眾所周知，目前中國的招標行業(yè)競爭非常激烈，在僧多粥少的情況下立穩腳跟并不斷發(fā)展壯大是每個(gè)招標代理機構都希望達到的目標。作為一個(gè)招標項目經(jīng)理，通過(guò)多年的項目經(jīng)驗，我以為做好每個(gè)招標項目是留住客戶(hù)最根本也是最有效的辦法。

　　做好招標項目的定義并不只是完全滿(mǎn)足客戶(hù)的所有要求。因為招標，特別是政府采購項目的招標承載的不僅僅是為買(mǎi)賣(mài)雙方提供便捷的中介服務(wù)，它還應該達到以下目的：最大限度的節約政府資金，支持民族企業(yè)和中小企業(yè)的發(fā)展，防止腐敗行為等等。然而在招標項目的執行過(guò)程中要完全滿(mǎn)足以上要求并不容易，熟悉政府的法律法規和了解客戶(hù)需求是做好招標項目的關(guān)鍵，這就需要項目經(jīng)理有良好的溝通管理能力。

　　從項目管理的角度上來(lái)說(shuō)項目溝通管理主要由溝通計劃、信息發(fā)布、績(jì)效報告、管理收尾四部分組成。

　　下面我通過(guò)兩個(gè)實(shí)際招標案例來(lái)說(shuō)明溝通管理在項目執行過(guò)程中的重要性。

　　項目經(jīng)理A受某總公司的委托承接了其駐外招標屬地化管理的原則，幾乎每個(gè)城市的建設招標管理部門(mén)都有針對該地區特點(diǎn)而制定的具體監督管理條例和執行辦法，因此為了項目的順利進(jìn)行了解該地區工程建設的有關(guān)規定顯得尤其重要。于是該經(jīng)理在項目計劃中特別制訂了詳細的溝通計劃，列出了項目干系人以及誰(shuí)需要哪些信息、何時(shí)需要、如何得到。

　　首先，該項目的出資單位對該項目非常重視，派出總公司的負責人去當地了解項目情況，此時(shí)項目經(jīng)理A主動(dòng)要求一同前往。在項目經(jīng)理A的溝通計劃中，此行的目的有三方面，第一，了解項目本身情況；第二，了解該項目在當地分公司的主要參與人員和負責人員；第三，了解當地建設招標管理部門(mén)的有關(guān)規定。附加作用是由于該項目投資并不大，主動(dòng)請求出差也給用戶(hù)留下了負責認真的印象。第一輪溝通執行過(guò)程中，通過(guò)項目介紹會(huì )議，項目經(jīng)理A很好完成了前兩個(gè)方面的任務(wù)。分公司的主要參與人員和負責人員在項目前期工作中也走訪(fǎng)了當地的建設招標管理部門(mén)，他們介紹了項目本身及當地一些管理辦法和有關(guān)情況，特別提出當地規定在招標文件中不能出現具體的建材型號。由于A(yíng)忽視了在溝通過(guò)程中的過(guò)濾和障礙情況，而將這些全部當成有效信息，進(jìn)而在另一輪溝通，即和當地建設招標主管部門(mén)的溝通中忽略了對該部分信息的核對，造成在招標文件的材料清單中重要建材無(wú)具體參考型號。

　　項目經(jīng)理A根據在當地購買(mǎi)招標標準文本和管理手冊等相關(guān)文件開(kāi)始制作招標文件，應該引起注意的是，由于現實(shí)情況的復雜性，口頭和書(shū)面的溝通方式經(jīng)常交叉進(jìn)行，不要期望單一的溝通方式就能起達到最終的自的，購買(mǎi)此類(lèi)文件也屬于同該管理部門(mén)的書(shū)面溝通。

　　招標文件制作完成后，項目經(jīng)理A再次赴項目地點(diǎn)，經(jīng)過(guò)審批，該項目開(kāi)始正式發(fā)售文件。在此過(guò)程中，項目經(jīng)理A通過(guò)和當地建設管理部門(mén)以及其他當地招標公司不斷溝通，發(fā)現招標文件中可以通過(guò)“參考”字樣寫(xiě)出建材型號。如果沒(méi)有參考的建材型號，各個(gè)投標廠(chǎng)商一般都會(huì )報參考品牌中較低檔的材料，以降低報價(jià)提高中標率，而這種建材裝修出的效果很有可能達不到設計要求。項目經(jīng)理A立刻做出了績(jì)效報告，即項目狀態(tài)及預測信息，并和分公司負責人溝通了該情況，然而此時(shí)再添加建材型號時(shí)間上已經(jīng)來(lái)不及。此時(shí)項目經(jīng)理A未將此重要信息匯報到項目總公司負責人，信息發(fā)布中的項目干系人和時(shí)間控制發(fā)生了遺漏。

