辦公自動(dòng)化（OA）軟件，作為一種信息化的工具，通過(guò)統一辦公規范，加快信息流動(dòng)，可以有效地提高員工工作效率，降低企業(yè)運營(yíng)成本。由于它適時(shí)地順應了信息技術(shù)發(fā)展的潮流，目前已逐漸成為企業(yè)日常運轉的必備工具。

　　有鑒于此，濟南柴油機股份有限公司配合企業(yè)整體搬遷規劃，根據公司信息化建設總體方案的要求，從2004年12月起，開(kāi)始了濟柴OA項目的實(shí)施工作。經(jīng)過(guò)近一年時(shí)間的辛勤工作，于2005年11月底基本完成項目建設工作，2005年12月1日開(kāi)始在公司范圍內進(jìn)行為期一個(gè)月的試運行，于2006年1月1日在公司正式上線(xiàn)運行。

　　從調研到上線(xiàn)，其間經(jīng)過(guò)多次溝通、測試、調整，上線(xiàn)運行以后又根據各部門(mén)用戶(hù)的意見(jiàn)添加了多個(gè)模塊，部分流程也進(jìn)行了相應調整。在此，根據這兩年全程參與該項目實(shí)施的工作經(jīng)驗，就實(shí)施中各個(gè)階段的一些注意事項談一下個(gè)人的看法。

　　一、調研在調研階段，比產(chǎn)品調研更重要的是對本企業(yè)各部門(mén)重要工作流程和數據共享需求的調研。

　　在網(wǎng)絡(luò )高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過(guò)注冊會(huì )員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò )論壇等都多少對信息系統有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過(guò)通過(guò)使用一種信息化工具來(lái)擺脫手工處理那些繁瑣而重復的工作的想法。其實(shí)這就是對OA系統功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來(lái)自動(dòng)化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的，并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。

　　在產(chǎn)品調研方面要“廣泛撒網(wǎng)，重點(diǎn)撈魚(yú)”。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好，最好有演示盤(pán)，甚至試用版。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀(guān)，也更方便我們了解其功能。其次，應帶有一定標準去了解各產(chǎn)品，這個(gè)標準應從前期對本企業(yè)的調研中總結出來(lái)，不一定要形成書(shū)面材料，但在產(chǎn)品調研過(guò)程中要心中有數。市面上的產(chǎn)品形形色色，數量不菲，只有這樣才能省時(shí)省力地找出幾個(gè)符合本企業(yè)需求的重點(diǎn)產(chǎn)品，以備詳細了解和比較，為下面的選型工作打好基礎。

　　二、選型有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個(gè)重點(diǎn)產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因為這些產(chǎn)品在主要功能實(shí)現上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍更難。

　　以本人尚不算豐富的經(jīng)驗認為，應從以下幾方面多加考慮：

　　第一，從軟件結構方面考慮，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進(jìn)行修改、擴充和維護時(shí)將容易實(shí)現。雖然現在的OA系統都是通用軟件，可以隨時(shí)根據用戶(hù)的需要對軟件模塊進(jìn)行增刪修改，但選擇不同的系統，對軟件進(jìn)行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點(diǎn)上說(shuō)，要選擇產(chǎn)品系統組成與企業(yè)需要比較起來(lái)最接近的。

　　第二，從售后服務(wù)方面考慮，應選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開(kāi)發(fā)代理商。要從根本上解決服務(wù)的保證問(wèn)題，應盡可能使服務(wù)本地化，這樣有利于得到及時(shí)服務(wù)，而且服務(wù)費相對來(lái)說(shuō)也較低，否則越來(lái)越高的服務(wù)費將成為單位的一個(gè)沉重負擔。OA系統在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒(méi)有一家企業(yè)的OA系統在正式上線(xiàn)后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的；而且OA系統一旦上線(xiàn)，就會(huì )成為企業(yè)各部門(mén)的日常必需工具，因此，在隨后的時(shí)間里，只會(huì )越來(lái)越凸顯出售后服務(wù)的重要性。

　　第三，從價(jià)格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性?xún)r(jià)比。

　　三、試用做出選擇后，就該進(jìn)入試用階段了。

　　試用并不是信息部門(mén)自己的事情，尤其是關(guān)系到工作流的部分，這也是OA系統的核心應用部分，由于信息部門(mén)的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光靠在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進(jìn)行簡(jiǎn)單的流轉測試，是很難發(fā)現細節上的問(wèn)題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉中曾經(jīng)出現的偶然事件有較切身的體會(huì )，則往往能發(fā)現在該部分存在的缺漏。以本公司的實(shí)施過(guò)程為例，雖然我們在開(kāi)始公司范圍內的試運行之前對系統進(jìn)行了全面細致的測試，但在隨后的一個(gè)月試運行中還是出現了很多預料不到的問(wèn)題。

　　四、溝通運行中出現了問(wèn)題要解決，就涉及到了與開(kāi)發(fā)商方面的溝通問(wèn)題。

　　這就需要注意兩點(diǎn)：一是內部問(wèn)題，如果不是小型企業(yè)的話(huà)，一般實(shí)施項目的基層負責人員至少有兩個(gè)，這里所說(shuō)的內部問(wèn)題，就是與對方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對目前系統存在問(wèn)題達成一致意見(jiàn)，然后再去與對方進(jìn)行溝通。否則，就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習慣、頁(yè)面的勻稱(chēng)美觀(guān)等非重要問(wèn)題上出現分歧，有的主張改進(jìn)，有的說(shuō)不改也行。這樣對方肯定不會(huì )主動(dòng)改進(jìn)。這些問(wèn)題改不改似乎無(wú)關(guān)緊要，但卻無(wú)疑會(huì )對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動(dòng)。二是對對方實(shí)施人員要有要求，對能夠解決的問(wèn)題，應提醒其在計劃時(shí)間內實(shí)現，對軟件不能解決的問(wèn)題，要拿出相關(guān)理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。

　　五、培訓培訓有兩個(gè)方面。

　　一是系統管理員的培訓；二是普通用戶(hù)的培訓。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個(gè)模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問(wèn)題時(shí)具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問(wèn)題交替進(jìn)行的方式。這樣，有助于用戶(hù)更快地熟悉系統。

　　六、運行維護日常運行維護中只要做到一點(diǎn)：

　　用戶(hù)有問(wèn)題時(shí)系統管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與開(kāi)發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。系統管理員要在不斷出現問(wèn)題解決問(wèn)題的循環(huán)中，逐步提高解決問(wèn)題的能力，以保證OA系統的實(shí)施效果。

　　關(guān)于實(shí)施中應該注意的問(wèn)題肯定還有很多，但前提一定是要多投入精力，對OA產(chǎn)品充分調研，對本企業(yè)情況充分了解，并對項目成功實(shí)施充滿(mǎn)信心與熱情！