成本管理在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中一般分三個(gè)環(huán)節，一是計劃階段，主要是為實(shí)施IT會(huì )計做準備，制定IT會(huì )計系統及核算體系計劃，并對實(shí)施IT會(huì )計進(jìn)行可行性研究。這一階段一般耗時(shí)3—6個(gè)月，IT組織的規模越大，組織結構越復雜，基礎數據的獲得越容易，所耗時(shí)間越短。二是IT會(huì )計系統實(shí)施階段。這一階段主要是準備數據；選擇、安裝、測試軟件；調試系統、監測系統運行等工作。一般耗時(shí)6個(gè)月或更多時(shí)間，這主要決定于實(shí)施所需的數據及工具，如果信息容易取得、實(shí)施工具先進(jìn)、適當，則需要時(shí)間就會(huì )短。三是IT會(huì )計系統的實(shí)際運行使用階段。這一階段主要是核算提供IT服務(wù)的成本及相應的收費，檢查這些數據的正確性，并在此基礎上進(jìn)行差異分析，修正IT會(huì )計系統。

　　計劃階段

　　團隊組建及組織關(guān)系

　　在計劃階段要首先組建好IT會(huì )計系統團隊。整個(gè)團隊應該由以下人員組成：

　　組織的信息系統總經(jīng)理

　　財務(wù)部門(mén)高級經(jīng)理

　　IT服務(wù)的收費客戶(hù)

　　IT服務(wù)管理人員

　　IT財務(wù)管理部門(mén)，是IT服務(wù)管理層不可缺少的組成部分，是一個(gè)常設部門(mén)，負責建設、運行及維護IT會(huì )計系統（包括預算、會(huì )計核算、收費），與IT服務(wù)的其他流程的管理層有同等的地位。IT財務(wù)經(jīng)理直接向IT服務(wù)管理層匯報。如果組織規模較小時(shí)，不單設IT財務(wù)部門(mén)，IT成本管理工作一般由組織的財務(wù)部門(mén)與IT服務(wù)部門(mén)共同負擔。無(wú)論怎樣，IT會(huì )計核算工作由IT部門(mén)負責，因為這是保證IT部門(mén)實(shí)現組織目標的工具。

　　可行性研究

　　可行性也就是對項目的必要性、可能性和合理性。等問(wèn)題進(jìn)行分析論證。對IT服務(wù)實(shí)行成本管理是否必要、有無(wú)實(shí)現的可能性，實(shí)行成本管理是否符合成本與效益原則，是計劃階段應該回答的問(wèn)題�？尚行匝芯康闹饕�工作包括：

　　確定實(shí)行成本管理所需的人、財、物等資源；

　　界定與組織其他部門(mén)的財務(wù)界限；

　　定量分析實(shí)行IT成本管理的成本與效益，評價(jià)其合理性；

　　提出收費政策建議方案；

　　提出初步的實(shí)施計劃，計劃應該包括：成本分析、IT會(huì )計核算收費系統設計、實(shí)施與實(shí)施后評價(jià)；

　　評價(jià)實(shí)行IT會(huì )計的工具（包括各種賬冊、計算、存儲設備）；

　　風(fēng)險分析，對可能影響成功實(shí)行IT會(huì )計的因素進(jìn)行分析，找出敏感因素，加以控制防范。

　　實(shí)施成本管理的實(shí)施可以在一個(gè)會(huì )計年度的任意時(shí)間進(jìn)行。但是這不意味著(zhù)建立IT會(huì )計系統使用的成本數據也可以是任意時(shí)段的，一般均要求用一年的成本數據來(lái)估算每個(gè)成本單位的成本價(jià)值。當無(wú)法得到一年的數據時(shí)，一般我們要通過(guò)預測補全數據，但要注意對預測數據進(jìn)行檢驗，通過(guò)檢驗的數據才可以利用，否則風(fēng)險會(huì )比較大。這一階段的主要工作有：

　　系統實(shí)施準備工作：這些工作主要包括：

　　文件準備工作，主要有IT會(huì )計制度文件準備、編制用戶(hù)手冊、工作記錄手冊及IT財務(wù)管理人員工作指南等。

　　員工培訓工作：對IT會(huì )計系統的每位員工都要進(jìn)行適當的培訓。對原IT人員要加強會(huì )計知識技能的培訓，理解會(huì )計原理及本質(zhì)；對于原財務(wù)人員則要加強IT知識技能的培訓。通過(guò)培訓使所有IT財務(wù)管理人員都能理解會(huì )計原理以及IT服務(wù)管理各流程的基本原則。

　　建立成本中心或利潤中心：根據設立責任中心的政策需要，設立相應的責任中心形式。如果著(zhù)重考核IT服務(wù)部門(mén)的成本和費用支出，IT服務(wù)部門(mén)不形成收入或者不考核其收入的情況下，可以設立成本中心。如果IT服務(wù)部門(mén)被看作一個(gè)單獨的組織單位來(lái)衡量其一定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)-利潤，則可以將IT服務(wù)部門(mén)設立為利潤中心。

　　建立數據搜集機制：實(shí)施階段需要的信息包括：工作量、服務(wù)種類(lèi)、客戶(hù)、成本、資源存量等，要建立起這些數據的采集點(diǎn)。工作量及服務(wù)種類(lèi)數據可以從容量管理數據庫取得，成本、資源存量數據可以從會(huì )計及配置管理部門(mén)獲得。

