1、引言

　　“雖然辦公自動(dòng)化（OA）是個(gè)老話(huà)題，它是政府、企業(yè)信息化管理的基礎，但建不好OA、用不好OA，如同沒(méi)有根基的燈塔，再漂亮的塔尖也是危險的。”

　　——一位業(yè)內資深人士，講出了某些OA系統建設中的尷尬處境，指出其中亟待解決的三個(gè)問(wèn)題：人的問(wèn)題、制度的問(wèn)題以及認識定位的問(wèn)題。

　　而我們認為，OA系統建設必須真實(shí)地從自身的業(yè)務(wù)需求出發(fā)，結合現代管理思想的精髓考察研究管理業(yè)務(wù)的發(fā)展創(chuàng )新，與計算機專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的軟件、信息技術(shù)創(chuàng )新開(kāi)發(fā)實(shí)力雄厚的高科技公司共同攜手進(jìn)行開(kāi)發(fā)建設，將是一條實(shí)現信息化管理的成功之路。

　　襄十高速公路有限責任公司在對辦公自動(dòng)化系統建設的充分論證、調研的基礎上，與廣東同望科技股份有限公司聯(lián)手，簽訂了OA系統建設的協(xié)議。協(xié)議內容包括了技術(shù)指導、人員培訓、軟件的補充完善等等，以保證不僅建的好還要用的好，讓其實(shí)質(zhì)性功能充分發(fā)揮出來(lái)，真正實(shí)現OA系統所形成的高科技手段對工程建設的科學(xué)管理和有效監控。事實(shí)證明，這種合作是有效的，成績(jì)是顯著(zhù)的。

　　2、項目管理的業(yè)務(wù)需求對OA系統建設的要求

　　高速公路建設路線(xiàn)較長(cháng)，耗資較大，工程質(zhì)量要求高，工期要求緊。高速公路工程的業(yè)務(wù)處理流程比較復雜，必須借助現代科技技術(shù)，加速進(jìn)行信息化建設，才能滿(mǎn)足日益增長(cháng)的業(yè)務(wù)需求。工程建設單位的OA系統應該是為適應工程建設項目管理的網(wǎng)絡(luò )化、綜合化、實(shí)時(shí)性的需要而開(kāi)發(fā)建立的。實(shí)際上，從某種意義上說(shuō)，項目管理信息系統是整個(gè)OA系統的重要的一個(gè)組成部分，其開(kāi)發(fā)設計需要考慮以下幾個(gè)方面的要求：

　　2.1 數據基礎性要求

　　工程建設單位的項目管理的業(yè)務(wù)，首先就是反映現場(chǎng)各標段施工狀況的，各項目經(jīng)理部以手工統計和計劃的報表和數據為基礎的，以及在此基礎上各級監理審核和業(yè)主審定的，在這三個(gè)方面共同協(xié)調確定而形成的統一的認識、統一的行動(dòng)下的相對正式且真實(shí)關(guān)聯(lián)的項目工程建設控制信息；然后在這些項目建設控制信息——工作數據流的基礎上進(jìn)行具體的項目管理的管理和決策。

　　譬如，項目管理的核心業(yè)務(wù)計量支付，如果沒(méi)有這些基礎的工作數據流，我們就有可能多付、超付和提前支付或者與之相反，這對于合同雙方都將是不太公平的事情，甚至會(huì )影響工程的正常進(jìn)展或者合同糾紛和爭議。事實(shí)上項目管理像此類(lèi)敏感問(wèn)題包含在項目管理業(yè)務(wù)的方方面面且相互關(guān)聯(lián)，而不僅僅只是列舉的計量支付。

　　因此這些數據，對于分析項目工程建設中的一些現象，掌握施工進(jìn)展態(tài)勢以及一些特殊問(wèn)題，進(jìn)行輔助管理和決策將起到非常重要的支持或直接的支撐作用。

　　建立項目管理的基本數據庫，比如合同、計量支付、質(zhì)量、進(jìn)度等等滿(mǎn)足各級管理方便查詢(xún)的需求包括各級監理、各標段經(jīng)理部，提供一種公開(kāi)、公平、協(xié)調一致的工作模式和機制，正是也只能是OA 系統所要解決和提供的。

