從目前看，很多施工企業(yè)合同管理亟待加強，審查和審批合同不科學(xué)、不嚴格，履行合同缺少應有的約束，甚至處于放任狀態(tài)。因此，建立合同管理體系是解決合同管理問(wèn)題的首要因素。

　　設立專(zhuān)門(mén)的合同管理機構。應將合同管理工作劃歸企業(yè)法律顧問(wèn)機構管理，這是由法律顧問(wèn)機構的性質(zhì)決定的，是專(zhuān)業(yè)化管理的必然。在管理層級較多的大型施工企業(yè)，總部和各級下屬企業(yè)都應設立合同管理機構。在大型施工企業(yè)總部合同管理機構，根據合同的不同類(lèi)別，甚至可以繼續劃分專(zhuān)業(yè)科室，完成管理工作。條件較好的企業(yè)，應在合同管理機構中設立具備法律顧問(wèn)資格，又有工程技術(shù)、施工管理專(zhuān)業(yè)和經(jīng)驗的人員做法律顧問(wèn)，以方便對合同的進(jìn)行全面和專(zhuān)業(yè)的審核，以及履行過(guò)程的監管。

　　制定和完善合同管理工作制度。合同從簽訂到履行完畢涉及到許多法律問(wèn)題，也涉及施工生產(chǎn)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，某一環(huán)節的缺失或重大失誤都有可能導致嚴重后果。因此，必須制定規章制度予以保障。

　　一是要建立法律顧問(wèn)部門(mén)的職責和權限，確定合同主管與協(xié)管關(guān)系和責任；

　　二是要建立合同評審、起草、會(huì )商、審核、審批制度；三是要建立合同監管人、合同報表、合同執行定期和規定事項報告制度；四是要建立企業(yè)法律事項的內部審核制度；五是要建立一些程序制度，如：法人授權制度、合同證據的收集、保管制度等；六是合同簽署、履行過(guò)程中的責任制度、獎懲制度。

　　合同管理工作應適當分工。大型施工企業(yè)管理層次相對較多，既要充分發(fā)揮整個(gè)合同管理系統的作用，調動(dòng)各級合同管理部門(mén)的積極性，又要根據不同情況，調整具體管理權限。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)應通過(guò)授權，一次性把大量的合同管理事務(wù)交由部門(mén)及下屬單位，進(jìn)行常態(tài)管理。但對一些合同標的較大的合同，風(fēng)險較大的合同、涉及部門(mén)或單位較多的合同，都應由企業(yè)總部合同管理部門(mén)直接管理。企業(yè)合同管理部門(mén)負責合同宏觀(guān)的、總體的、原則的、重要的合同管理和全面的監管工作，而部門(mén)和下屬單位則負責專(zhuān)業(yè)的管理及合同的履行工作。

　　確定合同管理工作的重點(diǎn)確定重要的合同。施工企業(yè)的合同種類(lèi)繁多，從合同的管理角度來(lái)說(shuō)，都應嚴格管理起來(lái)，但是，并不是所有的合同都要同樣地關(guān)注。在施工企業(yè)中，施工合同，尤其是標的較大的合同、風(fēng)險較大的合同應當給予足夠的關(guān)注；對分包合同也必須引起高度的重視，這方面出現的問(wèn)題已經(jīng)很多；擔保合同、大額度的采購合同也應列為管理的重點(diǎn)。

　　確定重要的合同管理部門(mén)和單位。在施工企業(yè)中，除合同管理部門(mén)外，工程承攬部門(mén)、工程管理部門(mén)、機電物資部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、印信管理部門(mén)對合同管理也將起到重要作用。在合同簽訂和履行過(guò)程中，這些部門(mén)都發(fā)揮著(zhù)重要的職能作用，其工作質(zhì)量、管理水平和工作方法，對合同的簽訂、履行將產(chǎn)生重大而深遠的影響。而下屬的施工項目部直接負責合同的履行，其意義自不必言。

