1、建立施工企業(yè)的合同管理系統合同管理系統，就是施工企業(yè)從上向下建立起一支專(zhuān)業(yè)管理隊伍，實(shí)行系統管理。作為獨立法人的施工企業(yè)，建立合合同專(zhuān)門(mén)管理機構，這個(gè)機構等同于企業(yè)三總師室或工程部，是內部管理機構。各項目經(jīng)理部也設立專(zhuān)職合同管理人員，隸屬于企業(yè)合同專(zhuān)門(mén)管理機構。施工企業(yè)應制定施工合同管理辦法，將合同管理系統的職責、權利、分工，用內部管理規定的形式確立下來(lái)。將合同管理系統分為兩極，公司級和項目級。

　　2、制定施工企業(yè)的合同管理制度除了有專(zhuān)門(mén)的合同管理體系外，施工企業(yè)還必須建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。這些制度包括：

　�。�1）合同的審查批準制度施工企業(yè)在施工合同簽訂前還應實(shí)行審查、批準制度。即在各業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì )簽后，送交合同專(zhuān)門(mén)管理機構或法律顧問(wèn)審查，再報請法人代表簽署意見(jiàn)，明確表示同意對外正式簽訂合同。這樣，通過(guò)嚴格的手續，使合同簽訂的基礎更加牢靠。

　�。�2）印章管理制度施工企業(yè)的合同專(zhuān)用章是代表企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中對外行使權利、承擔義務(wù)、簽訂合同的憑證。因此，企業(yè)對合同專(zhuān)用章的使用、保管要有嚴格的規定，要建立合同使用登記記錄，合同專(zhuān)用章要由合同管理人員專(zhuān)門(mén)保管、簽印，實(shí)行專(zhuān)章專(zhuān)用，尤其不準在空白合同上加蓋印章。凡外出簽訂合同應由合同專(zhuān)用章的管理人員與辦理簽約的人一同前往簽約。如合同專(zhuān)用章管理人員利用合同專(zhuān)用章謀取個(gè)人私利，應追究其行政或法律責任。

　�。�3）合同統計考查制度合同統計考查制度就是利用科學(xué)方法、利用統計數字反饋合同訂立、履行情況。通過(guò)對統計數字的分析，總結經(jīng)驗，找出教訓，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供重要的依據。

　　合同統計的內容一般包括中標率、談判成功率、合同履行率等等指標。

　�。�4）合同信息管理制度施工企業(yè)的合同由于種類(lèi)多，數量大，變更頻繁，人為管理效率低，可能不還會(huì )出錯，必須借助先進(jìn)的手段建立計算機信息系統來(lái)管理，才能達到檔案化、信息化。計算機信息系統能保證正確分析合同管理情況，適應中國經(jīng)濟的發(fā)展趨勢。

　　3、施工企業(yè)的法定代表人，總經(jīng)濟師、項目經(jīng)理必須掌握合同管理的知識

　�。�1）企業(yè)的法定代表人、總經(jīng)濟師是企業(yè)主要經(jīng)營(yíng)決策者，掌握合同管理的有關(guān)知識是領(lǐng)導現代企業(yè)必備的素質(zhì)。前面已經(jīng)論述過(guò)合同管理是企業(yè)的生命線(xiàn)，企業(yè)要生存，要在競爭中取勝，企業(yè)高層領(lǐng)導應適應客觀(guān)要求。

　�。�2）項目經(jīng)理也應精通合同，熟悉合同管理和索賠工作。

　　現代企業(yè)管理不僅需要專(zhuān)職的合同管理人員和機構，而且要求項目管理人員在掌握合同管理的知識前提下進(jìn)行工程索賠。

　　4、做好合同簽訂時(shí)的管理，為履行合同打好基礎建筑工程具有投資大、工期長(cháng)、結構復雜、受場(chǎng)內場(chǎng)外環(huán)境影響大，不可預見(jiàn)性因素多的特點(diǎn)。施工合同應盡量做到內容完整，條款說(shuō)盡，表聯(lián)明確、嚴密。為此，合同談判人員要在合法、依法、平等原則的基礎上，通過(guò)對工程信息的調研與反饋，制定出嚴密、周詳、可行的談判方案，不打無(wú)準備之仗。