　　選擇、安裝、調試軟件：選擇經(jīng)過(guò)可行性研究證明是可行的軟件，購買(mǎi)安裝，以各種可能的數據和操作條件對程序進(jìn)行試驗，找出問(wèn)題加以修改，使之完全符合設計要求。

　　試運行：在正式運營(yíng)前要先試運行IT會(huì )計系統，這樣，一方面可以在服務(wù)收費之前提醒IT資源使用大戶(hù)，調整其IT資源用量及態(tài)度；另一方面成本核算及收費系統設計可能存在一些缺陷，通過(guò)試運行發(fā)現以后，進(jìn)行糾正，保證IT科技核算及收費系統公平、可信。同時(shí)可以積累一定的經(jīng)驗。

　　正式運營(yíng)

　　正式運營(yíng)階段的工作主要是搜集系統每天產(chǎn)生的成本及收費數據，發(fā)現差異，分析調查差異，處理差異。

　　發(fā)現差異

　　IT會(huì )計人員將每月、每年的實(shí)際數據與相應的預算、計劃數據相比較，確定其差額，發(fā)現例外情況。這些比較數據包括成本、收益、工作量、服務(wù)水平等。

　　分析調查差異

　　差異分析是指確定差異的數額，將其分解為不同的差異項目，并在此基礎上調查發(fā)生差異的具體原因并提出分析報告。只有通過(guò)調查研究，找到原因，分清責任，才能采取糾正行動(dòng)，收到降低成本的實(shí)效。

　　發(fā)生差異的原因很多，可以分為三類(lèi)：

　　執行人的原因，包括過(guò)錯、沒(méi)經(jīng)驗、技術(shù)水平低、責任心差、不協(xié)作等；

　　目標不合理，包括原來(lái)制定的目標過(guò)高或過(guò)低，或情況變化使目標不再適用等；

　　實(shí)際成本核算有問(wèn)題，包括數據記錄、加工和匯總有錯誤，故意的造假等。只有通過(guò)調查研究，才能找到具體原因，并針對原因采取糾正行動(dòng)。

　　處理差異

　　針對不同的差異處理方法不同。

　　成本差異處理：當實(shí)際成本高于預算成本時(shí)，一般情況下，IT部門(mén)會(huì )將高出的成本轉移到客戶(hù)身上，特別是成本的差異是由于向客戶(hù)提供的專(zhuān)項服務(wù)造成的。但這種差異是IT會(huì )計人員的管理重點(diǎn)，不能因此而無(wú)限制地提高成本轉移到客戶(hù)身上，因為客戶(hù)有可能因此選擇其他供應商。

　　收益差異處理：收益下降是不利差異，IT會(huì )計人員分析其原因，如果是工作量預算太高造成的可適當調整工作量，如果是由于服務(wù)成本過(guò)高造成的收益降低，IT會(huì )計人員要努力尋求降低成本，提高效益的途徑。如果是服務(wù)定價(jià)太低，則可以調整定價(jià)。

　　服務(wù)水平差異處理：一般由服務(wù)水平管理部門(mén)處理差異問(wèn)題。

　　工作量差異處理：工作量的變化會(huì )帶來(lái)兩個(gè)問(wèn)題：一是誰(shuí)為增加的工作量付費？二是如何付費？如果由于偶然原因，客戶(hù)的服務(wù)工作量增加了，IT會(huì )計人員要考慮IT部門(mén)的工作能力是否可以滿(mǎn)足，如果可以，與客戶(hù)商談收費，但也要考慮到其他客戶(hù)是否同意，因為某一客戶(hù)的服務(wù)工作量的增加可能傷害到其他客戶(hù)的服務(wù)。因此一般也由服務(wù)水平管理部門(mén)介入。

　　控制和報告

　　為保證IT服務(wù)會(huì )計核算的有效性，財務(wù)管理人員要監測、控制IT會(huì )計系統的運行，對每天的會(huì )計核算、收費情況進(jìn)行監測管理，并向IT服務(wù)管理部門(mén)提交管理報告。

　　管理報告

　　管理報告一般每月或每季向IT服務(wù)管理部門(mén)或高級IT管理委員會(huì )提交，內容主要包括IT服務(wù)成本與收入總結以及資產(chǎn)負債表等。

　　管理報告的格式

　　管理報告沒(méi)有統一的標準格式，但一般都以下兩類(lèi)：

　　1.向客戶(hù)提供的IT服務(wù)管理報告。 

　　這類(lèi)報告一般內容相對簡(jiǎn)單，主要包括：

　　在會(huì )計年度內客戶(hù)發(fā)生在IT方面的費用；

　　成本支付與預期估計是否相符？

　　目前的收費政策及IT會(huì )計核算方法；

　　IT部門(mén)如何服務(wù)增加投資；

　　實(shí)際與預算之間的任何差異，引起這些差異的原因以及IT部門(mén)采取的相應措施。

　　2.向IT服務(wù)管理層提交的報告包括：

　　IT服務(wù)的總成本與收益；

　　對每一IT單位進(jìn)行的成本分析（按IT部門(mén)、平臺、或其他相關(guān)單位）；

　　成本管理制度本身的成本及存在的問(wèn)題；

　　未來(lái)投資計劃；

　　降低成本的渠道分析。

　　良好的管理報告應滿(mǎn)足的要求報告內容應與其責任范圍一致；

　　報告的信息要適合使用人的需要；

　　報告的時(shí)間要符合控制的要求；

　　報告的列示要簡(jiǎn)明、清晰、實(shí)用。