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數字化檔案信息開(kāi)放利用原則的提出和意義

2010-09-20 16:39  來(lái)源網(wǎng)絡(luò )  【  【打印】【我要糾錯】

  摘要:本文從“檔案開(kāi)放原則”的思想傳承、檔案利用現實(shí)困境和外部環(huán)境、未來(lái)檔案利用發(fā)展趨勢三個(gè)方面闡述了提出“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”的必要性和迫切性,并論述了具有更深廣內涵的“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”對檔案界的歷史、現實(shí)和未來(lái)意義。

  1傳統“開(kāi)放原則”的思想承繼和內涵擴展

  “數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”并非是“空穴來(lái)風(fēng)”或“生造概念”,其蘊涵的“權利意識”和“人本意識”與歷史上由來(lái)已久的“檔案開(kāi)放原則”一脈相承,其實(shí)現的政策環(huán)境直接依賴(lài)于我國從“歷史檔案開(kāi)放”方針到《中華人民共和國檔案法》一以貫之的“開(kāi)放利用”規定,同時(shí)又是新的歷史條件下對傳統“開(kāi)放原則”內涵的擴展。

  1.1對“開(kāi)放原則”思想的承繼“檔案開(kāi)放原則”在國際檔案界的提出和普及經(jīng)歷了一個(gè)從“檔案館開(kāi)放”(法國1794年4月7日法令確立)到“檔案開(kāi)放”的思想演變過(guò)程,在中國檔案界經(jīng)歷了一個(gè)從“歷史檔案開(kāi)放”(1980年中共中央的決定)到“檔案開(kāi)放”的實(shí)際操作過(guò)程!稒n案法》使面向我國“公民”的“檔案開(kāi)放”由行政指令轉變?yōu)榉尚袨,增加了檔案開(kāi)放的規范性和透明度。盡管目前檔案開(kāi)放時(shí)間和范圍時(shí)常受到社會(huì )的質(zhì)疑,但“開(kāi)放利用”的指導思想則一直是相當明確的。

  隨著(zhù)社會(huì )信息化浪潮下國家對信息資源開(kāi)發(fā)重視程度的提高,隨著(zhù)以信息技術(shù)為依托的檔案生成和管理電子平臺的設計實(shí)施和推廣,檔案開(kāi)放利用自然而然地擴及到了數字化檔案信息利用領(lǐng)域,使得“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”具備了與傳統“檔案開(kāi)放原則”在思想上、理論上、政策法規上的一致性。而且,目前主要通過(guò)網(wǎng)站建設、網(wǎng)絡(luò )發(fā)布、數據庫在線(xiàn)檢索、Email傳遞等方式提供利用服務(wù)的數字化檔案信息的利用越來(lái)越注重利用過(guò)程的“以人為本”,無(wú)論是網(wǎng)站設計的信息構建和信息發(fā)布內容的選擇,都在技術(shù)人性化的趨勢中開(kāi)始考慮人本精神的體現,讓“檔案的人權”在“比特”世界中也能受到尊重和保護。“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”在精神內涵上繼承了“檔案開(kāi)放原則”的人本理念和人權思想,以保證社會(huì )所有公民對數字化形式的檔案信息的方便獲取和自由利用權利。

  1.2對“開(kāi)放原則”內涵的擴展以網(wǎng)絡(luò )化為特色的數字化檔案信息利用所帶來(lái)的不僅是基于技術(shù)革新的原有服務(wù)范圍和類(lèi)型的擴大,更造就了新的思想觀(guān)念的形成,新的研究視野的定位,新的利用群體(服務(wù)對象)的出現,以及利用性質(zhì)的轉變(從有目的學(xué)術(shù)利用到無(wú)目的休閑利用)和服務(wù)流程的重組。從歷史發(fā)展背景和理論發(fā)展規律來(lái)看,“數字化檔案信息開(kāi)放利用”應比“傳統檔案開(kāi)放利用”具有更為深廣的內涵,并非側重于強調從隔離到接觸,從保密到解密,而傾向于倡導一種“系統開(kāi)放”、“面向用戶(hù)”的利用服務(wù),更加關(guān)注服務(wù)理念、渠道、模式、技術(shù)的開(kāi)放性,關(guān)注利用過(guò)程中障礙的消除、信息交流的普及和推廣,關(guān)注符合用戶(hù)需求和個(gè)性需要的信息組織和加工。

