當今,以網(wǎng)絡(luò )為中心的信息技術(shù)革命給全球帶來(lái)深刻的影響和變革，也給企業(yè)帶來(lái)難得的機遇和挑戰。信息網(wǎng)絡(luò )的構建對企業(yè)內部各個(gè)部門(mén)的工作方法及業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生深遠的影響和變革。在信息化條件下，企業(yè)究竟如何構建成本控制子系統？本文從信息化前提出發(fā)，具體說(shuō)明信息化條件下企業(yè)成本控制系統的構建思路，介紹信息化條件下的企業(yè)成本控制方法，并提出信息化條件下企業(yè)成本控制系統評價(jià)的評價(jià)標準。

　　一、信息化及企業(yè)信息化

　　所謂“信息”，一般認為是具有新內容、新知識的消息（如：書(shū)信、指令、情報等），它與數據既有聯(lián)系，又有區別。數據是對情況的記錄，它不但包括數值數據，而且包括非數值數據（如數據化的聲音、符號、圖像、表格、文字等），數據經(jīng)過(guò)加工處理，變成對組織的管理、決策等具有參考價(jià)值的資料時(shí)，就是信息。信息具有準確性、及時(shí)性、完整性三個(gè)特性。

　　隨著(zhù)計算機的發(fā)明及更新?lián)Q代，以0和1為基礎的電子信息技術(shù)得到廣泛的應用，信息化從而被認為是以數據環(huán)境建設為基礎，以計算機為手段，以通信網(wǎng)絡(luò )為傳輸媒介，以解決各類(lèi)應用問(wèn)題為對象，最終實(shí)現現代化的過(guò)程。

　　作為社會(huì )信息化的主角和組成部分，企業(yè)信息化是指企業(yè)在供、產(chǎn)、銷(xiāo)各個(gè)環(huán)節及各個(gè)部門(mén)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，應用現代信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、自動(dòng)控制技術(shù)等先進(jìn)手段，對企業(yè)進(jìn)行全方位，多角度，高效和安全的改造，通過(guò)信息資源的深刻開(kāi)發(fā)和信息技術(shù)的有效利用來(lái)提高企業(yè)的開(kāi)發(fā)、設計、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、售后服務(wù)等環(huán)節以及企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、決策等方面的工作效率和水平，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和競爭力的過(guò)程。企業(yè)信息化一般通過(guò)構建企業(yè)內部局域網(wǎng)，接入Internet，各部門(mén)應用一系列功能軟件構建數據庫，并及時(shí)、準確、完整的發(fā)布部門(mén)信息;在權限允許范圍內各部門(mén)還可以瀏覽使用部門(mén)外的信息，實(shí)現企業(yè)內部溝通與反饋。

　　信息化使企業(yè)在兩方面受到根本改造。一方面，信息化建立了企業(yè)和市場(chǎng)之間的橋梁，企業(yè)可快速、準確的了解市場(chǎng)動(dòng)向和顧客需求，從而使工業(yè)化的大規模生產(chǎn)和推銷(xiāo)被靈活的信息服務(wù)所取代；另一方面，信息技術(shù)由過(guò)去的大型主機統一為信息生成、處理、發(fā)布及傳真為主要角色，使眾多的PC機組成的網(wǎng)絡(luò )能高效的運轉。

　　由于本文所要闡述的是成本控制這一企業(yè)內部管理方面，故以下闡述著(zhù)重于上述兩方面的后者，即：企業(yè)利用現代信息技術(shù)和通信技術(shù)，構建內部網(wǎng)絡(luò )，把內部各部門(mén)和企業(yè)供、產(chǎn)、銷(xiāo)各個(gè)環(huán)節連接起來(lái)；各部門(mén)和環(huán)節及時(shí)搜集、整理、加工、生成、儲存部門(mén)信息，并準確、及時(shí)的在網(wǎng)上發(fā)布和提示，實(shí)現企業(yè)內部各部門(mén)及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各環(huán)節所需信息的暢通無(wú)阻，從而從根本上消除由于信息傳遞滯后所造成的企業(yè)反應遲鈍，不能因時(shí)因勢的改變生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等方面的模式和難以靈活的應對市場(chǎng)風(fēng)云變幻等方面狀況。

　　二、信息化條件下的企業(yè)成本控制系統

　　傳統的認為,企業(yè)的利潤主要取決于銷(xiāo)售的數量與價(jià)格,而對成本的節約則往往不太重視。隨著(zhù)買(mǎi)方市場(chǎng)的形成，這種銷(xiāo)售導向型的經(jīng)營(yíng)方略開(kāi)始尋求成本節約的支持，即以低成本推動(dòng)銷(xiāo)售，為銷(xiāo)售提供堅強的后盾。

