溝通定義及作用

　　溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的下信息傳遞。

　　對于項目來(lái)說(shuō)，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調和控制項目的實(shí)施過(guò)程，就必須進(jìn)行項目的信息溝通。好的信息溝通對項目的發(fā)掌和人際關(guān)系的改善都有促進(jìn)作用。具體來(lái)說(shuō)，溝通的作用如下：

　　為項目決策和計劃提供依據。

　　為組織和控制管理過(guò)程提供依據和手段。有利于和改善人際關(guān)系。

　　為項目經(jīng)理的成功領(lǐng)導提供重要手段。

　　項目溝通管理的定義及特征

　　項目溝通管理，就是為了確保項目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實(shí)施的一系列過(guò)程。 項目溝通管理具有復雜和系統的特征。

　　溝通的重要性

　　項目溝通管理就是要保證項目信息及時(shí)、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進(jìn)行處置，保證項目班子內部的信息暢通。班子內部信息的溝通直接關(guān)系到班子的目標、功能和組織結構，對于項目的成功有著(zhù)重要的意義。

　　在經(jīng)濟迅速發(fā)展和社會(huì )進(jìn)步的當今社會(huì )，人們對物質(zhì)和精神的生活需求也逐日高漲，對活動(dòng)場(chǎng)所的要求也是越來(lái)越高。建筑智能化系統能夠較好的滿(mǎn)足人們生活對于活動(dòng)場(chǎng)所的要求，使它們生活在方便、舒適、高效、安全以及環(huán)保節能的環(huán)境中。因此，智能建筑在國內得到了一定的發(fā)展，實(shí)施好智能建筑對于保持智能建筑持續發(fā)展是至關(guān)重要的。溝通在保持社會(huì )關(guān)系的協(xié)調作用得到了社會(huì )中每個(gè)人的公認。在智能建筑實(shí)施工程中也不例外。

　　智能建筑的實(shí)施工程大概分為設計、施工兩個(gè)階段。

　　一般智能化系統設計是在建筑、結構、給排水和電氣（強電）圖紙或方案出來(lái)之后才進(jìn)行工作的。因此，在智能建筑未來(lái)需求方面存在著(zhù)一定缺陷，如：智能化停電時(shí)的供電問(wèn)題；智能化信息點(diǎn)、箱體位置與其他專(zhuān)業(yè)的沖突問(wèn)題，造成業(yè)主使用不便；在滿(mǎn)足未來(lái)需求時(shí)設備所需要的空間問(wèn)題等等。假如滿(mǎn)足以上需求，則需要更換相關(guān)箱體和設備、管線(xiàn)施工。對于人力和物力造成不必要的浪費。對于建筑物本身也有損害，如美觀(guān)、結構等等。造成以上問(wèn)題的原因是什么呢？是溝通問(wèn)題（智能化專(zhuān)業(yè)和建筑相關(guān)專(zhuān)業(yè)的溝通問(wèn)題）。解決的辦法是建設單位組織好智能化專(zhuān)業(yè)與建筑相關(guān)專(zhuān)業(yè)溝通。由此可見(jiàn)，溝通的重要性。

　　智能化系統產(chǎn)品的品牌很多，每個(gè)品牌有幾個(gè)系列以滿(mǎn)足客戶(hù)的不同需求。如何選擇和確定產(chǎn)品是智能建筑的關(guān)鍵問(wèn)題，也是實(shí)施單位和建設單位溝通的主要問(wèn)題。

　　首先是掌握建設單位對智能化系統的需求和投資成本。作為實(shí)施單位應該列出目前智能建筑的所以功能和未來(lái)發(fā)展趨勢所新增的功能以供建設單位實(shí)施選擇。然后，根據建設單位的需求選擇性?xún)r(jià)比較高的產(chǎn)品。在設計方案論述中應該根據所選產(chǎn)品來(lái)描述智能化系統的技術(shù)性能。經(jīng)建設單位確認后方可進(jìn)行施工設計。沒(méi)有好的溝通，以上工作是不可能進(jìn)行的。由此可見(jiàn)，溝通的重要性。

　　此外，建設單位從自身的角度考慮，大多數建筑是在每個(gè)業(yè)主的入戶(hù)的位置設置一個(gè)智能終端箱，業(yè)主根據自己的需要裝潢時(shí)自行解決。但是，智能化系統的信息點(diǎn)數量和位置對于業(yè)主的使用方便性，起著(zhù)至關(guān)重要的作用。而大多數智能化子系統是總線(xiàn)制，不同于其他專(zhuān)業(yè)。由于業(yè)主自身的原因，在裝潢時(shí)造成的問(wèn)題很多，如：

