2013年招標師項目管理與采購知識點(diǎn)：招標采購的信息管理，供大家復習參考！

招標采購的信息管理

(1)采購信息與信息管理——掌握P39

采購信息是指與采購活動(dòng)相關(guān)的信息。采購信息直接影響采購活動(dòng)的質(zhì)量。

信息管理是指對信息的收集、加工、整理、存儲、傳遞與應用等一系列工作的總稱(chēng)。采購信息管理的目標旨在通過(guò)采購信息傳輸的有效組織管理和控制，為項目采購提供增值服務(wù)。招標采購項目信息管理的目的就是通過(guò)有組織的采購信息流通，使決策者能及時(shí)、準確地獲得相應的信息。

1)信息收集的內容。信息收集的內容主要包括：

①與招標采購活動(dòng)相關(guān)的法律、法規資料的收集。為規范招標采購的行為，世界各國、國際性組織以及我國政府都制定了招標采購的法律、法規，如《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法》等。

②產(chǎn)品信息收集�？萍歼M(jìn)步、經(jīng)濟發(fā)展，使產(chǎn)品品種、生產(chǎn)技術(shù)不斷更新，產(chǎn)品的功能結構與成本也在不斷變化。因此，應按照產(chǎn)品的類(lèi)別、功能、成本、壽命周期、發(fā)展狀態(tài)等內容進(jìn)行統計和記錄，并建立產(chǎn)品跟蹤信息系統，及時(shí)掌握各種產(chǎn)品變化的動(dòng)態(tài)信息。

③供應商信息收集。作為項目采購的供應商，其經(jīng)營(yíng)資格、提供貨物和服務(wù)的履約能力、市場(chǎng)資信程度等，都直接關(guān)系到招標采購的成敗。因此，為了保障項目采購的良好效果，需要建立供應商信息庫，該信息庫應包括供應商的分類(lèi)、供應商實(shí)力調查、供應商是否轉產(chǎn)破產(chǎn)、供應商的資信記錄等信息。

④采購案例信息的收集。項目采購過(guò)程同時(shí)也是一個(gè)經(jīng)驗積累的過(guò)程。通過(guò)對各種類(lèi)型項目采購案例建立檔案，可以不斷從案例中吸取成功經(jīng)驗，避免不必要的失誤。

2)信息收集的方式。項目采購信息收集工作應該配備專(zhuān)門(mén)的人員和隊伍，充分利用采購業(yè)務(wù)活動(dòng)機會(huì )和現代化技術(shù)收集相關(guān)采購信息，主要方式有以下幾種：

①開(kāi)展行業(yè)與新產(chǎn)品信息研究，建立新產(chǎn)品信息調查隊伍。通過(guò)專(zhuān)門(mén)人員長(cháng)期跟蹤調查各種行業(yè)的新產(chǎn)品以及新供應商的發(fā)展動(dòng)向，掌握各類(lèi)產(chǎn)品最新進(jìn)展。

②采購方定期在有關(guān)報紙和刊物上發(fā)布征集供應商和新產(chǎn)品的消息，或者直接向供應商發(fā)出詢(xún)問(wèn)單，有利于采購人員擴大信息收集渠道。

③利用社會(huì )資源。項目采購的某些信息，直接來(lái)源于政府向社會(huì )公開(kāi)的各種資料。例如，對供應商情況的統計、政府相關(guān)的資格認證、政府各種檢查結果、政府部門(mén)組織評選的優(yōu)秀產(chǎn)品或企業(yè)、良好的市場(chǎng)評價(jià)和社會(huì )評價(jià)等，都可以成為了解相關(guān)采購產(chǎn)品和服務(wù)的信息及其生產(chǎn)企業(yè)的信息。此外，也可以通過(guò)媒體、互聯(lián)網(wǎng)等方式獲得國際市場(chǎng)方面的產(chǎn)品和供應商信息。

④采購人員本身的信息來(lái)源。采購人員經(jīng)常進(jìn)行各種采購活動(dòng)，在采購活動(dòng)中必然獲得大量關(guān)于產(chǎn)品和供應商的信息。對于這些信息應該加以整理并充分利用。

3)采購信息的公開(kāi)發(fā)布。項目采購信息公開(kāi)發(fā)布，就是將招標采購的信息以公開(kāi)的方式告知社會(huì )公眾和有關(guān)的供應商。信息公開(kāi)發(fā)布是招標采購中的重要內容和組成部分。

按照招標投標法的規定，凡是按照法律、法規規定進(jìn)行的招標采購，都需要在政府指定的媒體上發(fā)布招標信息。

信息發(fā)布的內容主要包括：

①資格預審的內容。資格預審信息應當公告下列事項：資格預審機關(guān)，整個(gè)預審對象、范圍和標準，資格預審所需的相關(guān)資料，送審時(shí)間、地點(diǎn)及聯(lián)系方式。