　　一提到成本控制，實(shí)現成本節約，人們就會(huì )想到降低采購成本，實(shí)現面向制造和銷(xiāo)售的設計，新工藝在生產(chǎn)中的應用，精簡(jiǎn)機構，裁汰冗員，縮減管理費用等種種措施而很少從戰略的系統的系角度考慮問(wèn)題，運用現代信息技術(shù)實(shí)現系統成本集成分析，從量、價(jià)、時(shí)、空全方面的考慮成本構成，從時(shí)間、空間縮減的角度降低成本。

　　信息化條件下，企業(yè)運營(yíng)的成熟模式經(jīng)現代信息技術(shù)改造變得程序化，模塊化，這就實(shí)現了企業(yè)所需信息的格式化、標準化和信息內容傳遞的快捷化，企業(yè)的成本控制系統在信息化平臺上從而也實(shí)現了成本構成的明晰化（在信息化平臺上，企業(yè)諸如材料成本，采購成本、勞動(dòng)力成本、各種稅費都有固定的核算模式和核算方法，另外還有固定的格式）和成本核算、控制的及時(shí)化。企業(yè)成本核算部門(mén)可根據趨于實(shí)時(shí)化的核算結果分析成本波動(dòng)原因，并準確、及時(shí)、有效的傳遞給決策部門(mén)，以供決策部門(mén)制定相應的決策，有效的消減企業(yè)成本。此外，信息技術(shù)的應用摒棄了傳統成本核算中一些繁雜的手工勞動(dòng)，提高了諸如成本控制中心等部門(mén)的工作效率，也突破了空間限制，消除由于空間隔閡造成的溝通阻礙造成的無(wú)形成本，這就為企業(yè)迅速決策、制定切實(shí)可行的實(shí)施方案,真正實(shí)現從源頭控制成本，從整體上降低企業(yè)運營(yíng)成本。

　　作為企業(yè)信息系統的一個(gè)子系統，成本控制系統一方面繼承了企業(yè)信息系統全部信息技術(shù)、硬件設施，另一方面卻須配備一批即懂信息技術(shù)又懂管理科學(xué)，具有戰略遠見(jiàn)能從全局角度考慮問(wèn)題的復合型人才來(lái)充當成本控制人員。這些人員匯總成本核算部門(mén)核算結果，從企業(yè)戰略成本節約的角度考慮企業(yè)運營(yíng)各節點(diǎn)成本的合理性，比較各種方案，選出最優(yōu)方案。

　　企業(yè)的成本控制人員統一隸屬于企業(yè)成本控制部門(mén)（可稱(chēng)為“成本控制中心”），其工作結果僅對成本控制中心負責。企業(yè)成本控制中心作為企業(yè)的一個(gè)職能部門(mén)，其工作結果只對決策部門(mén)負責，其活動(dòng)僅聽(tīng)取其它部門(mén)的建議而不應受其干擾，其組織人員工作過(guò)程和場(chǎng)所則貫穿于企業(yè)運營(yíng)的各部門(mén)、各環(huán)節。

　　系統必有其輸入與輸出，企業(yè)成本控制子系統也不例外，這主要體現在成本控制系統構建和運行過(guò)程之中。

　　三、信息化條件下企業(yè)成本控制系統的構建

　　一般來(lái)說(shuō)，數據環(huán)境建設是企業(yè)信息化過(guò)程的開(kāi)端。企業(yè)通過(guò)建立數據庫，最終實(shí)現數據庫共享，在權限范圍內，各部門(mén)可以及時(shí)得到所需的信息。共享數據庫只重結果（數據）不重過(guò)程，最終的數據是信息使用者唯一的標的物。然而，數據的準確性、及時(shí)性、完整性往往取決于數據庫的構建過(guò)程。信息化條件企業(yè)成本控制系統的形成也離不開(kāi)數據庫構建這一開(kāi)端。

　　作為企業(yè)信息系統的一個(gè)子系統，成本控制系統是從原始會(huì )計憑證及其它的原始資料出發(fā)，經(jīng)過(guò)搜集、整理、加工、生成部門(mén)信息，并提供給企業(yè)中財務(wù)、會(huì )計、物流、生產(chǎn)管理、銷(xiāo)售等相關(guān)部門(mén)，以供進(jìn)行財務(wù)核算，資金籌集，生產(chǎn)安排，成本控制等方面工作參考使用，并從信息使用部門(mén)的反饋中總結改進(jìn)這一系統。本文所要說(shuō)明的企業(yè)成本控制子系統是指企業(yè)在已經(jīng)構建信息系統的硬件設備及裝載應用軟件基礎上，單從企業(yè)流程構造角度出發(fā)的信息系統，因而較少涉及信息技術(shù)問(wèn)題。為說(shuō)明如何具體的構建這已開(kāi)放系統，我們從圖-1可略窺一斑。

