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項目管理的七大原則

2008-12-15 09:54    【  【打印】【我要糾錯】

  平臺軟件帶來(lái)了一個(gè)悖論:它本來(lái)是軟件工程技術(shù)進(jìn)步的產(chǎn)物,卻又將軟件工程技術(shù)推向了后臺,使企業(yè)信息化關(guān)注的重點(diǎn)從軟件回歸管理。它第一次讓管理活動(dòng)的主體——管理者有機會(huì )充當企業(yè)信息化的主要角色。平臺之上,管理者有可能按照實(shí)際管理的需要建造一個(gè)適應性的信息化系統。平臺軟件所帶來(lái)的絕不僅僅是生產(chǎn)力的提高,而是包含在企業(yè)信息化中的生產(chǎn)關(guān)系的變革。那么,究竟是怎么樣的一種“生產(chǎn)關(guān)系的變革”呢?最主要的變革,首先是從當前標準化套裝軟件“制造體制”向一種全新的適應性的企業(yè)信息化“建造系統”轉變。這一轉變與既有的項目管理方式方法是從根本上相沖突的,基于平臺軟件的企業(yè)信息化項目不被傳統的“制造體制”窒息而死,就需要為新的“建造系統”開(kāi)創(chuàng )一些既基本又根本的“項目管理”新方法。

  管理軟件從誕生之日起,就過(guò)分沉醉于科技進(jìn)步所帶來(lái)的幻覺(jué)中,忘記了管理軟件需要直接樸素的表達管理者的工作,忘記了管理工作的有效性與所使用的信息化系統的聯(lián)系。平臺軟件的出現創(chuàng )造了一個(gè)條件,讓我們可以在企業(yè)信息化中開(kāi)始關(guān)心管理者,體現管理者的價(jià)值取向、工作習慣乃至感情因素,讓我們所建立的信息系統充分體現管理的真正價(jià)值,讓他們感覺(jué)到的這就是他們“自己的”系統,是他們的有生命的大腦的一個(gè)有機組成部分。而這種信息化系統的出現,僅有平臺軟件這個(gè)技術(shù)條件是不夠的,需要有一個(gè)全新的“建造系統”來(lái)支撐,而這個(gè)建造系統尚需要我們將其創(chuàng )造出來(lái)。

  我們需要認識到,每個(gè)企業(yè)和每個(gè)管理者都是獨特的,只有承認這種獨特性,才有可能使得信息化系統可以用于提升企業(yè)的核心能力是不是扼殺其核心能力;有利于提升管理者的工作效率,讓管理者能夠更加快樂(lè )的工作而不是剝奪管理者尊嚴。其次,要認識到每個(gè)企業(yè)和企業(yè)中的每個(gè)部門(mén)、每個(gè)管理者都是整個(gè)產(chǎn)業(yè)社會(huì )的一部分,需要與其他人、其他部門(mén)、其他企業(yè)有效的聯(lián)系和協(xié)同工作,而信息化系統應該是增強這種有機聯(lián)系的重要載體。然而,這兩個(gè)互補的因素都被標準化套裝軟件開(kāi)發(fā)體制所忽略了。管理軟件的種種弊端,根源于管理軟件制造體制上的過(guò)渡集權,而對具體細節控制不夠。在這種體制下,只能創(chuàng )造出一些最一般的抽象形式,和企業(yè)的真正需要、真正要求以及每一個(gè)企業(yè),每一個(gè)部門(mén),每一個(gè)管理者所要經(jīng)歷的每時(shí)每刻真實(shí)的日常生活僅僅保持了最抽象的關(guān)系,不可能建造出讓管理者感覺(jué)舒適愜意、方便快捷、與他們的日常工作相匹配的信息化系統。只有挑戰這一開(kāi)發(fā)體制,使企業(yè)信息化系統的建造體制發(fā)生一場(chǎng)根本的革命,這種異化才有可能得到實(shí)質(zhì)上的改善。

