建立全過(guò)程、全局的思想

　　首先，結算工作的起始點(diǎn)應該從合約階段開(kāi)始（當然這是從承包商角度來(lái)講，如果是業(yè)主方或者建設單位這個(gè)階段開(kāi)始得要更早），從合同訂立到補充協(xié)議的簽訂、招標工程量的修訂等等這些形成的成果性文件，已經(jīng)進(jìn)入了結算依據的管理范疇內，之后變更、簽證等一系列過(guò)程依據的收集和整理，當然也會(huì )對結算階段產(chǎn)生影響。

　　另外，依據收集工作并不限于變更、洽商等這些可以在資料員手中取得的施工資料，一些詢(xún)價(jià)資料、往來(lái)函件、第三方提供的證明材料以及政策性的、市場(chǎng)參考的資料收集也在結算依據之內。想要在結算時(shí)取得有爭議項目的話(huà)語(yǔ)權，扯皮是沒(méi)用的，最好能在前期把這些基礎工作做扎實(shí)，詳實(shí)有效的依據證明是最有效的籌碼。有了這種全過(guò)程、全局的思想，結算階段的工作就可以水到渠成了。

　　分類(lèi)處理現場(chǎng)依據，這件事說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難。我碰到的一些造價(jià)人員往往等到快結算，才抱出一大推的東西，說(shuō)前面的東西都在這兒了，亂七八糟的。如果碰上工程中間更換了負責人，東西轉手了幾次，此時(shí)結算的工作量就可想而知，也很難想象這樣的結算沒(méi)有遺漏沒(méi)有損失。

　　依據的分類(lèi)應該是隨時(shí)隨地形成的。結算工作做的細致的人，可以看到一開(kāi)始就做了分類(lèi)工作，之后任何單據來(lái)的時(shí)候僅把與結算相關(guān)的東西放入指定的分類(lèi)就可以了，這樣分類(lèi)的好處是節省時(shí)間，形成的依據又按照時(shí)間自然的做了排序，一些經(jīng)濟無(wú)關(guān)的圖紙釋疑等資料，也早早的被篩除掉了，不會(huì )給結算工作帶來(lái)不必要的負擔。

　　更有效的是，針對不同的分類(lèi)，例如變更類(lèi)的依據、索賠類(lèi)的依據可以做不同的區別對待和跟蹤處理；這一點(diǎn)我們在下面就做詳細闡述。

　　由于前面做好了結算依據全方面的采集和整理，又做了有效的分類(lèi)和排序；那么針對那么幾類(lèi)容易在后期失去效力的依據，我們就可以有針對性的做跟蹤和優(yōu)先處理。

　　例如，一些隱蔽工程或者后期不好計量的清單項目的變更確認或索賠工作，這一點(diǎn)最明顯的是土方工程和混凝土工程。這類(lèi)變更或者索賠在發(fā)生的初期，是可以計量的，但一旦分部工程結束，依據就變得不好取得或者難以追溯，也就失去了結算階段談判的有利地位。因此這一類(lèi)的依據一經(jīng)取得，應該立即引起重視，在事實(shí)正在發(fā)生或者未發(fā)生時(shí)，即處于有利地位時(shí)，取得結算數量或者價(jià)格上的認可，將變更或者索賠流程在最快的時(shí)間走完，是減少結算風(fēng)險的必要措施。

　　依據文檔管理電子化而對于已取得單據的遺失或者交接中有遺失或者遺漏的問(wèn)題，我們的建議是向那些百強房地產(chǎn)企業(yè)和管理水平高的大型施工企業(yè)學(xué)習，他們對現場(chǎng)依據的管理除了常規的紙質(zhì)文檔之外，通常要求全部掃描或者拍照儲存為電子文檔備查。

　　這樣當然有利有弊，缺點(diǎn)是從紙質(zhì)文檔到電子文檔的轉換費時(shí)費力，優(yōu)點(diǎn)當然也很明顯：便于查找瀏覽、便于保存、便于異地傳輸、便于與項目管理系統信息化管理接軌，就總體來(lái)看，還是利大于弊。

　　已有條件的能夠實(shí)現依據電子化的地方，自然管理水平會(huì )提高一個(gè)層次，成本控制和管理也會(huì )提高一個(gè)層次，結算風(fēng)險自然減??；

　　基于以上幾點(diǎn)對通過(guò)有效的依據管理規避結算風(fēng)險分析，可以看出，有效的依據管理并不需要付出更多的人工和時(shí)間，更多的是對結算依據管理的一種思維方式的轉變和一種工作模式、工作習慣上的變革。

　　我們希望一些優(yōu)秀的結算人員的經(jīng)驗，可以幫助更多的人輕松的解決掉結算中的難題，可以為企業(yè)創(chuàng )造更多的價(jià)值，從而在這個(gè)危機將至的時(shí)期里，仍然實(shí)現個(gè)人利益和企業(yè)利潤的雙贏(yíng)！