　　從圖—1中可以看出，成本數據庫的構建僅限于圖中左邊部分。我們只要羅列企業(yè)各種成本，就可勾勒出成本的輪廓。然而，資金對于企業(yè)的重要性決定了構建企業(yè)成本數據庫并非簡(jiǎn)單的圖表羅列，而是一項復雜的系統工程。

　　圖—1中各項成本均使用灰色背景，是為說(shuō)明如何具體建立成本數據庫。我們且稱(chēng)這些有灰色背景的成本為“黑箱”。成本數據庫的建立需要一個(gè)前期工作，那就是要打開(kāi)這樣一個(gè)個(gè)“黑箱”，使其中的每一項具體成本“得見(jiàn)天日”。而這是成本控制過(guò)程中最基礎最困難的階段。

　　要打開(kāi) 成本“黑箱”須從成本的淵源開(kāi)始。為說(shuō)明如何打開(kāi)成本“黑箱”，這里以 “勞動(dòng)力成本”“黑箱”的開(kāi)啟為例。勞動(dòng)力成本可細分為“工資+培訓費用+其它費用”。然而，構建成本信息庫過(guò)程不僅包括找出成本構成，而且還包含對成本產(chǎn)生方案的比較。勞動(dòng)力成本的核算只要明確勞動(dòng)力成本構成并對其進(jìn)行具體計算，然后匯總即可達到目的。勞動(dòng)力成本核算在企業(yè)信息化條件下可借助于企業(yè)信息化軟件中的一些功能模塊來(lái)完成，因而只要完成成本細分，接下來(lái)主要是輸機入賬即可。而在勞動(dòng)力成本方案選用方面，最基本的有兩套方案，一是企業(yè)雇傭長(cháng)期工人，另一方案是雇傭臨時(shí)工。企業(yè)是追求利潤的實(shí)體，兩套方案的選用當然以利潤及效益為標準。究竟選用哪一套方案需要分析企業(yè)生產(chǎn)的性質(zhì)及特點(diǎn)。

　　選用前一種方案，必須考慮到企業(yè)在生產(chǎn)淡季需要負擔長(cháng)期工的工資及由于雇傭長(cháng)期工而引起的其它費用。選用后一種方案則要考慮企業(yè)引進(jìn)新員工所必需的招聘費用、培訓費用以及企業(yè)可能由于市場(chǎng)需求突然上升而招不到新員工而帶來(lái)的損失。綜合比較兩套方案要求用數據說(shuō)話(huà)，因而需要具體結果。信息化條件下，使用決策子系統中的一系列軟件，輸入具體數據即可產(chǎn)生相應結果，選出最優(yōu)方案。

　　在這里“黑箱”的開(kāi)啟需要配備專(zhuān)門(mén)的人員，我們且稱(chēng)之為“黑箱”開(kāi)啟人員。黑箱”開(kāi)啟人員扮演的角色不僅僅是事實(shí)提供者,即他們要在詳實(shí)的描述并反映各種成本及方案具體情況的基礎上，還需提供詳實(shí)的部門(mén)信息給信息需要者,并提供給使用者一些具有參考價(jià)值的信息使用方法。這就要求“黑箱”開(kāi)啟人員具有管理,情報,信息應用, 計算機應用等方面的知識,并能從供應鏈的角度理解其在整個(gè)企業(yè)流程中所處的位置, 具有全局和戰略的眼光信息使用者是“黑箱”開(kāi)啟人員的用戶(hù)，理所當然的成為其工作質(zhì)量的評價(jià)者。但作為同一企業(yè)的不同部門(mén)或同一部門(mén)中的不同分工，信息需要者又必須承擔對“黑箱”開(kāi)啟部門(mén)反饋其提供的信息準確度、及時(shí)性、完整性以及可用性方面的資料，供“黑箱”開(kāi)啟部門(mén)進(jìn)行工作績(jì)效評價(jià)和改進(jìn)工作中的缺陷。

　　和勞動(dòng)力成本“黑箱”開(kāi)啟一樣，其它“黑箱”的開(kāi)啟也要經(jīng)歷分解成本和選擇最優(yōu)方案兩個(gè)過(guò)程。具體的開(kāi)啟方法和勞動(dòng)力成本“黑箱”開(kāi)啟法大體一致，這里將不再贅描述。