　　確定合同管理的重要階段。合同的成立階段是整個(gè)合同管理工作的重點(diǎn)，它直接確立了雙方的權利義務(wù)，規定了未來(lái)合同履行的前景和預定目標，其意義重大。合同管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)部門(mén)的工作水平，領(lǐng)導者的決策，都左右著(zhù)合同簽訂質(zhì)量。

　　形成科學(xué)的管理方法對合同進(jìn)行三階段評審。評審由企業(yè)相關(guān)高層領(lǐng)導主持，有關(guān)部門(mén)參加，以會(huì )議形式進(jìn)行。在投標階段，由合同管理部門(mén)會(huì )同投標部、工程管理、機電物資、財務(wù)部門(mén)，對招標文件進(jìn)行全面評審，以決定是否投標，分析中標后的合同風(fēng)險和難點(diǎn)。要防止為中標而掩蓋真實(shí)情況，留下隱患。要形成書(shū)面的材料，經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)會(huì )簽，相應領(lǐng)導簽批認可。在合同簽署階段，由合同管理部門(mén)會(huì )同投標部門(mén)和工程管理機電物資、財務(wù)部門(mén)，再次對合同文本進(jìn)行評審。重點(diǎn)是圍繞合同文本反復推敲，對發(fā)現的問(wèn)題進(jìn)行論證，找出解決問(wèn)題的辦法。要全面衡量權利義務(wù)是否均衡；合同是否顯失公平；業(yè)主是否隱瞞了與合同有關(guān)的重要事項；企業(yè)是否有能力履行合同，能否達到合同目的。在履行階段，由合同管理部門(mén)會(huì )同工程管理等部門(mén)，根據施工進(jìn)展或單位、單元工程、節點(diǎn)工期，定期或不定期地對項目進(jìn)行評審，及時(shí)發(fā)現和糾正存在的問(wèn)題，保證全面履行施工合同。

　　建立評審大綱。為了使評審工作有章可循，保證評審工作科學(xué)、細致，不因工作疏漏而影響評審效果，企業(yè)應建立合同評審大綱。把相關(guān)規定和要求列為大綱標準，以標準衡量各階段合同內容，凡達不到標準的，則無(wú)法通過(guò)評審，合同就無(wú)法簽訂，以確保合同始終處于受控狀態(tài)。評審大綱作為企業(yè)內部具有強制性的文件，必須經(jīng)過(guò)企業(yè)的嚴格批準，以保證其剛性和可操作性、穩定性。

　　評審大綱分為三部分：第一部分為否決性規定。內容由國家禁止性規定、無(wú)效合同、企業(yè)戰略、企業(yè)內部相關(guān)禁止性規定等內容，共同組成相應條款，以此衡量合同內容，達不到前述內容的，不能通過(guò)評審。第二部分以合同內容為對象，將相關(guān)技術(shù)和經(jīng)濟指標、慣例、企業(yè)的相關(guān)規定等列為條款規定，意在保證合同內容最大程度上滿(mǎn)足企業(yè)的需要，保證企業(yè)的利益。如，工期、質(zhì)量、結算方式、獎罰額度等等。這部分內容與企業(yè)在市場(chǎng)上的競爭能力有關(guān)，與業(yè)主的談判結果有關(guān)。因為合同標的不同，大綱中這部分內容會(huì )有多個(gè)版本，這部分內容和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)相關(guān)，因此經(jīng)常處于調整狀態(tài)。第三部分是企業(yè)從市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)需要出發(fā)，做出的承諾或其他內容。第一部分內容一般不允許調整；第二部分內容的變動(dòng)需要經(jīng)企業(yè)相關(guān)程序的批準；第三部分則每一次都進(jìn)行批準。評審時(shí)要建立和使用統一、規范的表格文件。評審時(shí)要對每一項內容進(jìn)行逐一評審，得出全面和客觀(guān)的結論，并對評審結果負責。

