關(guān)鍵詞一：原則

　　關(guān)鍵動(dòng)作：

　　1.思想重視

　　2.按高中低檔上報

　　3.分門(mén)別類(lèi)算清投資回報率，包括硬性和軟性

　　4.不輕易許諾

　　大部分CIO都是技術(shù)練家子出身，如果讓他們選擇是做一年的技術(shù)規劃還是財務(wù)規劃，他們一定會(huì )毫無(wú)疑問(wèn)地選擇前者，但是CIO們必須充分認識到IT預算的重要性。過(guò)去一年的市場(chǎng)調查顯示，許多CIO發(fā)現他們的信譽(yù)正在降低。

　　如果CIO不能做一個(gè)好的財務(wù)規劃，不能證明技術(shù)對公司是有價(jià)值的，他將在董事會(huì )失去一席之地。但反過(guò)來(lái)，他終于會(huì )有一個(gè)好機會(huì )—成功地建立一項有完善的業(yè)務(wù)計劃支持和可證明收益的項目，提高CIO的地位，為職業(yè)生涯推波助瀾。

　　IT預算表為什么重要？是因為上面清晰呈現了企業(yè)全年各IT項目的詳細資金預算和實(shí)施計劃，使CEO能夠清楚地掌握信息化建設所投入的各項費用及時(shí)間表。CIO可以利用這張財務(wù)化的工作表來(lái)保證IT投入、項目建設能夠有效執行，并對項目投資和進(jìn)度進(jìn)行有效的監控。此外，CIO還可以運用這張表在項目實(shí)施中期對項目進(jìn)行調整、在項目結束后進(jìn)行收益評估等。

　　任何一個(gè)企業(yè)都是以獲取利潤為目標，那CIO必須拿出可靠的報表告訴老板，IT的投資回報率非�？捎^(guān)才有望順利拿到預算。而投資回報率怎么計算呢？首先要分類(lèi)。把近期要做的事情畫(huà)一張表，將近期可能進(jìn)行的項目分類(lèi)，比如說(shuō)必須進(jìn)行的項目、高回報率的大項目、錦上添花的項目等。然后在分類(lèi)的基礎上進(jìn)行組合管理，深入挖掘可預期的收益。

　　幾個(gè)組合下來(lái)，就會(huì )有不同的方案出現，呈現給CEO既有據可依，又有高中低幾個(gè)檔次供選擇，通過(guò)的可能性比較大，相對也會(huì )有回還的余地。例如廣東移動(dòng)在做年度預算時(shí)，各市公司一般都會(huì )做高、中、低三個(gè)預算方案，而數據表明省公司一般會(huì )取中方案。

　　此外，對于那種已制定3~5年的長(cháng)期計劃的IT部門(mén)，可以考慮以實(shí)施的狀況調整年度投資回報率。

　　當然，投資回報率的計算不是那么想當然，有時(shí)候甚至會(huì )有風(fēng)險，CIO不要輕易許諾。例如，美國著(zhù)名的基金管理企業(yè)Fidelity在成功上線(xiàn)了一套新的網(wǎng)上訂單系統后發(fā)現只有12%的客戶(hù)使用，而許諾的比率是80%—這就是IT小組忽略了對顧客和企業(yè)內部員工的培訓，就輕易在討論收益的業(yè)務(wù)計劃部分簽字的后果。這句盛行的對CIO的告誡非常中肯且一針見(jiàn)血。

　　制定一份既容易通過(guò)又含金量高的IT年度預算是一門(mén)科學(xué)，更是一門(mén)藝術(shù)。一旦掌握了其中的一些竅門(mén)，一定會(huì )讓CIO感到其樂(lè )無(wú)窮。

　　關(guān)鍵詞二：結構

　　關(guān)鍵動(dòng)作：

　　1.研究企業(yè)所處狀況

　　2.細分

　　3.重視培訓

　　IT預算大盤(pán)子定下來(lái)，作為CIO，為了達到預期目標，如何將IT預算進(jìn)行細分，怎樣細分才最合理？

　　一般而言，IT預算包括兩方面的內容：一是運行原有信息化系統需要的日�；�礎費用，另一個(gè)是計劃上線(xiàn)新的應用軟件及基礎設施升級的費用。對于信息化建設較為成熟的用戶(hù)來(lái)說(shuō)，大部分IT預算是用于日常維護，經(jīng)常占到了總額的80~90%.相對比較少的一部分資金用于新的投資或者初始化投資。