　　同時(shí)對于被檢驗的數據的真實(shí)性和關(guān)聯(lián)性的要求，要滿(mǎn)足而要有靈活方便的統計指標體系，實(shí)時(shí)生成各種報表為項目的負責人提供各種管理決策的統計信息。

　　2.2 實(shí)時(shí)性的要求

　　工程建設項目管理的管理和決策的科學(xué)化對項目管理信息實(shí)時(shí)性提出了更高的要求，除了能夠提供定期的項目管理信息之外，還要實(shí)時(shí)性地提供各種統計信息。

　　譬如，我要考察某標段項目經(jīng)理部的橋梁水中基礎施工進(jìn)度，是否能夠保證它計劃提出在洪水期到來(lái)之前完成。這是一個(gè)關(guān)系到全局性的問(wèn)題必須慎重，我要知道它近期的生產(chǎn)情況和存在的問(wèn)題包括質(zhì)量。當我統計得出它的施工質(zhì)量不穩定且近一周生產(chǎn)率很低，我就會(huì )得出一個(gè)有理有據的基礎性的判斷——它是在一個(gè)需要改進(jìn)的范疇還是沒(méi)有到需要調整的范疇，甚至合同變更。

　　一些基礎性的數據一般是分散儲存在項目管理的各項業(yè)務(wù)管理系統之中，要獲得全局實(shí)時(shí)數據不是一個(gè)簡(jiǎn)單問(wèn)題。在業(yè)務(wù)和系統設計中應當充分考慮各種可能。

　　譬如，計量支付必須和相關(guān)的質(zhì)量、進(jìn)度狀況相聯(lián)系，我們不可能把不合格的工程或者沒(méi)有收尾的工程給計量支付了，必須控制在改進(jìn)和調整之后。等等這類(lèi)業(yè)務(wù)需求都是項目管理的基本要求。

　　2.3 查詢(xún)靈活性的要求

　　項目管理的綜合數據，以通用報表的形式儲存，是它的一套指標體系。而在實(shí)際使用中可能經(jīng)常需要跨指標、跨表格的統計。這就要求綜合的信息統計系統的開(kāi)發(fā)設計，以提供靈活方便的查詢(xún)工具，以滿(mǎn)足任意查需要求。

　　譬如，按照合同工作量，我要知道路基施工剩余支付和實(shí)際的工程量，以了解我們的項目管理中變更所占合同的比例，檢查我們對路基變更的控制情況查找一下原因。

　　2.4 數據共享性的要求

　　項目管理的各個(gè)業(yè)務(wù)管理系統都是項目管理的一個(gè)部分，同時(shí)項目管理系統也是整個(gè)辦公網(wǎng)絡(luò )系統的一個(gè)主要的組成部分。這里的數據共享，就是各業(yè)務(wù)管理系統和決策支持系統不需要人工輸入，而是能夠自動(dòng)的獲取信息；另外根據整個(gè)辦公網(wǎng)絡(luò )系統提供的操作查詢(xún)權限下，能夠方便地提供給用戶(hù)使用上的自由，不存在數據上的障礙。

　　2.5 統一性、標準化的要求

　　為保證數據共享和系統建設的有序進(jìn)行，業(yè)務(wù)原則應符合FIDIC條款的要求與國際接軌，同時(shí)符合國家政府機關(guān)定立的相關(guān)法規和政策。在統一的規劃、組織下實(shí)施適合和滿(mǎn)足襄十高速公路工程建設項目管理的基本要求。

　　具體來(lái)說(shuō)，我們的通用表格形式對各標段項目經(jīng)理部、各級監理、業(yè)主都是統一的，大家在統一形式下進(jìn)行各自的操作，完成自己權限的業(yè)務(wù)；又如質(zhì)量管理的業(yè)務(wù)，它是符合交通部公路工程質(zhì)量檢驗評定標準的相應內容的。