  當然,由于現階段大部分數字化檔案信息只是紙質(zhì)傳統檔案的“電子副本”,紙質(zhì)“原件”不開(kāi)放,數字化信息即使生成也無(wú)法開(kāi)放利用,只能體現保管功能而未發(fā)揮利用優(yōu)勢。所以,數字化檔案信息開(kāi)放利用的實(shí)現仍然迫切需要國家各級各類(lèi)檔案館加快檔案解密開(kāi)放工作的步伐,盡快縮小規定和實(shí)際開(kāi)放度之間的差距。但筆者提出“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”的側重點(diǎn)不在解密開(kāi)放(這涉及信息敏感度、歷史原因、政治體制、國際形勢等復雜因素和法律法規、鑒定技術(shù)、專(zhuān)家培養的跟進(jìn)).而在于確立具有時(shí)代氣息的“用戶(hù)利用導向”的“開(kāi)放式”數字化檔案信息服務(wù)宗旨和目標,為多種途徑的數字化檔案信息利用提供原則和依據(完整全面的數字化檔案信息開(kāi)放利用原則體系包括基本原則、具體原則和實(shí)施原則三個(gè)層次,其中“系統開(kāi)放原則”、“用戶(hù)中心原則”是其基本原則,內涵要義筆者已另撰文闡述)。

  “數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”在精神實(shí)質(zhì)上與“檔案開(kāi)放原則”具有歷史上的淵源關(guān)系,同時(shí)又通過(guò)信息技術(shù)的優(yōu)勢彌合了從“開(kāi)放”到“利用”的時(shí)空間隔、范圍局限和方式限制,體現了對現實(shí)問(wèn)題的回應和突破。

  2檔案信息利用的困境突破和現實(shí)回應

  社會(huì )檔案利用水平和服務(wù)程度是新型檔案利用原則和理念萌發(fā)的現實(shí)土壤,檔案利用的現實(shí)狀況和外部環(huán)境決定了新型檔案信息形態(tài)能否誕生以及新的檔案利用方式是否具有生命力,是“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”提出的現實(shí)基石。

  2.1突破檔案信息利用困境目前檔案信息利用正處于困境之中。有學(xué)者從國家檔案局1994-2003年的統計數據中揭示出“館藏檔案利用與99%以上的人不相關(guān)、檔案利用與90%以上的館藏檔案不相關(guān)”的窘迫局面。

  檔案信息利用困境的產(chǎn)生既有檔案信息本身的特點(diǎn)所內生的利用障礙,也有檔案利用過(guò)程中時(shí)空間隔、范圍局限和方式限制所帶來(lái)的制約因素,還受到檔案信息提供者、管理者、服務(wù)者以及利用檔案的用戶(hù)意識和行為的多重影響。對于檔案信息的本質(zhì)特點(diǎn)所導致的利用障礙,通過(guò)轉換檔案信息形態(tài)或載體性質(zhì),組織和深度加工檔案信息內容,可以部分彌補和相對弱化,這正是“數字化檔案信息”產(chǎn)生和迅速增長(cháng)的源動(dòng)力。對于檔案利用活動(dòng)中各參與主體消極影響的規避,只有依靠對檔案信息價(jià)值的充分認知,依靠相關(guān)制度對各自行為的規范約束才能實(shí)現,這正是“檔案開(kāi)放”原則和制度不斷調整修改、檔案利用理論和法規不斷補充完善的動(dòng)力。而在利用服務(wù)過(guò)程中實(shí)現時(shí)空超越,擴大范同和靈活方式,是突破檔案信息利用困境最立竿見(jiàn)影的有效方式。