　　5、認真履行合同，加強履約管理

　�。�1）履約管理的依據——合同分析。

　　合同分析是從執行的角度分析、補充、解釋合同，將合同目標和合同規定落實(shí)到合同實(shí)施的具體問(wèn)題上和具體事件上。

　　a、分析合同漏洞，解釋爭議內容。

　　工程施工的情況是千變萬(wàn)化的，再標準的合同也難免會(huì )有漏洞，找出漏洞并加以補充，此可減少合同雙方的爭執。另外合同雙方爭執的起因往往是對合同條款理解的不一致，分析條文的意思，就條文的理解達成一致，才能為索賠工作打開(kāi)通道。

　　b、分析合同風(fēng)險，制定風(fēng)險對策。

　　界定和確認工程項目所承擔的風(fēng)險是什么，風(fēng)險影響程度大小，才能找到對策和措施去控制風(fēng)險，規避風(fēng)險。

　　c、分解合同并落實(shí)合同責任。

　　主要是加強合同交底工作：項目經(jīng)理部對所有的合同均進(jìn)行全交底，以會(huì )議與書(shū)面相結合的形式向全體員工介紹各個(gè)合同的承包范圍、各方的責任與義務(wù)、合同的主要經(jīng)濟指標，合同存在的風(fēng)險，履約中應注意的問(wèn)題，將合同責任進(jìn)行分解，具體落實(shí)到職能部門(mén)與個(gè)人。同時(shí)，設置專(zhuān)職合同管理，對項目各部門(mén)的履約情況進(jìn)行管理、分析，協(xié)調各部門(mén)的聯(lián)系，這樣可加大合同管理應注意的問(wèn)題，將合同責任進(jìn)行分解，具體落實(shí)到職能部門(mén)與個(gè)人。同時(shí)，設置專(zhuān)職合同管理，對項目各部門(mén)的履約情況進(jìn)行管理、分析，協(xié)調各部門(mén)的聯(lián)系，這樣可加大合同管理力度，提高全員合同管理的意識。

　�。�2）履約管理的方式——合同控制。

　　合同控制指承包商的合同管理組織為保證合同所約定的各項義務(wù)的全面完成及各項權利的實(shí)現，以合同分析的成果為基準，對整個(gè)合同實(shí)施過(guò)程的全面監督、檢查、對比、引導及糾正的管理活動(dòng)。

　　合同的控制方法有主動(dòng)控制和被動(dòng)控制。主動(dòng)控制是預先分析目標偏離的可能性，擬訂和采取預防性措施，以保證目標得以實(shí)現。被動(dòng)控制是從計劃的實(shí)際中發(fā)現偏差，對偏差采取措施及時(shí)糾正的控制方式。

　　合同控制的首要內容是對合同實(shí)施情況追蹤，追蹤的對象如：

　　具體的合同事件：包括工程的質(zhì)量、工期、成本、分包商的工作：對分包商的工程缺陷提出意見(jiàn)，提出警告，責成他們改進(jìn)；

　　對業(yè)主和監理工程師的工作跟蹤：他們是否及時(shí)下連命令，做出答復，及時(shí)支付工程款項、追蹤工程的總體情況：如整體工程的秩序如何，已完工程是否通過(guò)驗收，有無(wú)大的工程事故，進(jìn)度是否出現拖期，計劃和實(shí)際成本有無(wú)大的偏差等。通過(guò)追蹤收集、整理，能反映出實(shí)際狀況的各種資料和數據，如進(jìn)度報表、質(zhì)量報告，成本和費用收支報表等，將這些信息與工程目標，如合同文件進(jìn)行對比分析，對偏差進(jìn)行處理，進(jìn)行調整，可以采取組織措施派遣得力的管理人員；可以采取技術(shù)措施，采取更有效的施工方案或新技術(shù)；可以采取經(jīng)濟措施對工作人員進(jìn)行經(jīng)濟激勵；最有效的措施是合同措施，如找出業(yè)主的責任，通過(guò)索賠降低自己的損失。如發(fā)現業(yè)主有意不支付工程款，發(fā)生合同虧損，要及早確定戰略，采取各種辦法，減少倉己的損失。

　�。�3）履約管理的重點(diǎn)——工程索賠管理。

　　施工企業(yè)中有句口頭語(yǔ)：“中標靠壓價(jià)，賺錢(qián)靠索賠”，可見(jiàn)在建筑市場(chǎng)競爭越來(lái)越激烈的當今索賠是十分重要的。在施工過(guò)程中，項目經(jīng)理部管理人員要認真研究合同條件，關(guān)注現場(chǎng)動(dòng)態(tài)，積極找尋索賠依據、計算出索賠費用，及時(shí)提出索賠，做好索賠的管理工作。在分包合同履行中，項目經(jīng)理部也應加強合同管理。積極進(jìn)行合同交底及合同履行的跟蹤管理工作，在施工過(guò)程中注意正確履行我方的責任，嚴格控制反索賠事件的發(fā)生。