摘要：隨著(zhù)以辦公自動(dòng)化、社會(huì )信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過(guò)程中起著(zhù)越來(lái)越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標準化、規范化、科學(xué)化的綜合建檔過(guò)程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路，使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。

　　1企業(yè)檔案存在的問(wèn)題

　　1.1企業(yè)檔案工作缺乏長(cháng)期性、連續性的發(fā)展規則企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進(jìn)行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒(méi)有長(cháng)期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無(wú)計劃；在任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應有的長(cháng)期性和連續性的發(fā)展規則。

　　1.2檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業(yè)檔案管理不規范主要表現在：①檔案收集不規范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；②檔案整理不規范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì )累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；③檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在，在行政上無(wú)法對各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，本身的各項工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導說(shuō)明一項工作較為困難，各項工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現在某些部門(mén)自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難；④檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

　　1.3缺乏運用辦公自動(dòng)化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡(luò )化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(cháng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有三點(diǎn)：①部分領(lǐng)導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；②一些單位雖然購買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進(jìn)設備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。③領(lǐng)導重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò )，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

　　2檔案工作存在問(wèn)題的解決對策

　　檔案雖然是一個(gè)龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，只有根據需要，把相關(guān)信息系統地、規范地整理出來(lái)，通過(guò)加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現其價(jià)值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著(zhù)不可磨滅的成績(jì)。要充分發(fā)揮管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)中心工作做好服務(wù)。

　　2.1抓好組織建設，完善管理制度，做到“五個(gè)統一”

　　抓好組織建設是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。①成立由分管領(lǐng)導任組長(cháng)、辦公室主任任副組長(cháng)、主要科室負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導小組，協(xié)調各部門(mén)間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；②把檔案管理工作列入到廠(chǎng)長(cháng)辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結，平時(shí)有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導和指導；③完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調發(fā)展，檔案部門(mén)做到統一領(lǐng)導、統一制度，統一規劃計劃，統一檢查指導和統一培訓交流。

　　2.2檔案工作要有計劃和目標檔案工作要想取得長(cháng)遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發(fā)展規則。為此，領(lǐng)導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過(guò)問(wèn)檔案的具體工作，要結合當今數碼技術(shù)及網(wǎng)絡(luò )發(fā)展的新趨勢，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實(shí)際的工作計劃。

　　2.3加強檔案基礎工作，按時(shí)完成上級部門(mén)的檔案工作在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長(cháng)期的、重要的基礎工作，從領(lǐng)導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開(kāi)展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門(mén)所規定的各項工作要嚴格執行，按時(shí)完成。

　　2.4加強培訓力度努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，①要明確檔案管理負責人，專(zhuān)職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門(mén)選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員，負責本部門(mén)檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。②建立健全檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關(guān)規定，結合本企業(yè)實(shí)際編制各種規章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節工作程序要做出明確規定。對檔案設施要嚴格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項規章制度要上墻，保證檔案管理沿著(zhù)制度化、規范化的軌道行進(jìn)。

　　檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓工作開(kāi)展的力度，①要積極參加上級和地方檔案管理部門(mén)舉辦的專(zhuān)業(yè)培訓班，舉辦檔案管理培訓班，新人進(jìn)入要進(jìn)行崗位培訓。②要派檔案管理員到檔案管理先進(jìn)單位認真觀(guān)摩學(xué)習，使檔案管理工作達到規范化。特別是要加強電子檔案管理的培訓，檔案信息化是檔案現代化的必經(jīng)之路，要想指導檔案管理充分發(fā)揮好，首先要求檔案管理員要懂得計算機相關(guān)知識，達到靈活運用，并掌握所應用的系統軟件的功能。③鼓勵檔案人員自學(xué)，要崗位成長(cháng)，要為檔案人員訂購關(guān)于檔案的有關(guān)刊物，鼓勵專(zhuān)（兼）職檔案員開(kāi)展自學(xué)活動(dòng)。④加大檔案工作規范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進(jìn)行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進(jìn)檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節來(lái)常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、責任感，為搞好檔案工作打下堅實(shí)基礎。

　　2.5搞好檔案的信息化建設，促進(jìn)檔案資源的充分利用運用高新科技對檔案工作進(jìn)行創(chuàng )新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢，應大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對傳統的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng )新：①要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數碼技術(shù)對檔案進(jìn)行無(wú)紙化管理，提高檔案工作效率；②借助系統本身的局域網(wǎng)絡(luò )，開(kāi)發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現檔案信息資源共享。

　　2.6增大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識①積極參加地方檔案部門(mén)舉辦的各類(lèi)宣傳活動(dòng)；②在本單位的半年、年終工作會(huì )議上，由辦公室提供材料，將檔案工作中存在的問(wèn)題、要求向全員宣講；③檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性；④四是增加《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。

　　檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，根據發(fā)展需要，可編寫(xiě)《組織機構沿革》、《大事記》、《基礎數據匯編》等資料，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應盡的職能，為生產(chǎn)部門(mén)提供更好的服務(wù)。

　　企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著(zhù)越來(lái)越無(wú)法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。