  首先,“數字化檔案信息的開(kāi)放利用”能夠突破時(shí)空邊界。“數字化檔案信息”以“二進(jìn)制代碼”形式存在,以“比特”形式傳播,只要服務(wù)器和數據庫能正常工作,檔案用戶(hù)就能夠在任何時(shí)間任何地點(diǎn)以任何方式檢索和利用所需信息,在利用上突破時(shí)空邊界。實(shí)際上,圖書(shū)情報界早已多次探討了基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的3A服務(wù)(anytimeanywhereanyway)的重要意義,并在網(wǎng)絡(luò )信息利用服務(wù)上開(kāi)展了大量工作。信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域催生了大量數字化信息,確立“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”既是對傳統服務(wù)方式的變革,又是對信息化社會(huì )沖擊的適應。

  其次,“數字化檔案信息開(kāi)放利用”能夠提升檔案開(kāi)放度。一方面,政府信息極強的公開(kāi)時(shí)效要求推動(dòng)了網(wǎng)上現行文件目錄和全文的公開(kāi)利用。這種“數字化的文檔信息”在開(kāi)放時(shí)限上已經(jīng)與歷史檔案開(kāi)放具有“天壤之別”,有的信息甚至是一生成即提供網(wǎng)上利用。在政務(wù)公開(kāi)和信息化建設大環(huán)境下開(kāi)展的“文件公開(kāi)”實(shí)際上已經(jīng)實(shí)現了當今檔案的“高開(kāi)放度”,必然提升未來(lái)檔案開(kāi)放的整體開(kāi)放度。另一方面,檔案開(kāi)放度一直以來(lái)被界定為已開(kāi)放檔案數量與館藏檔案總量或已滿(mǎn)30年館藏檔案數量的比值。這種開(kāi)放度是一種客觀(guān)的從檔案保管和管理機構視角衡量的開(kāi)放度。但是,由于當今信息傳播和利用方式的靈活多樣性,實(shí)際上社會(huì )利用者主觀(guān)感知的“開(kāi)放度”并不與客觀(guān)的檔案館“開(kāi)放度”完全一致。正如美國原史密森研究院檔案館館長(cháng)威廉·W·莫斯早在1999年就指出的“開(kāi)放利用”強調的是檔案的“可利用性”應從“對利用者友好”角度來(lái)衡量。對于越來(lái)越龐大的網(wǎng)民團體和在信息社會(huì )成長(cháng)的一代,信息“可利用性”往往等同于“網(wǎng)上可獲取性”。檔案開(kāi)放如果無(wú)法達到“數字化檔案信息”的“網(wǎng)絡(luò )化”開(kāi)放利用層次,其開(kāi)放度在社會(huì )利用者心中的認同必然大打折扣,這也是為何政府信息公開(kāi)在提供紙質(zhì)定點(diǎn)文件利用的同時(shí)尤其重視政府網(wǎng)站的電子文件公開(kāi)。確立并執行“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”能提升檔案開(kāi)放度在網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)心中的實(shí)際感知。最后,互聯(lián)網(wǎng)世界的開(kāi)放精神、現代社會(huì )對民主、權利、透明度的追求也將給歷史檔案開(kāi)放進(jìn)程帶來(lái)更多壓力和動(dòng)力,促進(jìn)其開(kāi)放度的提高。

  2.2回應電子政務(wù)信息公開(kāi)利用“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”提出的現實(shí)基礎既建立在對檔案事業(yè)內部利用服務(wù)現狀的審視和考察上,以觸動(dòng)現實(shí)的“堅冰”、實(shí)現困境的突破為目標;同時(shí),也立足于國家大力推進(jìn)信息化建設這一外部環(huán)境,以積極回應政府信息化的重點(diǎn)內容——電子政務(wù)建設全面推進(jìn)的需要,準確及時(shí)把握社會(huì )環(huán)境中的有利契機;順應加強社會(huì )信息資源開(kāi)發(fā)利用的時(shí)代呼喚,服務(wù)國家和政府當前的“中心”工作。