　　需求問(wèn)題：通信子系統（電話(huà)、網(wǎng)絡(luò )、電視、音頻）、安全子系統（探測器、主機、聯(lián)動(dòng)設備），如以后的網(wǎng)絡(luò )電視、洗衣機等家電設備的通信需求是在未來(lái)的需求；照明自動(dòng)化的需求是未來(lái)的需求；通信的變更是未來(lái)的需求等等。

　　成本問(wèn)題：由于是總線(xiàn)制，所以各個(gè)信息大多數需要從信息點(diǎn)位置引導智能終端箱或集中控制器。裝潢的明裝配線(xiàn)比建筑工程實(shí)施時(shí)暗裝配線(xiàn)多了很多，使業(yè)主在經(jīng)濟上造成不必要的浪費。

　　安全問(wèn)題：通常智能化系統信息點(diǎn)的明裝配線(xiàn)沿地面施工，在它上面鋪設瓷磚、或者地板等。施工過(guò)程中釘子對于線(xiàn)路的暢通威脅最大；管材的彎曲和管內線(xiàn)的數量對于通訊性能的影響也不小。

　　以上問(wèn)題之所以存在，是實(shí)施單位和建設單位的溝通問(wèn)題。只要實(shí)施單位和建設單位進(jìn)行必要的溝通，是可以解決這些問(wèn)題的。由此可見(jiàn)，溝通的重要性。

　　智能建筑施工階段包括預埋、穿線(xiàn)階段，設備安裝、調試階段、工程驗收。

　　預埋、穿線(xiàn)階段：需要溝通的專(zhuān)業(yè)有土建專(zhuān)業(yè)、電氣（強電）和暖通專(zhuān)業(yè)，涉及的問(wèn)題有：

　　土建專(zhuān)業(yè)：預埋管在土建專(zhuān)業(yè)鋼筋綁扎結束的位置地方開(kāi)始。澆注混泥土之前完工�；炷嗤廖茨�固之前對管路暢通進(jìn)行檢查和整改。在土建砌墻階段，對管路和箱體進(jìn)行施工。所有的工作都需要與土建專(zhuān)業(yè)進(jìn)行協(xié)作。出現問(wèn)題，就要開(kāi)槽放管、敲墻安裝相關(guān)箱體，對于土建專(zhuān)業(yè)和自身在工期，成本都有必要的浪費。為什么會(huì )這樣呢？是溝通問(wèn)題。假如溝通做的好，就可以避免這些問(wèn)題�？梢�(jiàn)，溝通的重要性。

　　電氣（強電）專(zhuān)業(yè)：（一）智能化系統與電氣（強電）專(zhuān)業(yè)必須保持一定的距離才能保證通信的要求。因此，預埋管的路由必須與電氣（強電）專(zhuān)業(yè)進(jìn)行協(xié)商才能滿(mǎn)足通信要求；（二）智能化系統的設備需要電氣（強電）專(zhuān)業(yè)提供電源，所以箱體的位置與電氣（強電）專(zhuān)業(yè)的箱體位置相近。所以，箱體的位置也應該與電氣專(zhuān)業(yè)協(xié)商解決。如果做得不好，會(huì )對彼此都會(huì )造成不必要的麻煩和損失。只要溝通做得好，上面的問(wèn)題就不會(huì )出現。因此，溝通是很重要的。

　　暖通專(zhuān)業(yè)：由于衛生間和廚房在后期的裝潢階段的變更較大。因此，智能化系統的預埋管的路由不經(jīng)過(guò)衛生間和廚房，與暖通管的路由保持一定距離。

　　預埋管和箱體施工完畢后，就可進(jìn)行穿線(xiàn)工作。

　　設備安裝、調試階段：在土建專(zhuān)業(yè)的室內墻面粉刷結束后進(jìn)行箱體面板的安裝和設備相關(guān)配件的安裝。建筑設備自動(dòng)化系統設備的安裝時(shí)，與暖通專(zhuān)業(yè)、電氣專(zhuān)業(yè)交叉施工問(wèn)題；設備調試時(shí)的供電問(wèn)題；室外工程與土建、暖通、電氣等施工單位的配合問(wèn)題；如何避免設備丟失和有意被損壞的問(wèn)題。解決上面所說(shuō)問(wèn)題的是彼此通過(guò)溝通，協(xié)商解決。

　　跟施工現場(chǎng)的其他工作人員保持良好的關(guān)系，是避免設備丟失、有意損壞工程順利進(jìn)行的前提條件。保持良好的關(guān)系是需要溝通的。不言而喻說(shuō)明了，溝通的主要性。