　　不過(guò)，這也不是絕對的。比如，對于大部分中小企業(yè)，信息化基礎較弱，他們的IT預算有很大一部分用于新系統上線(xiàn)和人員的培訓。另外，很多大型企業(yè)正面臨提升商務(wù)性能，例如建立SCM和CRM系統，以大大提高他們供應鏈反應能力或改變客戶(hù)體驗等，而上線(xiàn)這些系統需要建立大型的數據庫和存儲設備等，因此，上線(xiàn)新系統可能在某時(shí)間段內的投入也會(huì )非常大。

　　無(wú)論是日常費用，還是上線(xiàn)新應用的費用，事實(shí)上，再把IT預算從費用類(lèi)別進(jìn)行細分，不外乎軟件、硬件、安全、咨詢(xún)、維護和培訓等六大類(lèi)，而每部分所占的比例與公司所處的行業(yè)類(lèi)別及信息化所處階段有關(guān)。對于銀行、政府等行業(yè)來(lái)說(shuō)，在信息安全上的投資非常大，而且呈現越來(lái)越大的趨勢。

　　對于大型企業(yè)和即將走入國際化舞臺的跨國企業(yè)來(lái)說(shuō)，找一家國外知名咨詢(xún)公司認真分析企業(yè)戰略，結合國內外競爭對信息化項目做好前期咨詢(xún)是項目成功的一半。對于電力等穩定性和安全性要求大的企業(yè)，維護成本占的比例最大。

　　特別一提的是培訓費用。目前來(lái)看，培訓費用是一項容易被低估的項目。一般來(lái)說(shuō)稍有IT項目實(shí)施經(jīng)驗的人都不會(huì )完全忽視培訓費用，但往往會(huì )低估培訓費用。培訓費用之所以高是因為信息化并不只是買(mǎi)些硬件、上套軟件系統那樣簡(jiǎn)單。事實(shí)上，除了學(xué)習軟件操作外，幾乎每個(gè)員工都必須學(xué)一套全新的流程，同時(shí)要求管理上配合做許多改變。

　　因此，要對各部門(mén)參與人員進(jìn)行信息化知識培訓，使大家對未來(lái)信息化的系統功能和預期可能達到的效果形成共識。這種改變所需的費用必須包含在培訓費用預算之內。

　　2006年初，通過(guò)翻看每年的IT預算，許多用戶(hù)驚喜發(fā)現這些年在IT支出上的變化：3年前，硬件投資遠遠超過(guò)軟件，現在兩者投入幾乎持平，且在軟件投資中維護的成本正在逐年遞增。這是IT建設從起步階段邁向成熟階段的標志。

　　如何進(jìn)行軟件、硬件、安全、咨詢(xún)、維護和培訓等不同項目的預算配比，需要依不同企業(yè)而異。對CIO而言，做IT預算的原則或核心挑戰在于如何有效制定IT年度計劃。IT年度計劃是IT預算的基礎，而業(yè)務(wù)需求則是IT年度計劃的根本所在。IT預算一般要在業(yè)務(wù)部門(mén)都報完預算后做出，因為這樣才能很明確地知道哪些業(yè)務(wù)需要IT技術(shù)的支撐。

　　IT預算的基礎，而業(yè)務(wù)需求則是IT年度計劃的根本所在。IT預算一般要在業(yè)務(wù)部門(mén)都報完預算后做出，因為這樣才能很明確地知道哪些業(yè)務(wù)需要IT技術(shù)的支撐。

　　在制定預算之前，CIO要與業(yè)務(wù)部門(mén)有效溝通，從而正確制定出滿(mǎn)足企業(yè)業(yè)務(wù)