　　在評標委員會(huì )評標結束后，最低報價(jià)的廠(chǎng)商獲中標，項目經(jīng)理A按照當地規定將結果進(jìn)行了網(wǎng)上公示，公示期結束后，項目經(jīng)理通知中標廠(chǎng)商領(lǐng)取通知書(shū)并進(jìn)行下步簽約工作。

　　招標工作至此告一段落，然而由于溝通工作中的疏漏，在該項目簽約工作中，分公司和中標廠(chǎng)商就建設材料及價(jià)格出現了較大的分歧，總公司也對該價(jià)格和招標價(jià)格不同提出異議，簽約一度擱淺。

　　項目經(jīng)理A協(xié)同專(zhuān)家和總公司負責人又一次前往該地進(jìn)行情況核實(shí)。在這次的情況調查和核實(shí)工作中，項目經(jīng)理A將所有過(guò)程做了詳細的說(shuō)明，專(zhuān)家進(jìn)行了實(shí)地論證，總公司同意將該部分差額按照設計變更計算。

　　在管理首尾中，項目經(jīng)理A將此次溝通的完成記錄并將遺漏部分作為溝通中的范圍變更以留取記錄為完善以后類(lèi)似項目的溝通計劃。

　　讓我們來(lái)設想如果該項目經(jīng)理不出現任何遺漏的情況下，該項目的執行情況。對于第一次遺漏，如果該項目經(jīng)理重視了溝通中可能出現的過(guò)濾和障礙情況，就會(huì )考慮到該項目組成人員轉述的要求不一定非常準確，進(jìn)而會(huì )在和管理部門(mén)中進(jìn)行證實(shí)。證實(shí)后的項目經(jīng)理A應給總公司和分公司的負責人員聲明此事，并給出合理化建議，即為了避免以后和中標廠(chǎng)商就建材類(lèi)型產(chǎn)生大的分歧，而細化招標文件中的有關(guān)條款，雖然前期工作時(shí)間會(huì )稍長(cháng)，但節省了后期工作并避免了總公司因此而對招標結果產(chǎn)生的疑慮。當第二次項目經(jīng)理通過(guò)有效溝通了解到實(shí)際情況時(shí)，如果將信息傳達給總公司，即使最終未能更改招標文件，總公司也會(huì )對此情況了解并知道可能引起的后果，提前做出準備，最終的簽約順利一些。項目經(jīng)理在這兩次溝通中雖然隨后都采取了補救措施，但由于時(shí)間原因，招標項目的順利進(jìn)行受到了影響，由此還產(chǎn)生了招標成本的增加。

　　我們再給出一個(gè)項目經(jīng)理A成功的溝通案例。

　　項目經(jīng)理A受某國家事業(yè)單位的委托，采購一批器材。該項目特點(diǎn)是該種類(lèi)器材的使用壽命有限，需要每年都進(jìn)行采購。在溝通過(guò)程中，項目經(jīng)理A了解到由于該種類(lèi)器材年年采購，造成投標廠(chǎng)商已經(jīng)熟知項目單位的預算情況，大都接著(zhù)項目預算進(jìn)行報價(jià)，很難節約資金。經(jīng)過(guò)深入有效的溝通，項目經(jīng)理A又了解到該項目單位還需要小批量的某種器材，但缺乏資金，很想從該項目中節約一些資金以便再次申請使用該部分資金購買(mǎi)小批量器材。而從其他渠道，項目經(jīng)理了解到投標廠(chǎng)商如果按照預算報價(jià)，利潤非常高，實(shí)際上還有很大的降價(jià)空間。根據這種特殊性，項目經(jīng)理A借鑒了建設工程中的最高限價(jià)，限定了投標廠(chǎng)商的報價(jià)不能高于合理的最高限價(jià)。然而這種“創(chuàng )舉”是否可行還是個(gè)問(wèn)題，項目經(jīng)理A通過(guò)同項目單位及有關(guān)主管部門(mén)的主動(dòng)溝通后得到了肯定。招標結果最終令大家都很滿(mǎn)意，項目單位達到了節余資金的目的。

　　讓我們來(lái)設想如果該項目經(jīng)理未能深入有效的進(jìn)行溝通，該項目的招標還是按以往的普遍做法，雖然也能完成，而且也無(wú)不妥之處，但是不能達到用戶(hù)的要求深度，恐怕也難以讓用戶(hù)完全滿(mǎn)意。

　　項目管理概念中提到項目經(jīng)理90%的時(shí)間花在溝通上，這足以體現溝通，特別是有效溝通對于項目成敗是多么關(guān)鍵。