　　成本數據庫的構建是從“黑箱”開(kāi)啟的結果開(kāi)始。開(kāi)啟完“黑箱”，接下來(lái)的工作是將各個(gè)以明晰的成本信息規范化，使其有統一的名稱(chēng)、明確的定義、標準的格式，并對這些信息之間的關(guān)系做出明確的定義。這就是數據庫的結構化，它主要是將前期階段開(kāi)啟的各種成本分類(lèi)，以會(huì )計科目及財務(wù)報表的形式匯總并構建數據庫結構及框架，全面反映數據庫的內容及輪廓。實(shí)踐中，實(shí)現這一步驟通常運用模塊化方法，將成本的組成部分細分成小的功能模塊（每一個(gè)模塊既是分類(lèi)的標準，又是完成一系列工作的程序）以實(shí)現數據統計的快捷和分類(lèi)的明晰化。

　　接下來(lái)的工作是數據編碼。即將結構化的分類(lèi)數據中涉及到的各種科目按一定標準和規則統一編碼，以便分類(lèi)匯總及查詢(xún)，并有利于不同部門(mén)在企業(yè)信息化過(guò)程中對同一信息的理解和溝通。實(shí)踐中有許多企業(yè)是按成本會(huì )計科目的拼音聲母組合來(lái)實(shí)現，這既利于迅速查詢(xún)，又有利于非專(zhuān)業(yè)人士的理解，方便不同部門(mén)間溝通。

　　逐條逐目的將各種數據錄入結構化的數據庫，使分類(lèi)數據得以核算是成本控制的重要階段，也是數據庫構建過(guò)程中的最終環(huán)節。在這一階段，數據錄入人員將前期工作所完成的工作成果輸入數據庫中的相應位置，使其迅速的產(chǎn)生相應的結果。核算部門(mén)將核算的各種結果組成文件，然后有選擇的通過(guò)內部網(wǎng)絡(luò )發(fā)布，供部門(mén)內部或權限允許的部門(mén)使用，信息使用部門(mén)也可通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò )及時(shí)反饋信息方面情況，這就完成了圖－1中右邊的結構。

　　完成上述工作，基本上就完成了數據庫的構建，但這只完成了成本控制的前提條件。

　　四、信息化條件下的成本控制方法

　　任何的系統一樣，信息化條件下企業(yè)成本控制系統有其終極目標。成本是企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的反映，如果企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本低，在其他條件相同時(shí)，其產(chǎn)品就具有價(jià)格競爭力，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況自然也好。和傳統的成本控制目標略有差異，企業(yè)信息化是一項長(cháng)期的經(jīng)營(yíng)管理戰略，而不是一項能立竿見(jiàn)影的工作；在信息化條件下，企業(yè)成本控制不應只以降低成本、促進(jìn)銷(xiāo)售、擴大產(chǎn)品市場(chǎng)占有率為目標，而且還應該著(zhù)眼企業(yè)的長(cháng)遠發(fā)展，實(shí)現企業(yè)經(jīng)營(yíng)穩健性這一戰略目標，這就要求企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本穩健，避免由于預測等方面原因帶來(lái)的成本大起大落。要實(shí)現這一目標，首先需要了解企業(yè)成本產(chǎn)生波動(dòng)的原因。下面引入“牛鞭效應”這一現象來(lái)說(shuō)明。

　　“牛鞭效應”最早是寶潔公司在調查嬰兒一次性紙尿褲訂單分布規律時(shí)，發(fā)現雖然嬰兒對產(chǎn)品的消費比較穩定，零售商的銷(xiāo)售波動(dòng)也不大，但廠(chǎng)家從經(jīng)銷(xiāo)商那里得到訂單卻出現大幅波動(dòng)。同一時(shí)期，廠(chǎng)家向原材料供應商的訂貨量的波動(dòng)幅度就更大。這就像揮動(dòng)牛鞭一樣，只要手腕稍稍抖動(dòng)，鞭稍就發(fā)生大幅波動(dòng)。于是人們稱(chēng)這種現象為“牛鞭效應”。后來(lái)經(jīng)眾多的企業(yè)驗證，這一現象也存在于其他行業(yè)的一些企業(yè)中。

　　“牛鞭效應”所造成的需求大幅波動(dòng)對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成很大的難題，它可能導致企業(yè)生產(chǎn)安排不當，運輸不合理，庫存波動(dòng)，采購量變化，使企業(yè)對市場(chǎng)變化反映緩慢，客戶(hù)滿(mǎn)意度下降，收益減小，而這些都反映為信息失靈、企業(yè)成本的異常波動(dòng)。