　　務(wù)、管理發(fā)展的IT規劃。雖然企業(yè)IT建設難免會(huì )有臨時(shí)性變化，但相對而言，大方向是不變的，因此企業(yè)在做每年IT預算的同時(shí)，應該對中期IT規劃有所考慮和準備，這樣工作才能擺脫就事論事的局限。

　　當然，如果企業(yè)已經(jīng)有一份成熟的IT總體規劃，這對于CIO把握IT投資重點(diǎn)、制定科學(xué)細致的IT預算更為有利。由此可見(jiàn)，為了盡可能地將IT規劃做準確，CIO必須把握兩方面的脈搏：一是IT技術(shù)的發(fā)展趨勢，二是企業(yè)的戰略方向。

　　關(guān)鍵詞三：考慮因素

　　關(guān)鍵動(dòng)作：

　　1.關(guān)注財務(wù)技巧

　　2.考慮設備租賃

　　3.人員成本、管理費用攤銷(xiāo)到業(yè)務(wù)部門(mén)

　　盤(pán)算好了軟硬件等部分的預算之后，CIO就該考慮攤銷(xiāo)方式、人員成本分配、計成本或費用的差別等因素對預算的影響。一些CIO可能認為，這些是財務(wù)技巧，只不過(guò)是數字游戲，無(wú)關(guān)緊要�？墒�，這些直接影響到預算的最終結果，關(guān)系著(zhù)預算能否通過(guò)。為了讓CIO有一個(gè)感性的認識，先來(lái)看一個(gè)攤銷(xiāo)影響預算的例子。

　　A公司計劃2007年擴大規模，人員增加1000名。據此，CIO需要購買(mǎi)計算機1000臺，每臺4000元，預算400萬(wàn)元。對于此項預算，甲乙丙三個(gè)CIO有三種不同的預算方法。

　　甲：購買(mǎi)計算機1000臺，預算400萬(wàn)元。

　　乙：購買(mǎi)計算機1000臺，需支出400萬(wàn)元，分三年攤銷(xiāo)，2007預算年度攤銷(xiāo)133萬(wàn)元。

　　丙：購買(mǎi)計算機1000臺，需支出400萬(wàn)元，分五年攤銷(xiāo)，2007預算年度攤銷(xiāo)80萬(wàn)元。

　　同樣的一項業(yè)務(wù)，為什么預算結果差別這么大呢？甲CIO計算的其實(shí)是本年度的支出，并不是本年度的費用。計算機屬于固定資產(chǎn)，不會(huì )只用一年，所以應該將購買(mǎi)計算機支出按照使用年限分攤到各年度。那么，乙丙為什么按照不同的年限來(lái)分攤？原來(lái)，我國稅法和會(huì )計制度對計算機等硬件的攤銷(xiāo)有不同的規定。

　　稅法的原則是保護國家稅收，規定固定資產(chǎn)攤銷(xiāo)年限是5年。而會(huì )計制度認為，計算機類(lèi)產(chǎn)品更新?lián)Q代很快，如果按照一般固定資產(chǎn)攤銷(xiāo)的方法計算，則不能反映真實(shí)情況。出于保護投資人利益的原則，會(huì )計制度減少了計算機類(lèi)產(chǎn)品的攤銷(xiāo)年限。

　　在全面預算日益盛行的今天，CIO在預算中考慮使用年限，不僅使預算更符合控制預算的要求，還是高層科學(xué)評估預算年度收支狀況的需要。不僅計算機等硬件需要考慮攤銷(xiāo)年限，使用年限比較長(cháng)的軟件也需要考慮攤銷(xiāo)年限。按照目前的規定，單獨購買(mǎi)的軟件可以作為無(wú)形資產(chǎn)入賬，攤銷(xiāo)年限更長(cháng)，應計入預算年度的費用則更低。

　　某些企業(yè)可能并不認可這一套方法。攤銷(xiāo)并沒(méi)有減少預算年度的實(shí)際支出，而現金流肯定是CEO考慮的首要因素，減少預算年度現金支出正是CEO對CIO的具體要求。對此，CIO應該拋棄用東西就去買(mǎi)這種傳統觀(guān)念，嘗試租賃等靈活的方式。通過(guò)租賃，CIO不僅可以減少預算年度的實(shí)際支出，還可以在變化來(lái)臨時(shí)有更靈活的應對措施。