　　履行階段的監督審核。要建立合同履行過(guò)程的內部監督審核制度。監督審核工作以合同管理部門(mén)為主，工程管理等部門(mén)參加，組成內審小組，對合同履行情況進(jìn)行監督審核。由內審小組根據合同履行情況、履行中的難點(diǎn)、重點(diǎn)和存在的一些問(wèn)題，以及業(yè)主投訴進(jìn)行定期或不定期的審核。審核時(shí)有針對性地列出審核提綱，可以先發(fā)到被審核單位，也可直接以此進(jìn)行現場(chǎng)審核�？梢詫σ话銌挝贿M(jìn)行問(wèn)卷式的發(fā)放審核提綱，由其按要求回答，然后收回，檢查是否存在問(wèn)題。監督審核過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題交由被審核單位限期整改。對可能導致企業(yè)違約的施工項目，向企業(yè)決策層提出書(shū)面報告。

　　合同管理部門(mén)的任務(wù)全面掌握企業(yè)合同管理的現狀。建立合同臺賬，要求各部門(mén)和下屬各單位以報表形式上報合同簽署和履行情況、履行結果。合同管理部門(mén)要通過(guò)合同報表、合同評審、合同履行情況，廣泛收集真實(shí)可靠的合同信息，有針對性地開(kāi)展工作。

　　牢牢把握重點(diǎn)合同。對一些標的較大、難度較大、風(fēng)險較大的合同，必須進(jìn)行有效控制。劃分風(fēng)險級別，以便于對合同的日常管理。根據業(yè)主信譽(yù)、工程難度、外部環(huán)境、企業(yè)施工能力和經(jīng)驗、項目進(jìn)展情況、施工成本等，劃分合同風(fēng)險級別�？蓜澐譃椋赫�常、一定風(fēng)險、高度風(fēng)險。對于風(fēng)險的處理，仍可以繼續劃分為：環(huán)境因素、業(yè)主因素、已方因素；可以履行滿(mǎn)足合同、無(wú)法履行的合同、無(wú)須繼續履行的合同等。對于正常合同，無(wú)須給予特別關(guān)注；對于有一定風(fēng)險的合同應引起足夠關(guān)注；對于高度風(fēng)險的合同要進(jìn)行高度關(guān)注。合同管理部門(mén)要建立合同風(fēng)險清單，施工項目上要建立合同風(fēng)險因素清單。合同風(fēng)險是在變化的，因此合同風(fēng)險管理也處于經(jīng)常調整狀態(tài)。

　　建立嚴格完整的工作程序。應從流程上有序控制合同的簽訂、履行。應做到合同簽訂必須通過(guò)評審，合同簽訂前必須經(jīng)過(guò)合同管理部門(mén)及相關(guān)部門(mén)簽字確認，然后辦理領(lǐng)導簽批手續，最后辦理用印及其他授權手續。建立責任制，防止工作出現環(huán)節失控或走過(guò)場(chǎng)。

　　與專(zhuān)業(yè)部門(mén)和下屬單位協(xié)調配和。合同管理部門(mén)只是企業(yè)中的一個(gè)部門(mén)，搞好合同管理工作離不開(kāi)相關(guān)部門(mén)的支持。特別是對合同的評審、審核，合同管理部門(mén)必須借助于專(zhuān)業(yè)部門(mén)，以解決和論證合同中的專(zhuān)業(yè)問(wèn)題。要建立施工項目部收集和保留合同證據制度，要通過(guò)合同監管人將合同履行過(guò)程中的各種情況反饋上來(lái)。

　　指導項目的合同管理工作。合同簽訂后，合同管理部門(mén)應指導項目的管理人員認真學(xué)習合同，進(jìn)行講解、培訓和考試。對施工過(guò)程中業(yè)主、監理單位提出的變更及合同外的項目?jì)热�，相關(guān)人員必須索要合同規定的手續。對施工中出現的其他問(wèn)題，凡是對企業(yè)有利的，都要按照規定的方式進(jìn)行記錄、簽證，獲得補償。同時(shí)，應對本企業(yè)合同管理工作中出現的系統性、區域性問(wèn)題進(jìn)行預防和糾正，使整個(gè)合同管理工作有效運行。