在各類(lèi)管理體系和管理模式的實(shí)際運用中，有一句話(huà)廣為流傳：“寫(xiě)你想做的，做你所寫(xiě)的，記錄下來(lái)你所做的”，不難看出這三方面都包含了寫(xiě)和記的內容，那么在環(huán)境管理體系中如何發(fā)揮寫(xiě)和記的作用呢？在ISO14001標準中，涉及兩個(gè)專(zhuān)門(mén)的條款，即4.4.4環(huán)境管理體系文件和4.5.3記錄，它們便體現了環(huán)境管理體系的文件化。標準4.4.4環(huán)境管理體系文件條款是這樣闡述的：

　　組織應以書(shū)面或電子形式建立并保持下列信息：

　　a）對管理體系核心要素及其相互作用的描述；b）查詢(xún)相關(guān)文件的途徑概況地講就是將環(huán)境管理體系的各個(gè)方面包括環(huán)境方針、策劃、實(shí)施、檢查和糾正以及管理評審等17個(gè)要素形成文件，闡明其內在相互作用，形成一個(gè)文件的體系，并提供相關(guān)文件的路徑。

　　標準4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內容，我們這里討論的環(huán)境管理體系文件化主要涉及前者的內容。記錄為環(huán)境管理體系連續運行提供了證據。

　　環(huán)境管理體系的文件化使環(huán)境管理體系這一工具從無(wú)形到有形，它是建立和保持環(huán)境管理體系的一項重要基礎工作，也是組織達到預期的環(huán)境行為、評價(jià)和改善環(huán)境管理體系、實(shí)現預防污染和持續改進(jìn)必不可少的依據和見(jiàn)證，可以說(shuō)體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來(lái)，體系文件的質(zhì)量將會(huì )直接影響到體系實(shí)施的效果，而且文件化又為體系的運行和維護提供了見(jiàn)證和依據。

　　接下來(lái)我們就進(jìn)一步介紹一下環(huán)境管理體系文件的形式，結構和功能。

　　文件的形式包括書(shū)面和電子兩種形式，書(shū)面的形式較為多見(jiàn)，所謂“白紙黑字”，不受設施的限制。隨著(zhù)管理的進(jìn)步，越來(lái)越多的組織已逐步轉向無(wú)紙化辦公，在組織內部實(shí)行文件的網(wǎng)絡(luò )化管理，這樣可以節約大量的資源，且利于對文件的控制。

　　文件的結構是許多組織關(guān)注的問(wèn)題，ISO14001標準本身并未規定體系文件的結構是什么樣的，它應依據組織的規模和環(huán)境管理工作的復雜程度來(lái)定，在進(jìn)行文件編寫(xiě)的時(shí)候，首先就應確定體系文件的結構，即體系文件是如何設置的以及它們之間的層次和相互關(guān)系是怎樣的。

　　許多企業(yè)在建立環(huán)境管理體系之前已建立了質(zhì)量體系，那么將環(huán)境管理體系文件納入企業(yè)質(zhì)量體系或全面管理體系文件中，是不是可以呢？標準中并沒(méi)有反對我們這樣做，這樣也確實(shí)存在一定的優(yōu)點(diǎn)，可保持企業(yè)管理體系的完整性和結構化，保證文件管理的統一，確保職責的明確并減少重復，但我們也應該看到，環(huán)境管理體系是一個(gè)相對獨立的體系，在我國整體環(huán)境管理水平又比較低，為了便于管理、重點(diǎn)突出和方便內部和外部審核，我們建議大中型企業(yè)特別是在環(huán)境管理體系建立初期形成獨立的環(huán)境管理體系文件。

　　體系文件的結構可以參照ISO9000族的有關(guān)標準，將其分為手冊、程序文件、作業(yè)指導書(shū)和記錄四級。

　　組織可以依據其規模，管理職能設置以及環(huán)境管理工作的復雜程度來(lái)確定適合其的環(huán)境管理體系文件的結構。例如對于一個(gè)小型企業(yè)，職能設置相對簡(jiǎn)單，環(huán)境因素較少且環(huán)境管理工作復雜程度不高，即可根據需要將手冊和程序文件合并或將程序文件和作業(yè)指導書(shū)合并，這樣可以更加方便管理，而對于大型的企業(yè)集團，例如雖是集中一貫制管理，但部門(mén)龐大機構設置繁雜，或集團下設多個(gè)分公司并謀求統一認證，其環(huán)境管理體系文件可以設置多級結構，例如程序文件便可分為公司一級和部門(mén)一級，在這方面已通過(guò)認證的寶鋼集團、科龍集團、上海大眾汽車(chē)有限公司等均進(jìn)行了有益的探索和嘗試。環(huán)境管理體系文件結構化設置的每一層次均應發(fā)揮其各自的功能和作用。

　　環(huán)境管理手冊是用來(lái)闡明組織的環(huán)境方針，提供重大環(huán)境因素、目標指標方案、適用法律法規，明確環(huán)境管理組織機構與職責，簡(jiǎn)要描述17個(gè)體系要素和它們之間的相互關(guān)系，是組織環(huán)境管理體系的高度概況，為環(huán)境管理工作提供指南及綱領(lǐng)，使得體系保持相對穩定性。將其提供給中高層管理者可以明確體系概貌、各部門(mén)的職責及相互關(guān)系，以便統一分工及協(xié)調管理；將其用于內部審核或外部審核，可以使審核人員抓住體系的要旨和脈絡(luò )；手冊還為體系文件提供總體的指南及索引；部分企業(yè)也將手冊提供給相關(guān)方，向社會(huì )宣傳企業(yè)的環(huán)境管理工作及業(yè)績(jì)。

　　程序文件應包含環(huán)境管理體系中一個(gè)邏輯上相對獨立的內容，可以是環(huán)境管理體系的一個(gè)要素（如信息交流程序）或要素中的一個(gè)部分（如環(huán)境因素識別程序）或幾個(gè)環(huán)境管理體系要素相互關(guān)聯(lián)的一組活動(dòng)（如廢棄物管理程序），為其規定控制要點(diǎn)，使體系中該方面的活動(dòng)處于程序化、文件化的受控狀態(tài)，這就避免了由于缺乏文件化管理而造成的經(jīng)驗主義，偶然得失，使得要做的工作具體而明確，程序文件可以看作是企業(yè)內部強制執行的法規性文件，程序文件是手冊的支持性文件。作業(yè)指導書(shū)側重于對操作性崗位或某一局部活動(dòng)的規定，可以分為管理操作式和崗位工藝流程分解式，它是對程序文件的展開(kāi)、補充及細化，一個(gè)程序文件可以有若干個(gè)作業(yè)指導書(shū)來(lái)支持。

　　記錄為環(huán)境管理體系提供見(jiàn)證性和可追溯性。

　　以上各級文件應給出相應下級文件的路徑來(lái)，比如手冊應給出程序文件的路徑，程序文件應給出相應作業(yè)指導書(shū)的路徑，手冊、程序文件、作業(yè)指導書(shū)可以分別給出記錄的路徑。

　　環(huán)境管理體系的文件化在體系的建立、運行和保持中起著(zhù)舉足輕重的作用，這就要求組織在環(huán)境管理體系建立之初即對文件編寫(xiě)工作給予足夠的重視，體系運行和維護階段不斷完善文件以適應變化的條件并履行持續改進(jìn)的承諾，同時(shí)記錄下來(lái)體系實(shí)施和運行的重要信息，為環(huán)境管理體系的運行提供依據和見(jiàn)證。