　　3、辦公自動(dòng)化及業(yè)務(wù)平臺建設的主要內容

　　襄十高速公路有限責任公司辦公自動(dòng)化及業(yè)務(wù)平臺的建設，在綜合運用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、分布式計算技術(shù)、數據倉庫技術(shù)和現代項目管理的理論，譬如PMBOK項目管理的知識體系的理論以及襄十高速公路工程建設項目管理的實(shí)際要求的基礎上，首先實(shí)現項目管理所需功能的系統。

　　3.1 建立項目管理基礎數據庫

　　項目管理基礎數據庫建設是實(shí)現襄十高速公路項目工程建設的管理信息化和現代化的基本前提，也就是其建設辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統的本來(lái)意義和初衷。所以，項目管理基礎數據庫建設是整個(gè)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統建設的一項基礎性工程。

　　按照PMBOK（項目管理的知識體系），WBS（工作細分結構）在項目中的應用，開(kāi)發(fā)設計項目管理分系統和數據庫群。其總體設計在iTOONE（同望行業(yè)信息化整體解決方案）統一確定的數據庫種類(lèi)、數據庫結構以及統一的各類(lèi)標準代碼和編碼規則；iTOONE基于應用服務(wù)器領(lǐng)域最先進(jìn)的J2EE技術(shù)架構（分布式、跨平臺、易擴展），各業(yè)務(wù)集成系統以EJB業(yè)務(wù)功能組件的方式提供標準的配置，可隨時(shí)根據業(yè)務(wù)功能和發(fā)展的需求增加或減少業(yè)務(wù)組件；iTOONE基礎數據庫方案和標準設計，具有統一性、系統性、前瞻性和實(shí)用性，確�；�礎數據庫結構的長(cháng)期穩定。

　　建立項目管理基礎數據庫，同時(shí)需開(kāi)發(fā)基礎數據管理系統，實(shí)現基礎數據的采集和管理。它主要包括數據的采集和錄入、數據較合、數據匯總等功能，其開(kāi)發(fā)設計還要結合項目管理的各業(yè)務(wù)管理系統的特點(diǎn)，最大限度地實(shí)現數據的自動(dòng)錄入，以提高工作效率、保證工作質(zhì)量。

　　3.2 開(kāi)發(fā)基礎數據庫查詢(xún)系統

　　基礎數據庫建立后，為有效的管理和使用這些基本信息，必須開(kāi)發(fā)一種靈活的方便的數據查詢(xún)工具，以滿(mǎn)足基礎數據的使用要求。所以要求iTOONE它不能只是一些單個(gè)的軟件產(chǎn)品的組合，必須滿(mǎn)足襄十高速公路項目工程建設管理的各種應用要求，可開(kāi)發(fā)通用性的查詢(xún)工具或適應襄十高速公路項目建設管理業(yè)務(wù)需要開(kāi)發(fā)各種專(zhuān)門(mén)的工具。查詢(xún)生成的數據可被管理決策支持系統使用，也可以輔助業(yè)務(wù)管理。

　　3.3 綜合的項目管理信息系統的設計

　　綜合的項目管理信息系統即綜合統計數據管理系統，滿(mǎn)足襄十高速公路項目工程建設的管理特點(diǎn)以及PMBOK的綜合管理業(yè)務(wù)要求，實(shí)現信息數據直接匯總。

　　3.4 綜合的項目管理的數據查詢(xún)系統

　　該系統對于綜合統計的數據信息，能夠不受統計的指標體系和表格格式限制，可任意創(chuàng )建，實(shí)現跨指標、跨表格的任意查詢(xún)，生成任意的查詢(xún)表，同時(shí)提供快捷查詢(xún)、按表查詢(xún)和相對指標查詢(xún)等功能。