  2001年8月,黨中央重新組建國家信息化領(lǐng)導小組,其常設辦事機構——國務(wù)院信息化工作辦公室隨之成立,電子政務(wù)建設開(kāi)始進(jìn)入全面推進(jìn)階段。電子政務(wù)建設的全面推進(jìn)加快了信息化與政府管理的結合,促進(jìn)了信息技術(shù)在政府辦公、業(yè)務(wù)工作、公共管理、社會(huì )服務(wù)中的廣泛應用,客觀(guān)上產(chǎn)生了海量的豐富多彩的數字化檔案信息。這不僅拓展了檔案信息的種類(lèi)、檔案工作對象和學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域,而且鼓勵并刺激了社會(huì )信息獲取和利用需求,為“數字化檔案信息的開(kāi)放利用”提供了物質(zhì)條件和意識條件,創(chuàng )造了新的機會(huì )和動(dòng)力。同時(shí),也突顯了傳統檔案信息傳播利用渠道較窄、速度較慢、時(shí)空制約度較大、實(shí)現共享利用代價(jià)過(guò)高等缺陷,使得檔案信息數字化轉換和網(wǎng)絡(luò )化服務(wù)變得更為緊迫。檔案信息與政府信息的緊密聯(lián)系使得數字化檔案信息成為了電子政務(wù)信息資源深度開(kāi)發(fā)和及時(shí)處理的核心資源。政府文件在政府信息中的極大比重和權威性,具有中國特色的文檔管理體制決定了數字化檔案信息開(kāi)放利用是電子政務(wù)信息是否能夠傳播共享和有效利用的關(guān)鍵環(huán)節。

  檔案界對電子政務(wù)建設的積極回應也已進(jìn)入了項目規劃階段。列入檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規劃的三大重大項目之一的“國家數字檔案建設與服務(wù)工程”建設的總體目標是:“以3127個(gè)國家綜合檔案館為建設對象,以分布式檔案數據庫建設為核心,重點(diǎn)建設涵蓋全部館藏檔案的全國性、超大型、分布式、規范化、可共享的檔案目錄數據庫、紙質(zhì)檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫;建立適應國家經(jīng)濟建設和社會(huì )發(fā)展需要的檔案信息資源共享體系;建立適應各級黨委政府電子政務(wù)建設需要的電子文件歸檔管理和電子檔案接收管理系統。”“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”的及時(shí)提出和確立能夠為檔案部門(mén)融入電子政務(wù)信息建設和服務(wù)提供指導性意見(jiàn)。

  3未來(lái)利用需求的趨勢分析和積極應對

  “檔案工作一直把用戶(hù)的需求放在第一位,但主要是到閱覽室進(jìn)行利用的用戶(hù)。”“在線(xiàn)用戶(hù)可能永遠也不會(huì )造訪(fǎng)檔案館”,“親自到檔案館的用戶(hù)只是用戶(hù)的一種,而且在我們的用戶(hù)中所占比例將越來(lái)越小。”英國曼徹斯特大學(xué)的檔案同仁對于檔案用戶(hù)類(lèi)型和需求趨勢變化的論述也正好揭示了我國檔案信息利用者的未來(lái)需求走向:越來(lái)越多的檔案利用者可能是檔案網(wǎng)站的在線(xiàn)用戶(hù),越來(lái)越多的檔案信息服務(wù)將通過(guò)數字化、網(wǎng)絡(luò )化、智能化的形式從實(shí)體檔案館搬到了數字檔案館。

