開(kāi)會(huì )作為一種正式溝通的渠道，項目經(jīng)理通過(guò)會(huì )議解決問(wèn)題，安排工作，制定計劃和決策，是推動(dòng)項目最終達成目標的重要手段。但是，我們卻可以在現實(shí)中看到，大量的項目經(jīng)理，由于各種原因：或有點(diǎn)官僚主義，或是缺乏基本的管理溝通技巧，又或者專(zhuān)業(yè)氣質(zhì)太重，……很多會(huì )議，都是低績(jì)效，甚至可以說(shuō)沒(méi)有績(jì)效的，尤其在研究院所、策劃研究機構、軟件企業(yè)等知識密集的項目型企業(yè)更為典型，會(huì )議的結果往往不是解決了問(wèn)題，安排了工作，而是什么結果都沒(méi)有？甚至產(chǎn)生了爭端和矛盾！

　　讓我們通過(guò)一個(gè)真實(shí)案例，并全程對問(wèn)題進(jìn)行點(diǎn)評，以歸納常見(jiàn)的項目會(huì )議管理的問(wèn)題：

　　項目經(jīng)理張某用了幾天的時(shí)間聯(lián)絡(luò )、確認，一再延期，終于組織召開(kāi)了“項目主創(chuàng )意會(huì )”，由于是該類(lèi)型項目中最重要的會(huì )議，全體項目成員，包括公司的內部專(zhuān)家和外協(xié)專(zhuān)家總共30多人參加了這個(gè)會(huì )議（首先，就目的而言，這個(gè)會(huì )議規模是有問(wèn)題的）。會(huì )議首先由PM將項目小組初步形成意見(jiàn)進(jìn)行了講解，過(guò)程中，就不斷被那些個(gè)專(zhuān)家打斷，打斷之后PM作完解釋之后才發(fā)現，原來(lái)這些專(zhuān)家知識不太清楚項目有關(guān)背景（會(huì )議能不能有績(jì)效，最重要的就是會(huì )前準備，讓參會(huì )人員對背景、方案等所知甚少的時(shí)候，首先就會(huì )出現這個(gè)問(wèn)題，更重要的，當雙方各自擺明立場(chǎng)之后，你PM是堅持自己的，還是聽(tīng)他們的？）好不容易介紹、解釋完了方案，開(kāi)始討論！眾多專(zhuān)家就開(kāi)始提出眾多問(wèn)題，由于都是些個(gè)“專(zhuān)家”所以就必須要發(fā)言，而且要精彩，而且要讓PM有所收獲，于是，方案在這樣的“攻擊”之下變得一無(wú)是處，大家甚至對PM的基本邏輯思維能力、演講組織能力，乃至語(yǔ)文能力也產(chǎn)生了懷疑�。ê呛�！這是什么會(huì )議？這就是在現實(shí)中經(jīng)常發(fā)生的會(huì )議實(shí)景）然后，PM或對某些想法進(jìn)行深入闡釋?zhuān)�或對錯別字的問(wèn)題表示道歉，或與個(gè)別專(zhuān)家就一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行辯論，最后惱羞成怒開(kāi)始對所有的意見(jiàn)都從心里進(jìn)行抵制而卻依然笑著(zhù)應答！專(zhuān)家們終于占了上風(fēng)（專(zhuān)家總是占上風(fēng)的），快要散會(huì )的時(shí)候，發(fā)現已經(jīng)是4個(gè)小時(shí)之后了——而原來(lái)的計劃只是2個(gè)小時(shí)開(kāi)這個(gè)會(huì )議！大家迅速散去，各忙各的！此時(shí)，項目組成員問(wèn)PM，主創(chuàng )意到底如何訂？如果是一個(gè)怯懦的PM會(huì )說(shuō)——按照X總說(shuō)的辦吧！如果是一個(gè)有些專(zhuān)業(yè)精神的PM會(huì )說(shuō)——原方案不變，這是什么會(huì )？簡(jiǎn)直就是浪費時(shí)間，……

