記錄是為已完成的活動(dòng)或達到的結果提供客觀(guān)證據的文件，它是重要的信息資料，為證實(shí)可追溯性以及采取預防措施和糾正措施提供依據。安全評價(jià)機構所產(chǎn)生的記錄覆蓋于過(guò)程控制的各個(gè)環(huán)節。

記錄具有如下功能：

（1）是安全評價(jià)過(guò)程控制體系文件的組成部分，是安全評價(jià)職能活動(dòng)的反映和載體。

（2）是驗證評價(jià)過(guò)程控制體系運行結果是否達到預期目標的主要證據，具有可追溯性。記錄可以是書(shū)面形式，也可以是其他形式，如電子格式等。

（3）安全評價(jià)質(zhì)量管理記錄為采取預防和糾正措施提供了依據。

記錄的設計應與編制程序文件和作業(yè)文件同步進(jìn)行，應使記錄與程序文件和作業(yè)文件協(xié)調一致、接口清楚。

根據管理手冊和程序文件的要求，應對安全評價(jià)過(guò)程控制所需記錄進(jìn)行統一規劃，同時(shí)對表格的標記、編目、表式、表名、審批程序等做出統一規定。記錄可附在程序文件和作業(yè)文件的后面。將所有的記錄表格統一編號，匯編成冊發(fā)布執行。必要時(shí)，對某些較復雜的記錄表格要規定填寫(xiě)說(shuō)明。

記錄編制要求如下：

（1）應建立并保持有關(guān)評價(jià)過(guò)程控制記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管、收集和處理的文件化程序。

（2）記錄應在適宜的環(huán)境中貯存，以減少編制或損壞并防止丟失，且便于查詢(xún)。

（3）應明確記錄所采用的方式。

（4）按規定表格填寫(xiě)或輸入記錄，做到記錄內容準確、真實(shí)。

（5）應根據需要規定記錄的保存期限。一般應遵循的原則是，需要永久保存的記錄應整理成檔案，長(cháng)期保管。

（6）應規定對過(guò)期或作廢記錄的處理方法。

記錄的內容一般應包括以下幾個(gè)方面：

（1）記錄名稱(chēng)：簡(jiǎn)短反映記錄的對象；

（2）記錄編碼：編碼是每種記錄的識別標記，每種記錄只有一個(gè)編碼；

（3）記錄順序號：順序號是某種記錄中每張記錄的識別標記，如記錄為成冊票據，印有流水序號，可視為記錄順序號；

（4）記錄內容：按記錄對象要求，確定編寫(xiě)內容；

（5）記錄人員：記錄填寫(xiě)人、審批人等；

（6）記錄時(shí)間：按活動(dòng)時(shí)間填寫(xiě)，一般應寫(xiě)清年月日；

（7）記錄單位名稱(chēng)；

（8）保存期限和保存部門(mén)。