　　這年頭，除了變化一切都在變。年初CEO還意氣風(fēng)發(fā)地宣布擴張的宏圖大志，好景不到半年，裁員的秘密計劃就在悄然實(shí)施了。如果恰好采用了租賃方式，CIO就不會(huì )為倉庫堆滿(mǎn)了被裁員工的電腦而嘆息。

　　在預算時(shí)，除了考慮攤銷(xiāo)年限的影響之外，CIO還需要考慮人員和服務(wù)費用的分配。盡管CIO經(jīng)常與手下稱(chēng)兄道弟，但在做預算時(shí)卻沒(méi)必要把他們都當作自己人。CIO負責的信息中心很大一部分工作是電腦維護等，這些人員的工資、辦公費用也就應該算到相應的業(yè)務(wù)部門(mén)名下，而不是信息中心獨包獨攬。

　　機械工業(yè)出版社網(wǎng)絡(luò )信息中心主任趙少平介紹，該出版社每年度的預算包括三個(gè)主要部分：平臺搭建、網(wǎng)站建設和日常維護。他說(shuō)，日常維護費用是按照電腦終端使用數量來(lái)計算，各業(yè)務(wù)部門(mén)承擔該部門(mén)的費用。

　　CIO能采用哪些措施，不僅根據企業(yè)預算年度的業(yè)務(wù)情況，還要看企業(yè)對預算的規定。當然，如果CIO足夠幸運，碰上了一個(gè)大方的CEO，大筆一揮就將CIO的1000萬(wàn)元預算改成了2000萬(wàn)元。那么，CIO就沒(méi)必要考慮這么多，只用盤(pán)算怎么花掉這么多錢(qián)就可以了。只是這種好事已經(jīng)鮮有聽(tīng)聞了。

　　臨門(mén)一腳很關(guān)鍵

　　在內容與形式面前到底選擇什么，這個(gè)問(wèn)題好像早就不用討論了。很多人看不上咨詢(xún)顧問(wèn)，認為他們就憑一張嘴和漂亮的PPT，動(dòng)輒從用戶(hù)那拿走上百萬(wàn)的顧問(wèn)咨詢(xún)費。但實(shí)際上，咨詢(xún)顧問(wèn)自然有他們的優(yōu)勢：起碼漂亮的PPT能讓用戶(hù)耳目一新，流利的談吐和說(shuō)話(huà)技巧能順利表達他們的想法，讓用戶(hù)明白、理解甚至是贊同�？梢哉f(shuō)，前期的準備最后能不能成功，臨門(mén)一腳也很關(guān)鍵。

　　CIO也得有這個(gè)本事。不要以為自己拿出來(lái)的預算是璀璨的鉆石，就不管包裝鉆石的盒子有多普通；不要以為預算內涵豐富，就不顧及最后的表達方式。誠然，CIO在編制IT預算時(shí)下足了功夫，幾經(jīng)考驗并多方征求意見(jiàn)，但是最終要面對的是對IT一無(wú)所知的CEO.這些CEO們看不懂CIO的數字，也看不懂上面列的各種項目分配和技術(shù)指標，他們需要的是CIO用能聽(tīng)懂的語(yǔ)言溝通，良好的語(yǔ)言表達能力、整齊干凈的報表、漂亮的PPT，是幫助他們理解預算的捷徑，甚至是直接關(guān)系到預算是否通過(guò)的重要因素。

　　其實(shí)，臨門(mén)一腳還有另外一層含義。固然，在IT建設方面，CIO堪稱(chēng)專(zhuān)家，但是在企業(yè)管理方面，CEO還是略高一籌。利用臨門(mén)一腳的發(fā)揮，預算報表得到CEO的理解，CEO就有了站在企業(yè)管理高度審視預算并提出合理化建議的機會(huì )。這對于CIO來(lái)說(shuō)，也是一個(gè)提升。