②公開(kāi)招標信息。招標采購信息包括：招標方或其委托的招標代理機構名稱(chēng)，標的名稱(chēng)、用途、數量、基本技術(shù)要求和交換日期，獲取招標文件的方法，投標截止日期，開(kāi)標時(shí)間和地點(diǎn)，對投標人的資格要求和評標方法，投標語(yǔ)言，聯(lián)系人、地址、郵政編碼、電話(huà)及傳真號碼，以及其他要注明的事項。

③中標信息發(fā)布。投標結束后，招標方或其委托的招標代理機構，有義務(wù)向社會(huì )公布中標結果，內容主要包括：招標方或委托代理機構名稱(chēng)，標的名稱(chēng)，中標金額，首次公告日期及媒體名稱(chēng)，定標地點(diǎn)、日期，中標人名稱(chēng)、地址，招標方或其招標代理機構項目聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。

④信息變更公告和信息更正公告。對于在采購中發(fā)生的信息改變，招標方或其委托的招標代理機構有義務(wù)和責任及時(shí)發(fā)布變更公告，向供應商或潛在的供應商說(shuō)明信息修正的內容及原因，并通知新的事項。另一方面，如果采購方或采購代理機構發(fā)布消息有錯誤，則必須發(fā)布更正信息。

4)采購信息發(fā)布方式與媒介。信息公開(kāi)發(fā)布的方式多種多樣，包括各種新聞媒體，如報刊、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò )等。采購信息發(fā)布的方式上一般都選擇在指定的媒體上發(fā)布信息這種方式，即采購方的信息必須通過(guò)政府指定的媒體發(fā)布，而供應商和其他人也主要通過(guò)這些媒體來(lái)獲得各種采購信息。

5)采購信息記錄。在整個(gè)采購進(jìn)程中，必定會(huì )產(chǎn)生大量程序、過(guò)程方面的具有法律效力的文件與資料，如采購活動(dòng)記錄、招標文件、投標文件、評標標準、評標報告、定標文件、合同文件、驗收證明、質(zhì)疑答復、投訴處理及其他有關(guān)文件、資料等。這些文件和資料反映采購活動(dòng)的實(shí)質(zhì)性?xún)热�，并且�?jīng)過(guò)采購當事人雙方的認可，一經(jīng)做出就具有法律效力。按照采購“公平、公開(kāi)、公正”的原則要求，招標采購中產(chǎn)生的文件與資料，應當依法保存，以備監督檢查、處理糾紛、履行合同和進(jìn)行評估時(shí)使用。

采購信息記錄主要包括采購文件與采購過(guò)程記錄兩方面。其中采購文件主要包括：采購計劃、招標文件、投標文件、評標報告、定標文件、合同文件、驗收證明、質(zhì)疑答復、投訴處理及其他有關(guān)文件、資料等。

對于采購活動(dòng)的過(guò)程，為了能夠有效地進(jìn)行監督和管理，應當記錄、保存以下內容：

①采購項目的類(lèi)別、名稱(chēng)，采購的功能要求、規格和數量等;

②采購項目預算、資金構成和合同價(jià)格、采購合同的簽約人;

③采購方式的選擇依據及原因;

④邀請、審查和選擇供應商的條件及原因;

⑤評標標準及其確定中標人的原因;

⑥如果有廢標情況，記錄廢標的情況與原因。

(2)采購信息管理的方法和措施——掌握P41

為了達到采購信息管理的目的，采用的方法主要有：了解和掌握采購信息來(lái)源，對采購信息進(jìn)行分類(lèi);掌握和正確運用采購信息管理的手段;掌握采購信息流程的不同環(huán)節，建立采購信息管理系統。

項目采購產(chǎn)生的信息數量巨大，種類(lèi)繁多。為便于信息的搜集、處理、儲存、傳遞和利用，采購信息管理應采用的措施包括：

1)標準化措施。由于各種采購數據和信息的收集是不同的，有不同的來(lái)源，不同的角度，不同的處理方法，但要求對采購項目相同的數據和信息應該規范。將得到的采購數據和信息進(jìn)行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總，生成不同形式的數據和信息，最終形成采購信息系統的業(yè)務(wù)流程圖、數據流程圖。通過(guò)建立統一的數據庫，各類(lèi)數據以文件的形式組織在一起。

2)制度化措施。采購信息資料只有全面反映項目采購的各類(lèi)信息，才更具有實(shí)用價(jià)值，必須形成一個(gè)完整的系統。該系統的形成，需要大量的數據和信息作支撐，這些數據和信息的收集、加工、整理、存儲只有通過(guò)長(cháng)期的積累，通過(guò)有效的信息管理制度建立才能達到。