  3.1檔案利用新需求的尊重和應對現代信息技術(shù)對信息用戶(hù)的影響在檔案領(lǐng)域同樣深遠而廣闊。作為一種不可替代的社會(huì )信息資源,檔案信息不僅被傳統的習慣于利用紙質(zhì)檔案原件或復印件,習慣于到檔案館使用照片檔案和聲像檔案的檔案利用者所需要,也是熟練掌握各種信息工具,習慣于輕點(diǎn)鼠標在網(wǎng)上沖浪的信息用戶(hù)應該享有的寶貴財富。目前,信息資源管理界在用戶(hù)研究和信息服務(wù)領(lǐng)域十分關(guān)注如何解決因信息素養、信息能力、信息基礎設施條件的差異而導致的“數字?zhù)櫆?rdquo;和信息利用“不公平”問(wèn)題。但是,對于信息化建設較為落后的檔案界而言,因為傳統觀(guān)念和服務(wù)手段轉變過(guò)慢而導致的另一種“信息不公平”更應該引起重視。正如我們不應強迫那些習慣檔案目錄卡片檢索、喜歡領(lǐng)略檔案原件風(fēng)貌、偏愛(ài)到館內使用檔案的傳統檔案利用者都轉而成為檔案網(wǎng)站的在線(xiàn)用戶(hù),同樣,我們也必須尊重那些喜歡享受網(wǎng)絡(luò )世界跨國界、超時(shí)空、大容量、快捷方便信息服務(wù)的利用者的信息獲取習慣和行為方式。對于已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)作為主要的信息獲取和利用方式的用戶(hù)而言,如果沒(méi)有“數字化檔案信息開(kāi)放利用”的配套措施、技術(shù)和服務(wù),如果無(wú)法通過(guò)網(wǎng)絡(luò )搜索、瀏覽、下載檔案信息以獲取知識和查閱資料,那么他們的檔案信息需求將無(wú)法滿(mǎn)足或者被抑制于萌芽狀態(tài)。對于這些不想利用原始檔案資料的網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)來(lái)說(shuō),檔案信息形態(tài)的單一、提供場(chǎng)所的獨有也是對他們的需求習慣和方式的“不尊重”和“不公平”。只在檔案館內開(kāi)放而無(wú)法網(wǎng)絡(luò )利用,對其而言也是一種不方便的利用和不徹底的開(kāi)放。

  毫無(wú)疑問(wèn),未來(lái)的檔案信息需求將越來(lái)越多地從實(shí)體轉向內容,從紙張型轉向數字化、多媒體,從到館查閱原件轉向搜索和點(diǎn)擊檔案網(wǎng)站。只有尊重新型檔案利用需求的出現,重新定位利用者類(lèi)型,并對未來(lái)利用需求進(jìn)行理性判斷和預測,才能在社會(huì )變化中仍然較好地發(fā)揮檔案的信息價(jià)值。這正是“數字化檔案信息開(kāi)放利用原則”提出的長(cháng)遠考慮和對未來(lái)檔案利用變革的意義。

  3.2數字化檔案信息開(kāi)放利用是個(gè)性化服務(wù)的基礎隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)的信息需求層次也逐漸提高,在任何時(shí)候任何地方都能獲取針對自身獨特需要的有價(jià)值的信息將成為未來(lái)網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)的需求趨向。對于信息服務(wù)機構來(lái)說(shuō),是否能提供經(jīng)過(guò)篩選、整合、優(yōu)化后的“個(gè)性化服務(wù)”將是未來(lái)衡量信息服務(wù)水平的指標之一。個(gè)性化信息服務(wù)是人類(lèi)社會(huì )生產(chǎn)力發(fā)展到一定程度,在信息服務(wù)領(lǐng)域內所呈現的一種社會(huì )特征,是信息服務(wù)的發(fā)展方向?梢灶A見(jiàn),個(gè)性化服務(wù)將是未來(lái)檔案信息服務(wù)的趨勢。

  個(gè)性化信息服務(wù)是指基于信息用戶(hù)的信息使用行為、習慣、偏好和特點(diǎn),向用戶(hù)提供滿(mǎn)足其各種個(gè)性化需求的一種服務(wù),它針對每一個(gè)用戶(hù)的獨特信息需求進(jìn)行有針對性的服務(wù)。這種服務(wù)關(guān)注用戶(hù)終身價(jià)值并與之長(cháng)期溝通,能夠擁有更精確的目標用戶(hù),有利于“一對一”的雙向協(xié)調、學(xué)習、互動(dòng)和與用戶(hù)個(gè)性化的直接溝通。“數字化檔案信息開(kāi)放利用”的實(shí)現將為個(gè)性化的檔案信息服務(wù)提供許多有利的基礎條件,如無(wú)損耗共享使用的信息資源、多元化定制化的信息組織、交互動(dòng)態(tài)的信息檢索、網(wǎng)絡(luò )化開(kāi)放性的信息環(huán)境、方便經(jīng)濟的信息傳播和全天候的信息服務(wù)。

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