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一體化管理體系的運行和改進(jìn)

管理體系文件編寫(xiě)完成經(jīng)過(guò)審核批準后，進(jìn)入體系的運行階段。一體化管理體系的運行是按照文件體系執行管理和操作的過(guò)程。為了有效地運行一體化管理體系，管理體系應與現行管理體系要素有效地協(xié)調。企業(yè)要注意如何將各項管理體系納入全部經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程，以及一體化管理體系與其他經(jīng)營(yíng)目標和優(yōu)先事項之間的矛盾如何協(xié)調的問(wèn)題。

(1)員工培訓P190

一體化管理體系開(kāi)始運行前，企業(yè)應安排系統化的培訓，使全體員工都了解企業(yè)一體化管理體系的要求和程序。培訓的目的在于提高全體員工參與一體化管理的意識，明確各級員工參與管理體系工作的義務(wù)。

(2)信息的溝通和交流P190

對內和對外的信息溝通是一體化管理體系有效而成功運行的關(guān)鍵，它確保標準各要素構成一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、開(kāi)放的和持續改進(jìn)的管理體系。體系開(kāi)始運行后，企業(yè)應向有關(guān)相關(guān)方溝通體系運行信息。

如果有合約規定，企業(yè)還應該要求供應商和分包商提供相關(guān)信息和核實(shí)渠道。

(3)體系的實(shí)施P190

一體化管理體系建立以后，有效持續地實(shí)施企業(yè)管理體系是企業(yè)管理的重要環(huán)節。

1)按照相應的管理原則，在確定市場(chǎng)及顧客需求的前提下，企業(yè)應推行自己的方針、管理目標、管理手冊、程序文件及質(zhì)量記錄等體系文件，落實(shí)企業(yè)在生產(chǎn)(或服務(wù))全過(guò)程的作業(yè)內容、程序要求和工作標準，并將管理目標分解落實(shí)到相關(guān)層次、相關(guān)崗位的職能和職責中，對企業(yè)中不同層次的員工進(jìn)行培訓，形成一體化管理體系執行系統的基礎條件。

2)一體化管理體系的建立需識別并提供實(shí)現管理目標和持續改進(jìn)所需的資源，包括人員、基礎設施、環(huán)境、信息等。一體化管理體系的運行是在生產(chǎn)及服務(wù)的全過(guò)程按管理文件體系制定的程序、標準、工作要求及目標分解的崗位職責進(jìn)行操作運行。

3)按文件規定的程序進(jìn)行專(zhuān)項措施和方案的策劃和實(shí)施。應針對體系運行發(fā)現的主要風(fēng)險，采取必要的管理措施，通過(guò)技術(shù)交底或管理溝通使這些過(guò)程達到所策劃的要求。

4)供應商和分包商管理。一體化管理要求企業(yè)對供應商和分包商進(jìn)行有效的控制，確保它們滿(mǎn)足標準的要求。企業(yè)應在評估和挑選供應商時(shí)，同時(shí)評估它們的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、社會(huì )責任、信息安全等方面的表現及其管理水平，根據評估結果決定是否選用。若有必要應要求供應商和分包商及時(shí)完整地向企業(yè)通報與其他相關(guān)方的業(yè)務(wù)關(guān)系。

企業(yè)應定期了解并評估供應商和分包商的表現，以便改進(jìn)對供應商和分包商的管理效果。

(4)體系的測量、分析和改進(jìn)P191

在一體化管理體系運行的過(guò)程中，應按各類(lèi)體系文件的要求監視、測量和分析過(guò)程的有效性和效率，確保一體化管理體系運行的質(zhì)量。

1)內部審核。內部審核為獲得審核證據并對其進(jìn)行客觀(guān)的評價(jià)，以確定滿(mǎn)足審核準則的程度所進(jìn)行的系統的、獨立的并形成文件的過(guò)程。

內部審核的審核準則是審核的依據，是“一組方針、程序或要求”，是與審核證據進(jìn)行比較的依據。一般有相應的管理體系標準，管理手冊、程序文件及有關(guān)的規章制度，適用的法律、法規等。

審核證據可以包括：存在的客觀(guān)事實(shí)，被訪(fǎng)問(wèn)人員的陳述，現行有效的文件和記錄。

內部審核是一個(gè)具有系統性、獨立性和形成文件的過(guò)程。審核的“系統性”表現在有計劃地按規定的程序進(jìn)行，從審核的策劃準備到審核的實(shí)施、審核報告的編寫(xiě)以及跟蹤驗證是一個(gè)系統性活動(dòng)。

“獨立性”指對審核證據的收集、分析和評價(jià)是客觀(guān)的和公正的，應避免任何外來(lái)因素的影響及審核員自身因素的影響，審核員應由具備開(kāi)展相應審核工作的能力，且與受審核活動(dòng)或區域無(wú)直接責任關(guān)系的人員擔任。

“形成文件的過(guò)程”，包括審核計劃、檢查表、現場(chǎng)審核記錄、不符合報告、首末次會(huì )議記錄、審核報告等，通過(guò)文件形式以確保審核的客觀(guān)性。

一體化管理體系審核則是指為獲得審核證據并對一體化管理體系進(jìn)行客觀(guān)評價(jià)，以確定滿(mǎn)足審核準則的程度所進(jìn)行的系統的、獨立的并形成文件的過(guò)程。審核的主要目的是評價(jià)企業(yè)滿(mǎn)足一體化管理要求的程度，即評價(jià)受審核方管理體系的符合性和有效性。

一體化管理體系應進(jìn)行定期內部審核，以確定體系是否符合標準和法規要求，是否得到有效實(shí)施和維持。內部審核可根據公司狀況決定是否需要增加次數。

2)管理評審。為了確保一體化管理體系的持續有效性、適用性和充分性，實(shí)現對一體化管理體系的全面改進(jìn)，需要定期進(jìn)行管理評審。管理評審應由企業(yè)最高管理者主持進(jìn)行。

管理評審范圍應能覆蓋企業(yè)的全部活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的各個(gè)相關(guān)方面，包括其對財務(wù)表現和競爭地位的可能影響。管理評審一般主要包括：

①對一體化管理體系方針、目標和表現的評審;

②一體化管理體系的審核意見(jiàn);

③對體系有效性的評價(jià)和改進(jìn)的決定。