　　由此，我們要表達一些對于“會(huì )議”的看法：

　　第一，會(huì )議是什么？

　　會(huì )議天然就有公司政治色彩，但是，決不要將這樣的想法放在具體解決問(wèn)題的戰術(shù)性的、項目型的會(huì )議上！而我們很多項目公司，不能擺脫這個(gè)束縛，認為會(huì )議就是要強化權力，要打擊對手，要怎么樣怎么樣！項目過(guò)程中的種種會(huì )議，是要解決具體問(wèn)題，這里不能有所謂權威，只能有專(zhuān)業(yè)的激辨，越是這樣越是精彩而且能夠有成果！但國內公司所有會(huì )議的政治氣氛太濃，一直蔓延到了項目的會(huì )議之中！

　　第二，會(huì )議的成本

　　我們干過(guò)這樣一個(gè)事情，與客戶(hù)方7、8個(gè)人一起，從9點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì )討論一個(gè)問(wèn)題，最后到了12點(diǎn)鐘還沒(méi)有任何結果，而其中主要的問(wèn)題，就是領(lǐng)導的尼尼喃喃不能決策，或左或右，又覺(jué)得不動(dòng)最好！搞得所有人不知如何應付，疲憊不已！終于輪到我們發(fā)言，我們拿著(zhù)計算機，邊說(shuō)邊算，這里在座的日工資30000元，用了半天，就是15000元，沒(méi)有任何結果就是凈虧損，按照公司毛利就是需要實(shí)現15萬(wàn)的訂單才能挽回上午這個(gè)會(huì )議的損失。當然，這里沒(méi)有計算機會(huì )成本，因為在座的每個(gè)人都有自己的崗位，如果不參加這個(gè)會(huì )議還可以在其它方面或獲得收益或降低成本，尤其幾個(gè)高級管理人員機會(huì )成本損失更是嚴重！我們付出了這樣的代價(jià)，我們獲得了什么結果？什么結果都——沒(méi)有！這席話(huà)震驚了在場(chǎng)所有人，此后只是用了10分鐘，將幾個(gè)方案的優(yōu)勢劣勢進(jìn)行了一個(gè)對比分析很快作出了結論！并由此，客戶(hù)方領(lǐng)導讓我們設計并推動(dòng)實(shí)施了該公司的會(huì )議管理體系！

　　第三，會(huì )議的形式

　　我們可以發(fā)現這樣一個(gè)問(wèn)題，有領(lǐng)導參加的會(huì )議，大家都不太發(fā)言，等著(zhù)定調子！沒(méi)有領(lǐng)導的會(huì )議則爭吵的利害！什么是好的會(huì )議，其實(shí)后者看起來(lái)好像有傷同事情誼，但這才是好的，任何一個(gè)決策都會(huì )有兩面，有人看到好的一面，有人看到壞的一面，看到壞的一面的人因為某些原因不說(shuō)，這叫聰明還是叫不專(zhuān)業(yè)，在不同的企業(yè)可能會(huì )有不同的看法！但是，我們的觀(guān)點(diǎn)是，專(zhuān)業(yè)人之所以被稱(chēng)為專(zhuān)業(yè)，就是要有點(diǎn)堅持，要知道什么東西在自己所知識/能力/經(jīng)驗系統是好的，或是不好的——否則，你也就沒(méi)有必要參與這個(gè)會(huì )議——更重要的是，敢于表達！因此，我們認為項目過(guò)程中的會(huì )議，尤其是重要的會(huì )議，有爭吵的會(huì )議是好的，一團和氣的會(huì )議簡(jiǎn)直就不用去開(kāi)！

　　以上都還沒(méi)有涉及會(huì )議管理技術(shù)層面的問(wèn)題，實(shí)際上在具體的會(huì )議管理中，還有很多所謂“機會(huì )點(diǎn)”，如果不能認識并改善將會(huì )給公司帶來(lái)很大的損失！

　　最后，我們要說(shuō)，項目經(jīng)理，如果你還不會(huì )開(kāi)會(huì )，那還不如不要開(kāi)會(huì )！