  我們必須找到一種企業(yè)信息化建造體制能夠具體地、細致地注意到管理活動(dòng)的所有詳情。因為人們只有了解了這些詳情才能把每個(gè)企業(yè)的信息化系統以自己的水平、自己的高度建設得“恰到好處”,使信息化系統能夠準確地適應企業(yè)、部門(mén)、管理者所需要感受的所有內外之力,并在實(shí)現“力場(chǎng)和諧”地同時(shí)能夠發(fā)揮自己的核心能力,為更大的產(chǎn)業(yè)系統作出自己的貢獻。

  平臺軟件提供了企業(yè)自主建立一個(gè)適應性的信息系統的可能性,但也僅僅是一種可能性。在“平臺之上”,還需要建立一種企業(yè)信息系統的“制造體制”。創(chuàng )造出這樣一個(gè)全新的“體制”,才是確保用戶(hù)應用平臺軟件建造“自己的”信息系統的成功關(guān)鍵。不然用戶(hù)購買(mǎi)一個(gè)平臺軟件,就像買(mǎi)到一塊地皮,有人替他打牢的地基交給他,他卻不知道如何在上面建造一座大廈。就算勉強去建,也是一件危險的事情。

  這個(gè)全新的企業(yè)信息化建造體制,或者說(shuō)是在平臺軟件之上建設一個(gè)信息系統的“項目管理體制”,需要遵循如下七大原則:

  1.企業(yè)信息化設計建造師全面負責制原則

  只有在一個(gè)既懂得軟件基礎知識,又懂得管理原理,并能夠在“現場(chǎng)”與管理人員進(jìn)行實(shí)地交流和指導的被我們稱(chēng)之為“企業(yè)信息化設計建造師”的人在現場(chǎng)負責一個(gè)企業(yè)的信息化項目,所建成的信息化系統才可能不再是一種被生產(chǎn)出來(lái)的“物品”,而是被培育、制作、塑造而成的充分體現企業(yè)、部門(mén)、管理者個(gè)人的個(gè)性特征的“自己的”信息化系統。

  這一原則所以重要,是因為個(gè)性化的信息系統的建成依賴(lài)于與企業(yè)、部門(mén)、管理者的直接聯(lián)系,依賴(lài)于與所有參與建造它的人們的直接聯(lián)系。承擔這種聯(lián)系的人必須深入現場(chǎng),能夠與現場(chǎng)的管理人員進(jìn)行充分的對話(huà),同時(shí)又懂得信息化系統建設的內在規律,能夠給予參與建設企業(yè)信息化系統的管理人員以專(zhuān)業(yè)化的指導。因此,這一原則是新體制的第一原則。

  這就需要一種新型的人才、一種新型的管理機制、一種新型的專(zhuān)業(yè)人士去運作企業(yè)信息化建造體制。這些“企業(yè)信息化設計建造師”不僅僅是一些IT技術(shù)人才,盡管他們確實(shí)是IT技術(shù)人才,但他們首先是企業(yè)信息系統建造過(guò)程的領(lǐng)袖和管理顧問(wèn)師,并能夠領(lǐng)導和指揮大規模企業(yè)信息系統建設工作。他們是一類(lèi)新人,急需要我們去發(fā)掘、選擇和培養。由于這樣的“企業(yè)信息化設計建造師”需要長(cháng)期負責一個(gè)企業(yè)的信息化項目,同時(shí)又不能同時(shí)負責太多的項目,因此對他們的需求將是大批量的。

