眾所周知，公司的根本目標是追求利潤最大化。增加利潤的方法之一就是增加銷(xiāo)售額。假設某公司購進(jìn)50000元的原材料，加工成本為50000元，若銷(xiāo)售利潤為10000元，需實(shí)現銷(xiāo)售額110000元。如果將銷(xiāo)售利潤提高到15000元而利潤率不變，那么銷(xiāo)售額就需實(shí)現165000元。這意味著(zhù)公司的銷(xiāo)售能力必須提高50%，這是非常困難的。還有一種方法也可實(shí)現，假定加工成本不變，可以通過(guò)有效的采購管理使原材料只花費45000元，節余的5000元就直接轉化為利潤，從而在110000元的銷(xiāo)售額上把利潤提高到15000元。

　　上面的案例說(shuō)明了良好的采購將直接增加公司利潤和價(jià)值，有利于公司在市場(chǎng)競爭中贏(yíng)得優(yōu)勢。采購管理涉及內容繁雜，本文主要從制定采購計劃、采購過(guò)程管理、采購成本分析、采購安全和保密等方面對采購管理加以探討。

　　制定采購計劃

　　1、制造、采購分析

　　一般而言，在采購之前首先要做制造、采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時(shí)采購等。

　　在制造、采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進(jìn)行分析比較，并決定是否從單一的供應商或從多個(gè)供應商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)，或者不從外部采購而自行制造。

　　2、合同類(lèi)型的選擇

　　當決定需要采購時(shí)，合同類(lèi)型的選擇成為買(mǎi)賣(mài)雙方關(guān)注的焦點(diǎn)，因為不同的合同類(lèi)型決定了風(fēng)險在買(mǎi)方和賣(mài)方之間分配。買(mǎi)方的目標是把最大的實(shí)施風(fēng)險放在賣(mài)方，同時(shí)維護對項目經(jīng)濟、高效執行的獎勵；賣(mài)方的目標是把風(fēng)險降到最低，同時(shí)使利潤最大化。常見(jiàn)的合同可分為以下5種。不同合同類(lèi)型適用于不同的情形，買(mǎi)方可根據具體情況進(jìn)行選擇。一般來(lái)說(shuō)，其適用情況如下：

　　成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。

　　成本加固定費用（CPFF）合同：適合于研發(fā)項目。

　　成本加獎勵費（CPIF）合同：主要用于長(cháng)期的、硬件開(kāi)發(fā)和試驗要求多的合同。

　　固定價(jià)格加獎勵費用（FPI）合同：長(cháng)期的高價(jià)值合同。

　　固定總價(jià)（FFP）合同：買(mǎi)方易于控制總成本，風(fēng)險最��；賣(mài)方風(fēng)險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。

　　3、采購計劃編制

　　根據制造、采購分析的結果和所選擇的合同類(lèi)型編制采購計劃，說(shuō)明如何對采購過(guò)程進(jìn)行管理。具體包括：合同類(lèi)型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、制定評價(jià)標準等。

　　根據項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。

　　采購過(guò)程管理

　　1、詢(xún)價(jià)（Solicitation）

　　詢(xún)價(jià)就是從可能的賣(mài)方那里獲得誰(shuí)有資格完成工作的信息，該過(guò)程的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認（SourceQualification）。獲取信息的渠道有：招標公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應商目錄、約定專(zhuān)家擬定可能的供應商名單等。通過(guò)詢(xún)價(jià)獲得供應商的投標建議書(shū)。

　　2、供方選擇（SourceSelection）

　　這個(gè)階段根據既定的評價(jià)標準選擇一個(gè)承包商。評價(jià)方法有以下幾種：

　　合同談判：雙方澄清見(jiàn)解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”。

　　加權方法：把定性數據量化，將人的偏見(jiàn)影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。

　　篩選方法：為一個(gè)或多個(gè)評價(jià)標準確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。

　　獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣(mài)方的建議比較的參考點(diǎn)。

　　一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后，經(jīng)談判，買(mǎi)賣(mài)雙方簽訂合同。