　　驗收階段：如何在監理單位的配合下，通過(guò)對建設單位對工程的驗收；如何順利完成對工程的決算和項目收尾工程，這些都是通過(guò)溝通來(lái)解決。

　　綜上所述，完全可以說(shuō)明溝通在智能建筑實(shí)施過(guò)程中的重要性。

　　如何進(jìn)行項目溝通管理是由溝通計劃編制、信息發(fā)布、績(jì)效報告、管理收尾四部分組成。

　　一、項目溝通計劃編制：

　　無(wú)論什么樣的項目都有其特定的周期。項目周期的各個(gè)階段就好像“環(huán)環(huán)相扣”中的每個(gè)環(huán)一樣重要的，甚至是關(guān)鍵性的。為了做好每個(gè)階段的工作，以達到預期標準和效果，就必須在項目部門(mén)內部、部門(mén)與部門(mén)之間，以及項目與外界之間建立溝通渠道，能夠快速、準確地傳遞溝通信息，以使項目?jì)雀鞑块T(mén)達到協(xié)調一致；使項目成員明確各自的工作職責，并且了解他們的工作對實(shí)現整個(gè)組織目標所做出的貢獻；通過(guò)大量的信息溝通，找出項目管理的問(wèn)題，制定政策并控制評價(jià)結果。因此，缺乏良好的溝通，就不可能做好人力資源管理工作，更不可能較好的實(shí)現項目目標。項目溝通管理涉及知識領(lǐng)域是保證項目信息及時(shí)正確地提取、收集、傳播、儲存以及最終處置所必須的。如何解決這些問(wèn)題。難道你不認為做好這些工作，就必須制定相應的計劃嗎？

　　項目溝通計劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項目干系人都必須準備應項目“語(yǔ)言”進(jìn)行溝通。并且要明白：每個(gè)項目干系人所參與的溝通將會(huì )如何影響到項目的整體。誰(shuí)需要何種信息、何時(shí)需要以及相應如何將其交到他們手中就好通過(guò)溝通方式和手段。因而溝通計劃對于項目的成功很重要。

　　溝通計劃的依據包括：溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設三個(gè)方面。

　　確認項目溝通要求的信息一般包括：項目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系；該項目設計技術(shù)知識；項目本身的特點(diǎn)決定的信息特點(diǎn)；與項目組織外部的聯(lián)系等等。

　　溝通技術(shù)：根據溝通的嚴肅性程度分為正式溝通和非正式溝通；根據溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據溝通的工具分為書(shū)面溝通和口頭溝通等等。

　　選用何種溝通技術(shù)以到達迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對信息要求的緊迫程度；技術(shù)的取得性；預期的項目環(huán)境；制約因素和假設。

　　溝通計劃的結果

　　溝通計劃的結果有項目利益相關(guān)者的分析結果和溝通管理計劃。分析確定項目的利益。

　　就我個(gè)人而言，我認為編制計劃的成員是非常重要的。好的溝通計劃具有可行性�？紤]問(wèn)題的影響因素是否全面和解決問(wèn)題的方法是否可行決定了計劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗豐富的團隊是最明智的選擇。計劃需經(jīng)過(guò)各部門(mén)經(jīng)理的認可，方可公布。是執行和控制的有力保證。

　　二、信息發(fā)布涉及向項目干系人及時(shí)提供所需信息。

　　它包括實(shí)施溝通管理計劃以及始料未及的信息需求應對。

　　我認為信息公布應做好信息公布的反饋問(wèn)題。如：與公布信息有關(guān)項目干系人的簽字以及對信息意見(jiàn)的文字記錄。

　　三、績(jì)效報告：

　　績(jì)效報告涉及績(jì)效信息的收集和公布，以便向項目干系人提供有關(guān)資源如何利用來(lái)完成項目目標的信息�？�(jì)效報告一般應提供關(guān)于范圍、進(jìn)度計劃、成本和質(zhì)量的信息。

　　我認為要做好績(jì)效報告，就必須選擇合理的績(jì)效報告的工具和技術(shù)（績(jì)效評審、偏差分析、趨勢分析、掙值分析），使績(jì)效報告與項目的實(shí)際情況最接近。

　　四、管理收尾

　　管理收尾包含項目結果文檔的形成（這些文檔可以使發(fā)起人或客戶(hù)對項目產(chǎn)品的驗收正式化），包括項目記錄的收集、對符合最終規范的保證、對項目的成功、效果及取得的教訓進(jìn)行分析、以及這些信息的存檔以備將來(lái)使用。

　　管理收尾活動(dòng)不能等到項目結束才進(jìn)行，項目的每個(gè)階段都要進(jìn)行適當的收尾，保證重要的、有價(jià)值的信息不流失，另外，人才數據庫中的雇員技能應該得到更新，以反應新的技能和熟練程度的提高。

　　只要認識到項目溝通的重要性，才會(huì )做好項目溝通管理計劃。有了好的項目溝通計劃，只有執行好計劃，才能發(fā)揮他的作用，才會(huì )順利地實(shí)現項目目標，才會(huì )對項目溝通管理的重要性有更深一層的認識，才會(huì )在以后的項目中繼續執行，才會(huì )為企業(yè)帶來(lái)跟好的效益。