　　3.5 辦公自動(dòng)化系統與其文件檔案管理系統

　　一般來(lái)講，高速公路工程項目建設的管理的難點(diǎn)主要在于以下三個(gè)方面：

　　1、溝通：由于工程管理涉及的單位和部門(mén)眾多，傳統的開(kāi)會(huì )、發(fā)文等方式，信息的傳遞效率很低，很多問(wèn)題都表現在溝通脫節上，不能有效地協(xié)調參加建設的各方共同解決大量的工程問(wèn)題。這使得我們業(yè)主所關(guān)心的投資、進(jìn)度、質(zhì)量、合同等不能有效的控制。譬如，一項工程變更它要涉及到技術(shù)理論的論證和大量的實(shí)踐經(jīng)驗的參證，它還可能牽涉到質(zhì)量或者使用功能、投資效益、技術(shù)可行性等方面，所以不能不慎重。然而這些資料卻很難齊全，往往是有人開(kāi)了頭，但組織人員進(jìn)行研究討論的時(shí)候卻困難重重，“議而不決”，嚴重影響工程正常的進(jìn)展。像此類(lèi)“議而不決”的現象，大都不是人的主觀(guān)原因所引起的，而是受限于溝通的效率低，數據、文檔要時(shí)間，通知組織人員要時(shí)間等等。

　　溝通不好具體表現還有：高速公路公司內部的工程管理中各專(zhuān)業(yè)之間協(xié)作較少，文檔傳送、報表等填報不及時(shí)，進(jìn)度報表匯總編制滯后，形象進(jìn)度表達不直觀(guān)，文件批示傳閱較慢，信息傳遞十分有限，計量作為控制質(zhì)量的一種手段不強，計量中數量跟進(jìn)度偏離，交通費用、電話(huà)費用較高，會(huì )議偏多，赴會(huì )途中浪費大量時(shí)間，對外聯(lián)系方法傳統單一，溝通及反饋信息不及時(shí)，對在場(chǎng)管理人員的工作不能進(jìn)行有效控制。

　　2、數據：對于高速公路建設的項目管理有關(guān)投資、進(jìn)度、質(zhì)量、合同等數據，數據量大而且隨著(zhù)工程的進(jìn)展還在不停的變化，我們往往感到無(wú)從把握，想清晰地了解某一項問(wèn)題是十分困難的。譬如，隨著(zhù)工程進(jìn)展的持續，我們隱約地感到潛在的工程規模比實(shí)際的要大。投資還有沒(méi)有保障，效益又如何，是否有必要調整概算，縮減工程規�；虿扇》蛛A段實(shí)施？這是實(shí)實(shí)在在的問(wèn)題，我們知道襄十高速公路地形復雜、地質(zhì)情況千變萬(wàn)化，我們期望工程設計完完全全一步到位，那是不現實(shí)的。所以在工程進(jìn)展中對工程投資的控制需要有大量的實(shí)時(shí)統計的數據支持。

　　3、文檔：我們知道高速公路的工程圖紙、文件、資料等文檔，一般是以書(shū)面的形式保存的，數量大得要以多少大卡車(chē)來(lái)計，查找和保存起來(lái)非常困難，是一項非常繁雜、辛苦的工作。譬如僅就對施工單位結算的這一文檔就可分為15種之多：

　　A.最后結算單；

　　B.最終結算匯總表；

　　C.施工單位結算清單；

　　D.計算數量及單價(jià)依據；

　　E.合同工程數量清單、特別條款及澄清標書(shū)會(huì )議紀要；

　　F.甲方指示及變更指令；

　　G.施工圖紙及圖紙紀錄表；

　　H.中標通知書(shū)；

　　I.開(kāi)工完工日期、延工期證明及工期獎罰證明；

　　J.責任事故紀錄；

　　K.工程量聯(lián)測資料；

　　L.雙方相關(guān)的來(lái)往書(shū)信、函件；

　　M.工程竣工驗收文件；

　　N.付款紀錄及資料；

　　O.其他有關(guān)資料。

　　雖然，我們意識到問(wèn)題的艱巨性并且將文檔分類(lèi)做了編號，但是它如何被保證正確使用且不被疏漏？隨著(zhù)工程的進(jìn)展，一是文檔在不斷的變更；二是內容數量在增加；三是由于某種編號錯誤又重新編號調整位置，更有甚者，很多寶貴的資料不知道丟到什么地方了，又要做大量的重復工作，資源浪費十分的嚴重。

　　基于以上論述，也正是我們建設辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統與其文件檔案管理系統的迫切要求；所謂解決方案首先就要針對解決這類(lèi)困難而不僅僅是軟件技術(shù)上的問(wèn)題，更重要的是業(yè)務(wù)的分析設計。而iTOONE解決方案正是匯集了高速公路業(yè)務(wù)領(lǐng)域的眾多專(zhuān)家的智慧所設計的，有針對性、綜合全面的特點(diǎn)，也是我們選擇同望的根本考慮。