　　企業(yè)在信息化主要解決的是企業(yè)由于信息傳遞滯后，反饋不靈敏問(wèn)題，所使用的手段主要是通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )，傳遞的是數據化的信息。信息是具有時(shí)間性，而且易失真，信息源的信息經(jīng)過(guò)一定的傳遞環(huán)節和路徑極可能變得面目全非。另外，信息在傳遞過(guò)程中難免出現人為因素造成的信息傳遞滯后和失真等情況，因而，企業(yè)信息化條件下要降低“牛鞭效應”產(chǎn)生的成本，使成本波動(dòng)幅度減小，就需要從信息可能失真的環(huán)節著(zhù)手，系統的解決信息失真問(wèn)題。

　　五、做好成本控制系統構建前期的準備工作

　　如前所述，企業(yè)成本控制系統構建有一個(gè)前期準備工作。前期工作所處理的原始資料既是企業(yè)各部門(mén)工作的成果，又是成本控制工作的起點(diǎn)，因而必須保證源頭信息的真實(shí)性。這一方面要構建資料使用反饋機制，使資料源頭與“黑箱”開(kāi)啟人員能及時(shí)的溝通，以驗證并保證資料來(lái)源的可靠性。另一方面要配備高素質(zhì)的“黑箱”開(kāi)啟人員。作為“黑箱”開(kāi)啟人員，必須具有系統的資料方面知識和分析判斷能力，能對資料的有用性和真實(shí)性做出基本判別，資料的取舍要經(jīng)過(guò)集體抉擇和溝通反饋，盡量減少個(gè)人臆斷。這樣才能盡量減少源頭信息失真。

　　1. 構建良好的企業(yè)成本控制系統

　　一個(gè)良好企業(yè)成本控制系統不僅要全面的反映企業(yè)成本的全面構成，避免由于成本考慮不周全而造成的成本異常波動(dòng)，而且對輸入數據庫的數據的真實(shí)性有較高的要求。這不只是成本控制體統內部的事，也有企業(yè)相關(guān)部門(mén)的職責。企業(yè)內部的銷(xiāo)售、生產(chǎn)、物流部門(mén)要做好市場(chǎng)需求預測，生產(chǎn)資源規劃，庫存及運輸方面預測，減少成本系統外的因素造成的成本波動(dòng)。另外，企業(yè)內實(shí)現信息傳遞數據化和書(shū)面化，避免由于經(jīng)驗和口頭方面原因造成企業(yè)成本信息失真。

　　2. 加快信息傳遞速度

　　信息傳遞的速度與企業(yè)成本波動(dòng)關(guān)系密切。一般的，準確及時(shí)的信息可使成本控制部門(mén)及時(shí)了解企業(yè)成本最新?tīng)顩r，而信息傳遞滯后則可能使成本控制部門(mén)對變化了的情況做出錯誤判斷，使信息供應鏈上出現誤區，造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)方略和決策的失誤。

　　加快信息傳遞速度還要求部門(mén)配備專(zhuān)門(mén)的信息人員，對新生成的信息和變化了的信息做出迅速反應，及時(shí)的處理、反饋和傳遞，使需要者能及時(shí)的了解最新信息。此外，加強員工的信息化意識，培養員工的信息反應及反饋能力也是加快信息傳遞的有效途徑。

　　3. 統一信息內容

　　轉遞者的不同描述是造成信息失真的重要原因。由于不同的人對同一問(wèn)題有不同的理解，同一信息在傳遞途中，會(huì )由于形形色色的轉述而變得面目全非，因而需要對傳遞中的信息使用相同的格式，統一傳遞內容，使傳遞中的內容在不同的信息界面上顯示為同一內容，或顯示所有的傳遞路徑便于查出信息失真的過(guò)程。而這些在信息化條件下通過(guò)內部網(wǎng)絡(luò )的郵件系統較易實(shí)現（如Notes系統的郵件轉發(fā)功能）。

　　減小成本波動(dòng)是信息化條件下的企業(yè)成本控制系統最終目標，但究竟什么樣范圍內的成本波動(dòng)是合理的還需要成本控制的評價(jià)標準。

　　4. 信息化條件下的成本控制系統評價(jià)標準

　　對于系統中的波動(dòng)，一般來(lái)說(shuō)，波動(dòng)越小，系統越穩定。但究竟多小的波動(dòng)是理想的范圍，這需要引入六西格瑪標準。