1.簽定項目合同時(shí)，在專(zhuān)用條款中對檔案提出明確要求。根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA／T28—2002），在施工合同中明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱(chēng)、內容、版本、套數、時(shí)間、費用、質(zhì)量要求及違約責任。為統一管理，要求在施工合同中項目檔案承包人，根據有關(guān)規定，負責施工竣工資料及竣工圖紙（含光盤(pán)）的整理。明確對未經(jīng)審查驗收或驗收未通過(guò)的工程檔案，不辦理項目移交、竣工驗收手續，不得進(jìn)行工作費用結算。明確監督單位對竣工文件和竣工圖的完整、準確、系統，應負有監督、檢查、審核、簽定以及向建設單位提交監督檔案的責任。在合同額中包含3％工程檔案質(zhì)量保證金，在檔案通過(guò)檔案機構驗收合格，建設單位接到檔案通知后，返還檔案質(zhì)量保證金。

2.以“統。領(lǐng)導，分級管理”的原則，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò )。為維護檔案的完整、準確和系統性，建設單位、各承包單位明確一位領(lǐng)導管理檔案工作，并建立與工程檔案任務(wù)艱巨相適應的管理機構，配備檔案管理人員，制定管理制度，建立檔案管理人員分級管理工作網(wǎng)絡(luò )，確定網(wǎng)絡(luò )成員名單。建設單位把項目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò )及網(wǎng)絡(luò )成員名單，以正式文件印發(fā)給各承包單位，統一管理建設項目的檔案。

3.建立監督檢查工作機制。定期、不定期檢查，有效監督。建設單位適時(shí)對各施工、監理檔案進(jìn)行檢查。監督檢查的主要內容是各承包單位形成的相應文件資料編制的規范性、及時(shí)性，數據的準確性和真實(shí)性，對涂改、仿造檔案，弄虛作假的行為進(jìn)行嚴肅處理，限期整改并通報至各參建單位。建設單位以項目合同和基建檔案管理制度為依據，及時(shí)督促各承包單位按合同的要求收集檔案資料。定期到建設工程現場(chǎng)檢查、監督、指導檔案工作，確保建設工程檔案從形成到移交全過(guò)程的質(zhì)量控制。經(jīng)常同承包單位交流，了解掌握檔案工作情況，做到心中有數。

4.制定培訓制度和持證上崗制度。針對施工、監理單位檔案管理人員流動(dòng)性大、兼職多、檔案管理知識不足的特點(diǎn)，建設單位每年制定培訓計劃，要求從事檔案工作的人員，必須參加市檔案局舉辦的檔案管理培訓班，考核合格，獲得上崗證后，才能從事檔案管理工作。由于水利工程施工單位存在工作任務(wù)重量、施工現場(chǎng)距市區較遠的困難，建設單位邀請檔案專(zhuān)業(yè)人員現場(chǎng)集中培訓講課。結合水利工程實(shí)際詳細講解檔案資料的收集、分類(lèi)、組卷、裝訂、歸檔、保管各個(gè)環(huán)節實(shí)際操作和應注意的事項，并現場(chǎng)解答問(wèn)題。充分與施工單位檔案人員交流互動(dòng)，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平得到進(jìn)一步提升。