　　同時(shí)，我們應該注意到辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統是一個(gè)整體，各部門(mén)之間必然有大量的信息需要交換和共享，因此，要根據業(yè)務(wù)需求提出整體框架，在整體的框架下實(shí)現各項業(yè)務(wù)系統功能。

　　4. 辦公自動(dòng)化系統建設的三步走戰略

　　辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統是一個(gè)復雜的綜合應用工程，應遵循技術(shù)上穩定可靠，投資少、見(jiàn)效快，立足現在兼顧發(fā)展的原則。根據我省高速公路管理的具體情況，從長(cháng)遠、整體和綜合的角度考慮，從業(yè)務(wù)全過(guò)程出發(fā)，經(jīng)過(guò)對高速公路整體管理狀況和信息處理過(guò)程進(jìn)行分析得出，襄十高速公路辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統的建立應分三步走：

　　第一步，系統整合辦公自動(dòng)化、文檔的管理和傳輸，實(shí)現文檔信息在較大范圍內共享。把分散的文檔、圖紙以及與高速公路有關(guān)的各種數據組織、分類(lèi)、整合，建立一系列的屬性數據庫群，包括：

　　1、按單位工程標段劃分。如工程簡(jiǎn)介、單位介紹、組織結構、合同規范、其它聯(lián)系等。

　　2、按工程項目任務(wù)劃分。如路基、路面、橋梁、隧道等。

　　3、按工程組織機構劃分。如施工項目經(jīng)理部、施工監理駐地辦、施工監理總監辦、高速公路指揮部等。

　　4、按高速公路建設項目管理的業(yè)務(wù)劃分。如合同、計量支付、質(zhì)量、進(jìn)度等。

　　使這些屬性數據庫群可以為管理人員及有關(guān)部門(mén)提供快速準確、圖文并茂的數據查詢(xún)功能，實(shí)現數據庫的共享，提供一系列的數據分析處理方法和科學(xué)的數據分析預測結果，并能將查詢(xún)和分析結果直觀(guān)地顯示和輸出�？焖贋g覽有關(guān)人員的重要信息等等�？捎行У卣�合在建高速公路的測量、統計報表、竣工資料、試驗、計量支付管理等管理工作，提高單位內部有關(guān)信息的收集、整理、轉化和利用等的速度和質(zhì)量。

　　第二步建立高速公路地理信息系統，使信息的表達更形象直觀(guān)。

　　主要包括每個(gè)斷面坐標聯(lián)接成的可任意放大縮小的帶狀路模型，以及沿線(xiàn)路兩旁一定距離內的地形要素圖，并且還為所有專(zhuān)題子系統提供空間骨架，有效地保留在施工過(guò)程中產(chǎn)生的數量眾多的數據資料。

　　數據主要有兩類(lèi)：空間數據(表示各要素在幾何上的拓撲關(guān)系)、非空間數據(高速公路屬性數據)；從數據來(lái)源來(lái)看又可分為：圖形數據、圖像數據、統計數據、屬性數據、其它數據。這些數據具有內容多、數量大、關(guān)聯(lián)復雜等特點(diǎn)。

　　數據結構使用最廣的為矢量數據結構和柵格數據結構。矢量數據結構主要特點(diǎn)是以點(diǎn)、線(xiàn)、面、體的對象格式來(lái)描述高速公路的空間要素和變化；柵格數據結構則是把高速公路要素按里程樁號劃分成縱橫斷面網(wǎng)格，并按網(wǎng)格所在行、列位置取值，再進(jìn)行數據編碼、結構轉換以存儲于計算機中。

　　系統中的各種數據是以“層”來(lái)分別存儲和組織的，或根據使用方便來(lái)組織“層”，或根據數據代表的專(zhuān)題性質(zhì)來(lái)組成“層”，按“層”組織數據，有利于查詢(xún)、檢索和分析。

