管理就是流程和文檔。我是一個(gè)被IBM公司格式化了的管理者，在管理方面強調流程，也深深領(lǐng)會(huì )流程在公司管理中的重要地位。同時(shí)我又是一個(gè)文檔的堅決奉行者，沒(méi)有文檔，拿什么來(lái)證明你在做管理工作呢？

　　對項目管理中重要文檔的理解，可以反映出一個(gè)項目經(jīng)理在項目管理方面的能力和水平。項目管理方面的關(guān)鍵文檔，例如項目章程、項目范圍說(shuō)明書(shū)、項目管理計劃，是項目過(guò)程中的重要輸出物，項目經(jīng)理必須充分使用這些文檔解決項目的問(wèn)題。項目章程確立了項目和項目經(jīng)理的地位，項目管理計劃反映項目經(jīng)理在執行項目前，已經(jīng)有了充分的計劃和通盤(pán)考慮。

　　跨國公司為此制定了本公司的項目管理文檔的模板，要求項目經(jīng)理按照模板準備相關(guān)文檔。模板其實(shí)就是一個(gè)形式。很多聰明人是不喜歡模板的，愿意按照自己的意愿寫(xiě)文檔，在大公司是要挨批的。

　　我主張形式大于內容，盡管形式是為內容服務(wù)，但是形式是可以很明確做到的，內容卻不能直接判斷。在一個(gè)公司遵從形式是可以看到的，是態(tài)度問(wèn)題，內容如何卻難以立刻判別，是能力問(wèn)題。一個(gè)公司不能統一項目管理文檔的形式，一定是管理上不到位。微軟中國的一位副總裁到美國總部匯報工作，把筆記本接到投影機上，說(shuō)道“由于時(shí)間關(guān)系，沒(méi)有按照總部要求的模板準備報告內容，而且他自己的形式更能說(shuō)明問(wèn)題”，結果怎樣？他立即被會(huì )議的主席請下臺。主席說(shuō)，“你這樣無(wú)視公司的要求，可以想象在你領(lǐng)導的部門(mén)里，管理是多么沒(méi)有力度和混亂。”

　　形式大于內容，對于學(xué)習項目管理的人也是適用的。在項目管理功力還不到位的時(shí)候，特別建議使用一套項目管理文檔的模板，而且問(wèn)自己，沒(méi)什么模板是這樣的？這份文檔的作用是什么？幫助你解決了項目中哪方面的問(wèn)題？

　　這樣一套項目管理的模板包括：項目章程、項目范圍說(shuō)明書(shū)、項目管理計劃、項目商業(yè)論證、項目啟動(dòng)報告、項目工作組章程、項目會(huì )議紀要、項目周報、項目月報、項目問(wèn)題清單、項目風(fēng)險清單、項目變更清單、項目總結報告等。如果公司沒(méi)有統一的模板，做為一個(gè)項目經(jīng)理一定自己整理一套自己的項目管理模板。理解了這套模板，也就把握了項目管理的關(guān)鍵內容。