范化合同管理的主要重視以下幾點(diǎn)。
1)成立合同管理的組織機構
由于工程項目本身的復雜性和施工周期較長(cháng)的特點(diǎn),聯(lián)營(yíng)體在項目實(shí)施過(guò)程中,會(huì )涉及多種類(lèi)型的合同。只要有爭端發(fā)生,就會(huì )涉及到規定雙方權利和義務(wù)的合同。因此,無(wú)論在工程承包公司總部,還是在工程施工現場(chǎng)的項目經(jīng)理部,都應建立一個(gè)合同管理組織機構,并認真培養合同管理方面人才。
2)進(jìn)行合同分析
為保證合同的全面履行,聯(lián)營(yíng)體合同管理機構應對整個(gè)合同進(jìn)行分析。并將合同分析的結果提交給項目決策層。
比如上述巴基斯坦某大壩加高項目,A公司為聯(lián)營(yíng)體牽頭公司,在項目實(shí)施過(guò)程中,項目合同部對施工承包合同進(jìn)行了如下的整理和分析:
。1)分析合同中存在的問(wèn)題和風(fēng)險(包括合同審查時(shí)已經(jīng)發(fā)現的風(fēng)險和還可能隱藏著(zhù)的尚未發(fā)現的風(fēng)險)。
。2)分析明確合同中的工程量清單、圖紙、工程說(shuō)明、技術(shù)規范等內容。
。3)分析明確過(guò)程變更的補償范圍和過(guò)程變更的索賠有效期。
。4)分析合同所采用的計價(jià)方法及合同價(jià)格所包括的范圍。
。5)分析工程計量程序及工程款結算(包括進(jìn)度付款、竣工結算、最終結算)方法和程序。
。6)分析合同價(jià)格的調整程序,包括費用索賠的條件、價(jià)格調整的條件和調整方法、計價(jià)依據及索賠有效期規定等。
。7)分析合同雙方不履行或不能正確地履行合同責任的違約責任等。
3)建立合同實(shí)施的保證體系
聯(lián)營(yíng)體應定期召開(kāi)聯(lián)營(yíng)體會(huì )議,在會(huì )上由合同管理機構將合同分析的結果,合同管理實(shí)施的依據以及合同的主要內容向聯(lián)營(yíng)體各部門(mén)相關(guān)人員作出解釋和說(shuō)明。在此基礎上,根據工程性質(zhì)和部位不同以及合同的約定,將工程量和相關(guān)費用,在聯(lián)營(yíng)體各方的項目部進(jìn)行分割。明確進(jìn)度控制、成本控制和質(zhì)量、安全控制等合同的具體內容和要求,將合同內容實(shí)施落實(shí)到具體的部門(mén)和作業(yè)隊甚至到人。
4)重視分包合同管理
選擇合適的分包商實(shí)施部分工程,是彌補聯(lián)營(yíng)體合作伙伴不足的有效措施。聯(lián)營(yíng)體在與業(yè)主簽訂總包合同后,難免會(huì )與具有資質(zhì)的分承包方和專(zhuān)業(yè)公司簽訂規范的總分包合同。在分包合同中應明確聯(lián)營(yíng)體及分包商各方的職責、權利和義務(wù)。在發(fā)揮分包商作用的同時(shí)制約分包商,保證工程合同的順利履行。
5)重視合同索賠管理
聯(lián)營(yíng)體在施工過(guò)程中,要注意分析合同條件,收集可能索賠的證據,做好索賠的準備工作。索賠主要靠索賠工程師或律師,最好本公司或項目組有律師或索賠工程師能夠長(cháng)期參加索賠工作,否則應聘請當地律師定期來(lái)工地考察了解情況,協(xié)助審定有關(guān)合同、索賠信函等重要文件以保證這些文件符合當地法律。必要時(shí)應聘請高水平的索賠專(zhuān)家。
6)對合同實(shí)施進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理
以全面履行合同為主線(xiàn),貫穿著(zhù)進(jìn)度控制、安全控制、成本控制和質(zhì)量控制,把握合同內容,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。
在施工過(guò)程中,聯(lián)營(yíng)體要進(jìn)行經(jīng)常性的檢查、跟蹤和監督,收集合同實(shí)施的各種信息和資料,進(jìn)行整理和分析,將實(shí)際情況與合同計劃資料進(jìn)行對比分析。對合同作進(jìn)一步的細化解釋?zhuān)⑼ㄟ^(guò)一定的經(jīng)濟手段來(lái)保證及時(shí)地按質(zhì)按量地完成合同責任。在出現偏差時(shí),分析產(chǎn)生偏差的原因,提出糾偏建議,分析結果及時(shí)呈報項目經(jīng)理審閱和決策。及時(shí)采取措施調整合同實(shí)施方式,以達到合同總目標。
如上述的巴基斯坦某大壩加高項目組,合同部在充分分析工程合同的同時(shí),注意檢查、跟蹤和修改合同中變更的部分,將實(shí)際情況和合同計劃進(jìn)行對比分析,并及時(shí)調整合同實(shí)施方式,注意工程合同中支付、調價(jià)、變更及索賠等條款。將合同分析結果及時(shí)通報聯(lián)營(yíng)體各方有關(guān)負責人員。這樣就將合同管理融入了工程管理的全過(guò)程中去,實(shí)現了合同管理和進(jìn)度控制、安全控制、成本控制、信息控制和質(zhì)量控制的有機結合。
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