  2.信息化項目建設營(yíng)地原則

  平臺軟件之上的企業(yè)信息化項目是以廣泛分布的、權力分散的當地信息化項目建設營(yíng)地為基地的。每一個(gè)這樣的營(yíng)地都具有企業(yè)信息化建設所需要的軟硬件設施、資料和辦公場(chǎng)地。這些營(yíng)地應該距離用戶(hù)企業(yè)很近,它將成為地域性企業(yè)信息化社區的一個(gè)組成部分或者是活動(dòng)中心。在企業(yè)信息化項目啟動(dòng)之前,這里是與用戶(hù)進(jìn)行交流、溝通、演示以及讓準用戶(hù)企業(yè)的相關(guān)人士進(jìn)行體驗、認識企業(yè)信息系統的場(chǎng)所。在企業(yè)信息化項目實(shí)施過(guò)程中,這個(gè)營(yíng)地是一個(gè)指導中心、支持中心、協(xié)同工作的場(chǎng)地。在項目主體完成后,它又是一個(gè)維護中心、改進(jìn)中心、經(jīng)驗交流中心。這個(gè)營(yíng)地與用戶(hù)始終保持著(zhù)一種血脈關(guān)系。

  “信息化項目建設營(yíng)地”是“企業(yè)信息化設計建造師”的營(yíng)盤(pán),“企業(yè)信息化設計建造師”依托這個(gè)營(yíng)地一次直接負責很少的企業(yè)信息化項目,以便每個(gè)“企業(yè)信息化設計建造師”在信息化項目中和所有用戶(hù)保持直接地聯(lián)系,使得用戶(hù)想以獨特的個(gè)性建設自己的信息系統時(shí),他能夠幫助用戶(hù)進(jìn)行設計,并幫助他們建造,這將使得每一個(gè)信息系統的每一部門(mén)都能都被準確無(wú)誤地建造出來(lái)……

  3.共同設計原則

  平臺之上的企業(yè)信息化建設的精髓在于設計是由用戶(hù)自己進(jìn)行的,而不是由一些遠離現場(chǎng)的專(zhuān)門(mén)的設計人員集中設計出來(lái),只有這樣,才能防止企業(yè)信息系統的抽象性和疏遠化。用戶(hù)參與共同設計確保用戶(hù)表達出自己的真實(shí)意愿,并且在概念形態(tài)、模型形態(tài)時(shí)能夠多次確認和發(fā)展自己的思路,而不是通過(guò)嚴格的需求調研程序確認的工作流程,到開(kāi)發(fā)完成交付時(shí)用戶(hù)已經(jīng)認不出自己的設想,或者已經(jīng)改變了想法。

  共同設計的前提條件與就是知識組織化協(xié)同生產(chǎn)的三個(gè)條件,詳細一點(diǎn)敘述就是:

 。1)共享的管理理念和企業(yè)信息化愿景,所有參與設計者要形成一些基本的共識。這要求有一個(gè)明確的管理理念作為共同的主題,否則將會(huì )看到無(wú)休無(wú)止的爭論而沒(méi)有任何成果。

 。2)共享的方法體系——企業(yè)信息化“模式語(yǔ)言”體系。一個(gè)統一的方法體系“語(yǔ)言”才能夠保證許多人的工作能夠“兼容”和相互交流。一個(gè)大規模共享的模式語(yǔ)言庫是一個(gè)重要的支持基礎,這可以通過(guò)軟件公司的網(wǎng)絡(luò )建立起來(lái)。而信息化項目的第一步就是由參與者共同選定和創(chuàng )造新的模式語(yǔ)言。

 。3)能夠呈現每一個(gè)人工作階段性成果的信息平臺。許多人協(xié)同工作最可怕的后果是每一個(gè)人的工作不能與其他人的工作協(xié)同一致。在傳統的項目控制手段中,我們使用的是將項目工作徹底分解,然后分配給不同的人去完成。這樣的方法最大的弊端是達成共識的艱難和分段進(jìn)行的子項目完美的銜接,實(shí)際上這是工業(yè)化流水線(xiàn)生產(chǎn)思想在信息化建設中的套用,出現種種不適應和造成大量的項目失敗是必然的。通過(guò)一個(gè)呈現平臺和相應的管理制度,將每一個(gè)小組或個(gè)人的成果及時(shí)呈現出來(lái),引發(fā)討論和自適應行動(dòng),是一個(gè)看似不那么井井有條但卻能極大提高項目成功率的重要保證。