　　該系統作為業(yè)主永遠的資源財產(chǎn)，在施工前期可以幫助征地拆遷，施工中可以幫助項目管理，施工后可以幫助竣工驗收及運輸營(yíng)運。比起完工后再建立該系統要節省大量的人力、物力和財力。所以，我們在完成第一步的同時(shí)加快建設第二步，也將為正在進(jìn)行的工程建設項目管理實(shí)施有效的監控。具體做法有：

　　使系統可快速得到有關(guān)正在進(jìn)行中及已完成的項目、子項目、任務(wù)的信息，顯示每個(gè)項目中的相關(guān)人員，譬如業(yè)主代表的工作進(jìn)展及狀態(tài)；為各項目劃分子項目，子項目中再劃分各類(lèi)任務(wù)，并限制各項目任務(wù)的完成期限；為同一項目、子項目中的任務(wù)負責人劃分等級，并可以重新指定新人員來(lái)完成任務(wù)；規定與項目、子項目的有關(guān)人員才有權限看到相應的信息；根據選擇的工作團隊來(lái)區分用戶(hù)的權限。

　　第三步建立企業(yè)綜合管理系統，它是高速公路決策、管理和營(yíng)運的基礎設施之一，使企業(yè)更加社會(huì )化而更具有競爭力。

　　該系統可幫助路政管理部門(mén)在短時(shí)間內準確獲得各種目標的數據及其空間位置，并對界樁線(xiàn)內的路產(chǎn)實(shí)施有效的管理，成為運營(yíng)和管理的有效輔助工具；它幫助養護管理部門(mén)進(jìn)行決策，管理人員可以通過(guò)系統在計算機屏幕上顯示出整個(gè)道路的地理位置、概況，可以在屏幕上隨機選取某個(gè)路段或構造物，要求計算機顯示出相關(guān)的資料(包括文字、圖形、照片錄像等)，也可以輸入一些技術(shù)指標，要求計算機顯示出相關(guān)的路段和構造物；它幫助圖像監控中心建立數據，為高速公路安全導航、車(chē)輛指揮管理打下基礎。

　　5. 辦公自動(dòng)化系統建設與項目管理信息系統的關(guān)系

　　從前述三步走戰略中，項目管理信息系統建設融合在第一步建設中確立了它的基礎性的地位，同時(shí)也應該看到辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統建設，將隨著(zhù)工程的進(jìn)展和業(yè)務(wù)的發(fā)展而不斷延伸。辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統建設首先就需要解決工程建設中的項目管理的問(wèn)題，它具有戰略性和前瞻性的意義。

　　前面也敘述過(guò)該系統的建設作為業(yè)主永遠的資源財產(chǎn)，“早建”比“遲建”要解決的問(wèn)題多，要節省而且得到的投資收益的回報也要多。這是因為在實(shí)施整個(gè)高速公路管理，從建設立項到投產(chǎn)營(yíng)運之中，都需要信息化的管理，而項目工程建設管理相對要復雜一些、涉及管理的投資也大得多。所以我們沒(méi)有理由一定要等到收費監控時(shí)再實(shí)施它的建設。

　　6. 建設過(guò)程中應注意的幾個(gè)問(wèn)題

　　1、要建立“統一加統計”的項目綜合管理的概念，將過(guò)往分散的業(yè)務(wù)、分散的數據信息建立起標準統一的工作模式和數據格式，使得各項業(yè)務(wù)數據共享利用，實(shí)現系統性的、綜合性的項目管理體系能夠直接支持管理決策。

　　2、處理好統一組織與協(xié)調各方面的積極性共同建設好、使用好辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統。系統的建設同樣是一項復雜的系統工程，需要統一組織工作，盡早制定建成方案和各種基礎數據標準。在軟件開(kāi)發(fā)和數據庫建設方面，要根據我省和襄十高速公路的實(shí)際情況，采取積極措施吸收省內高速公路各方面的資料，參與建設。

　　3、有效利用資源，避免重復建設。具體開(kāi)發(fā)的項目管理軟件要盡量考慮業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

　　4、將項目管理的綜合信息的利用放在重要位置。我們知道系統的建成首要目的，是提高項目工程建設的管理水平，提高工作效率和信息的使用率，以及信息數據的再加工以支持管理決策的規范準確。