（一）行政籌備工作

行政籌備工作主要包括組織機構設立與收費許可手續的辦理，解決項目經(jīng)營(yíng)許可問(wèn)題，是項目能否合法開(kāi)業(yè)的前提條件。

（1）組織機構成立。主要內容有申請營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證，印章辦理，基本賬戶(hù)設立等，分別向工商部門(mén)、質(zhì)量監督部門(mén)、稅務(wù)機關(guān)、公安部門(mén)、銀行申報。

（2）收費許可。由于各地法規要求不同，收費許可通常通過(guò)報批和報備方式辦理。報批項目需向主管部門(mén)申報批準后方可收費。無(wú)論是報批還是報備，物業(yè)服務(wù)收費標準都應在經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所對外公示，做到明碼標價(jià)、亮證收費。

（3）機構設立和收費許可申報所需材料及流程可向當地主管部門(mén)或辦事窗口訊問(wèn)、索取，按其規定程序準備資料申報即可。

（二）人力資源籌備工作

人力資源籌備工作是所有工作開(kāi)展的基礎，也是項目能夠有效運轉的關(guān)鍵條件。人力資源定編是否能滿(mǎn)足項目運轉需要，人員能否及時(shí)保障到位，員工能力是否能勝任崗位要求，是人力資源籌備需重點(diǎn)考慮的內容。

1.物業(yè)管理處組織架構

物業(yè)管理處作為最基本的經(jīng)營(yíng)單元，應當配置相對完整的組織保障物業(yè)管理處的正常運作。通常物業(yè)管理處典型架構設置職能部門(mén)包括支持部門(mén)（綜合事務(wù)部）和專(zhuān)業(yè)服務(wù)部門(mén)（客服、工程、秩序、保潔、園藝）等職位。但實(shí)際設置組織時(shí)通常會(huì )依據客戶(hù)需求、委托合同約定、不同類(lèi)型物業(yè)特點(diǎn)等，首先確定服務(wù)內容／服務(wù)界面／服務(wù)時(shí)間，然后再確定組織架構。

2.人力資源定編

項目人力資源定編通常需考慮項目正常服務(wù)人員和集中入住裝修階段支援人員。人力資源定編計劃應明確分工、工作時(shí)間、工作區域、責任范圍、人員配置數量。

（1）項目正常運行人力資源配置計劃原則上應借鑒物業(yè)服務(wù)投標書(shū)的配置，并結合項目規模、交付進(jìn)度、設施設備配置情況、園林面積、出人口數量等實(shí)際需要進(jìn)行優(yōu)化，編制正常期人力資源配置計劃。

（2）由于入住手續辦理集中，業(yè)主裝修或喬遷工作量較大，為了保障項目在集中入住及裝修階段各項工作的正常開(kāi)展，物業(yè)管理處在集中入住裝修階段通常會(huì )考慮必要的支援人員，根據項目交付量及時(shí)間確定支援人員配置計劃。

（3）人員到位時(shí)間是人力資源配置計劃需重點(diǎn)考慮的要素。到位時(shí)間短，會(huì )影響籌備工作的推進(jìn)和前期工作的效果；到位時(shí)間長(cháng)會(huì )增加項目的經(jīng)營(yíng)成本。所以物業(yè)管理處需根據項目的復雜程度確定人員進(jìn)場(chǎng)時(shí)間（通常物業(yè)管理處管理類(lèi)／專(zhuān)業(yè)主管在項目人住時(shí)間前兩個(gè)月進(jìn)場(chǎng)，操作類(lèi)員工根據熟悉現場(chǎng)和掌握人住期間崗位須知所需的培訓時(shí)間進(jìn)場(chǎng)）。

3.招聘

人力資源的招聘或調撥需根據配置計劃確定的到位時(shí)間開(kāi)展，物業(yè)管理處團隊可以通過(guò)從企業(yè)其他項目調配或面向市場(chǎng)招聘方式組建，招聘渠道包括人才市場(chǎng)、招聘網(wǎng)站等，同時(shí)也可以通過(guò)勞務(wù)公司輸入人員；對于外包服務(wù)也應在合同中明確人員到位時(shí)間并跟進(jìn)，讓外包機構提前招聘，確保人員及時(shí)到位。

4.培訓

為了確保項目管理團隊熟悉前期運作籌備的工作內容、工作要求、關(guān)鍵時(shí)間節點(diǎn)等，物業(yè)管理處需組織對管理服務(wù)人員進(jìn)行必要的培訓。項目入住前培訓包括項目交底、人職崗前培訓和入住專(zhuān)項培訓。

為了讓管理服務(wù)團隊熟識項目，明確項目管理的關(guān)鍵要素，物業(yè)管理處可以通過(guò)召開(kāi)項目交底會(huì )，組織熟識項目人員（如參與投標人員）與財務(wù)管理部門(mén)對管理團隊進(jìn)行交底，包括：

（1）項目的基礎信息。包括：項目的基本概況、建設施工單位等相關(guān)單位背景、主要設施設備的配置情況、人力資源配置情況、周邊同質(zhì)項目（或競爭樓盤(pán)）的情況。

（2）項目前期物業(yè)服務(wù)委托合同的關(guān)鍵條款。包括：合同委托期限、合同續簽及中止條件；委托服務(wù)范圍、內容及服務(wù)標準；物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的監管及考核的要求；物業(yè)產(chǎn)權歸屬及權益分配（如車(chē)庫、會(huì )所等）的約定；經(jīng)營(yíng)管理方面的約定；違約責任、：其他關(guān)鍵性條款。熟悉商品房買(mǎi)賣(mài)合同中關(guān)于前期物業(yè)管理部分的有關(guān)業(yè)主權利義務(wù)重要條款的摘要。

（3）財務(wù)交底。包括：項目收費面積及收費要素（包括房產(chǎn)編號、房產(chǎn)建筑面積、收費面積、業(yè)主資料等）；物業(yè)服務(wù)費標準；停車(chē)場(chǎng)管理費、中央空調運行維護費、集中采暖費標準；代收代付費用（如水費）標準；對空置物業(yè)費、前期介入費、物資裝備費等費用的約定；對經(jīng)營(yíng)虧損補貼、利潤（權益）分成、管理酬金等方面的約定；與建設單位的費用結算時(shí)間、付款賬號等；對臨時(shí)用水用電費用的約定、水電過(guò)戶(hù)的約定；建設單位向業(yè)主贈送或減免（物業(yè)費、停車(chē)費）的情況；違約金、獎勵金的約定；費用收繳率的約定；其他費用（如專(zhuān)項維修工程費用）的約定；建設單位對報表格式、報表提交時(shí)間、審計要求等的約定；項目的承接預算、項目的經(jīng)營(yíng)盈虧結果。

（4）建設單位及其他相關(guān)單位的關(guān)鍵聯(lián)系人（負責人和聯(lián)系人等）。入職崗前培訓主要讓員工具備崗位工作能力，能夠勝任崗位要求；人住專(zhuān)項培訓主要是讓員工掌握集中人住裝修階段的事務(wù)處理能力，為業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)的人住服務(wù)體驗。