  這三條保證許多人能夠有組織的進(jìn)行智力勞動(dòng),達成有用的成果。

  4.“一次砌好一塊石頭”的建造原則

  這是一個(gè)與目前通行的總體規劃方式不同的一種簡(jiǎn)單有序的方式。每一個(gè)企業(yè)的信息系統設計工作都是在現場(chǎng)用相對粗略的方式進(jìn)行的,很多時(shí)候僅僅是一些構想藍圖,便沒(méi)有對其中的細節進(jìn)行極為嚴格的規劃。所以,在實(shí)施過(guò)程中,也不是根據嚴格的標準化的計劃進(jìn)行的,而是由一個(gè)接一個(gè)或者一步接一步的操作體制所控制的。

  許多人看到這里會(huì )感到害怕——這樣會(huì )不會(huì )造成混亂。實(shí)際上,造成混亂的正式試圖嚴格控制的企圖,而“一步接一步的建造原則”能夠讓人們自由的把它運用的每一個(gè)單元、每一個(gè)細節的設計建造過(guò)程中,并且是能夠設計建造出一個(gè)完好的、結構合理的企業(yè)信息系統的重要保證。

  這是一個(gè)建造有生命的企業(yè)信息系統的關(guān)鍵原則,其中還包含相當數量的準則。

  5.成本控制原則

  由于每一個(gè)企業(yè)的信息系統都不相同,并且其設計建造過(guò)程又是如此靈活,對其成本進(jìn)行控制就需要一種全新的思路。新的思路是采用一種“約估”的成本計量和控制手段,使得整個(gè)信息系統的建設過(guò)程的成本能夠為用戶(hù)所接受并且不使成本控制本身就成為重要勞動(dòng)力消耗因素。

  這里我們要開(kāi)發(fā)以一些列簡(jiǎn)易的成本評估方法。

  6.共同工作中的人性化原則

  這是一個(gè)容易被人忽視的組成部分。但是,如果缺少了項目實(shí)施過(guò)程中的人文關(guān)懷,不但是建設企業(yè)信息化項目的工作成為一種枯燥乏味的苦役,而且其建設質(zhì)量和效率也是難以保證的。

  這些原則包括:

 。1)每天人們都要在一個(gè)確定的時(shí)刻一起工作。必須確保每一個(gè)人需要從事的多少種類(lèi)的工作以及他們將要從事的工作的數量。同時(shí)要讓每一個(gè)參與者感受到參與信息化建設項目是一個(gè)施展自己的才華,表現自己的技能,享受更多的友情的美差。

 。2)每個(gè)企業(yè)管理者必須從事一定的信息化建設的事務(wù)性工作。人們只對參與和付出的事物保有感情,才是“我們的”信息系統。

 。3)每天都要做一些明確的事情。

 。4)相互幫助進(jìn)行較為困難的工作。

 。5)每一個(gè)子項目的收尾都要有一個(gè)慶;顒(dòng)。有時(shí)候可以是非常簡(jiǎn)單的慶祝。

  7.基礎工作統一化原則

  這是平臺軟件支持下的新的企業(yè)信息化建造體制的重要保證,也是有效降低企業(yè)信息系統建設成本和提升其質(zhì)量的重要措施。

  基礎工作統一化是我們設想的“管理支持產(chǎn)業(yè)”的重要內容,能夠統一化的基礎工作會(huì )有很多,但核心工作是共享模式語(yǔ)言庫的建設,這是一項長(cháng)期而艱苦的基礎工作,任何一個(gè)個(gè)別的用戶(hù)企業(yè)和“企業(yè)信息化設計建造師”都不可能獨力完成,因此是管理支持聯(lián)合體存在的重要理由。

延伸閱讀:項目 管理 原則
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