　　3、合同管理

　　合同管理是確保買(mǎi)賣(mài)雙方履行合同要求的過(guò)程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調。

　　1）授權承包商在適當的時(shí)間進(jìn)行工作。

　　2）監控承包商成本、進(jìn)度計劃和技術(shù)績(jì)效。

　　3）檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。

　　4）變更控制，以保證變更能得到適當的批準，并保證所有應該知情的人員獲知變更。

　　5）根據合同條款，建立賣(mài)方執行進(jìn)度和費用支付的聯(lián)系。

　　6）采購審計。

　　7）正式驗收和合同歸檔。

　　采購成本分析

　　本文開(kāi)始的案例揭示了將采購成本降到最低對公司利潤的增長(cháng)的重要性，但更重要的是，應該考慮項目生命周期內的最低整體采購成本。在實(shí)際采購工作中，很多招標單位通常只關(guān)注承包方的投標報價(jià)，而忽視了招標成本、建設成本和所有權損耗成本等項目整體采購成本。

　　1、招標成本

　　首先要考慮發(fā)出招標要約前的行為，招標方需要確定目標、調查主題、編寫(xiě)需求建議書(shū)（RFP）、考察和認同供應商、獲取內部的授權、尋求預算支持等，然后發(fā)出要約。該過(guò)程可能需要整個(gè)合同價(jià)的2%到5%.

　　然后，競標者需要對招標方的招標文件制定其投標建議書(shū)，費時(shí)又費錢(qián)，每個(gè)競標者在競標說(shuō)明上都要花費合同價(jià)的約1%到6.7%的成本。如果有五個(gè)競標者，該成本將達到合同價(jià)的5%到30%.表面上看來(lái)，這筆款項由競標者承擔；但是，從長(cháng)遠看是由招標方承擔。因為競標者總把競標成本直接加在每次競標的項目上。

　　評標程序開(kāi)始后，招標方需做包括開(kāi)標、評標、定標、談判、批準等事項。這個(gè)總成本可能占合同價(jià)的2%到5%.如果因為某種原因必須重新招標時(shí)，這部分成本將大幅增加。

　　因此，對于一般行業(yè)來(lái)說(shuō)，競標的總成本可能占到合同價(jià)的10%到50%.無(wú)論招標方處于何種行業(yè)，降低招標成本都是一種責任。

　　2、建設成本

　　建設成本是投標報價(jià)的主要依據，往往是買(mǎi)賣(mài)雙方關(guān)注的重點(diǎn)。一般包括如下幾個(gè)方面：

　　前期準備、正式建設費用等、與其它系統的集成、授權、交付和保險、相關(guān)手冊、對員工和管理者的培訓等。

　　賣(mài)雙方關(guān)注的重點(diǎn)。一般包括如下幾個(gè)方面：前期準備、正式建設費用等、與其它系統的集成、授權、交付和保險、相關(guān)手冊、對員工和管理者的培訓等。

　　3、所有權損耗成本所有權損耗成本指長(cháng)期損耗成本，包括項目運營(yíng)成本和處置成本。項目運營(yíng)成本可能會(huì )持續多年，并且可能是前期費用的許多倍；在設備瀕于報廢之時(shí)還需考慮其銷(xiāo)毀或處理的處置成本。

　　綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀(guān)點(diǎn)看待實(shí)際采購價(jià)，幫助買(mǎi)方選擇最好的方案。

　　采購安全和保密

　　采購過(guò)程中的“黃金規則”是要絕對保密，不讓任何不應外傳的信息從機構中泄密，不要和不應該知道此事的陌生人交談，當對方是機構中的成員時(shí)可能會(huì )很難，但知道的人越少越不會(huì )有漏洞。

　　妥善安置相關(guān)文件和計算機內的材料，不用時(shí)（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要將評估的表格展開(kāi)放在桌子上，以免被看見(jiàn)，及時(shí)銷(xiāo)毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現它們。