為加強水利工程建設項目檔案管理工作，根據 《 中華人民共和國檔案法 》 、 《 水利檔案工作規定 》 及有關(guān)業(yè)務(wù)建設規范，結合水利工程的特點(diǎn)， 2005 年 11 月 1 日水利部發(fā)布 《 水利工程建設項目檔案管理規定 》 （水辦「2 005」480 號），自 2005 年 12 月 10 起施行。該辦法共五章三十二條，其中第一章總則、第二章檔案管理、第三章歸檔與移交管理、第四章檔案驗收、第五章附則。原水利部制定的 《 水利基本建設項目檔案資料管理規定 》 （水辦[ 1997 ] 275 號），同時(shí)廢止。

　　水利工程建設項目檔案是指水利工程建設項目根據水利工程建設程序在工程建設各階段（前期工作、施工準備、建設實(shí)施、生產(chǎn)準備、竣工驗收等）形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　一、檔案的歸檔與移交方面的基本要求

　　根據 《 水利工程建設項目檔案管理規定 》 的有關(guān)規定，工程參建單位在檔案的歸檔與移交方面的基本要求有：

　　1 .水利工程檔案的保管期限分為永久、長(cháng)期、短期三種。長(cháng)期檔案的實(shí)際保存期限，不得短于工程的實(shí)際壽命。

　　2 .水利工程檔案的歸檔工作一般由產(chǎn)生文件材料的單位或部門(mén)負責?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負有匯總責任。

　　3 .監理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續，監理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質(zhì)量情況的專(zhuān)題審核報告。

　　4 .水利工程文件材料的收集、整理應符合 《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求 》 （ GB / T 11822 一 2000 ）。歸檔圖紙應按 《 技術(shù)制圖復制圖的折疊方法 》 （ GB / T 10609 . 3 一 1989 ）要求統一折疊。

　　5 .竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統、修改規范、簽字手續完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線(xiàn)竣工圖。施工單位應以單位工程或專(zhuān)業(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋竣工圖章，有關(guān)單位和責任人應嚴格履行簽字手續。每套竣工圖應附編制說(shuō)明、鑒定意見(jiàn)及目錄。

　　6 .施工單位應按以下要求編制竣工圖：

　?。?1 ）按施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

　?。?2 ）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說(shuō)明欄內注明變更依據，加蓋并簽署竣工圖章；

　?。?3 ）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過(guò) 1 / 3 的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說(shuō)明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明竣工階段和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責任人。監理單位應在圖標上方加蓋并簽署竣工圖確認章。

　　7 .水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專(zhuān)人負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

　　8 .電子文件的整理、歸檔，參照 《 電子文件歸檔與管理規范 》 （ GB / T 18894 一 2002 ） 執行。

　　9 .項目法人可根據實(shí)際需要，確定不同文件材料的歸檔份數，但應滿(mǎn)足以下要求：

　?。?l ）項目法人與運行管理單位應各保存 1 套較完整的工程檔案材料（當立者為一個(gè)單位時(shí)，應異地保存 1 套）；

　?。?2 ）工程涉及多家運行管理單位時(shí)，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；

　?。?3 ）當有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí)，原件應由項目產(chǎn)權單位保存，其他單位保存復制件；

　?。?4 ）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交 1 套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關(guān)文件材料。

　　10 .工程檔案的歸檔時(shí)間，可由項目法人根據實(shí)際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個(gè)項目的歸檔工作和項目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個(gè)月內完成。

　　二、工程檔案驗收方面的基本要求

　　根據 《 水利工程建設項目檔案管理規定 》 以及水利部 《 水利工程建設項目檔案驗收管理辦法 》 （水辦[ 2008 〕 366 號）的有關(guān)規定，檔案驗收是指各級水行政主管部門(mén)，依法組織的水利工程建設項目檔案專(zhuān)項驗收。工程檔案驗收方面的基本要求有：

　?。ㄒ唬n案驗收依據 《 水利工程建設項目檔案驗收評分標準 》 對項目檔案管理及檔案質(zhì)量進(jìn)行量化賦分，滿(mǎn)分為 100 分。驗收結果分為 3 個(gè)等級：總分達到或超過(guò) 90 分的，為優(yōu)良；達到 70 一 89 . 9 分的，為合格；達不到 70 分或“應歸檔文件材料質(zhì)量與移交歸檔”項達不到 60 分的，均為不合格。 《 水利工程建設項目檔案驗收評分標準 》 中，“應歸檔文件材料質(zhì)量與移交歸檔”滿(mǎn)分為 70 分，其中：

　　1 .文件材料完整性（ 24 分）。

　　2 .文件材料的準確性（ 32 分），基本要求為：

　?。?1 ）反映同一問(wèn)題的不同文件材料內容應一致；

　?。?2 ）竣工圖編制規范，能清晰、準確地反映工程建設的實(shí)際；竣工圖圖章簽字手續完備；監理單位按規定履行了審核手續；

　?。?3 ）歸檔材料應字跡清晰，圖表整潔，審核簽字手續完備，書(shū)寫(xiě)材料符合規范要求；

　?。?4 ）聲像與電子等非紙質(zhì)文件材料應逐張、逐盒（盤(pán)）標注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內容；

　?。?5 ）案卷題名簡(jiǎn)明、準確；案卷目錄編制規范，著(zhù)錄內容詳實(shí)；

　?。?6 ）卷內目錄著(zhù)錄清楚、準確；頁(yè)碼編寫(xiě)準確、規范；

　?。?7 ）備考表填寫(xiě)規范；案卷中需說(shuō)明的內容均在案卷備考表中清楚注釋?zhuān)⒙男辛撕炞质掷m；

　?。?8 ）圖紙折疊符合要求，對不符合要求的歸檔材料采取了必要的修復、復制等補救措施；

　?。?9 ）案卷裝訂牢固、整齊、美觀(guān)，裝訂線(xiàn)不壓內容；單份文件歸檔時(shí)，應在每份文件首頁(yè)右上方加蓋、填寫(xiě)檔號章；案卷中均是圖紙的可不裝訂，但應逐張填寫(xiě)檔號章。

　　3 .文件材料的系統性（ 10 分），基本要求為：

　?。?1 ）分類(lèi)科學(xué)。依據項目檔案分類(lèi)方案，歸類(lèi)準確，每類(lèi)文件材料的脈絡(luò )清晰，各類(lèi)文件材料之間的關(guān)系明確；

　?。?2 ）組卷合理。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系，組成的案卷能反映相應的主題，且薄厚適中、便于保管和利用；設計變更文件材料，應按單位工程或分部工程或專(zhuān)業(yè)單獨組成一卷或數卷；

　?。?3 ）排列有序。相同內容或關(guān)系密切的文件按重要程度或時(shí)間循序排列在相關(guān)案卷中；反映同一主題或專(zhuān)題的案卷相對集中排列。

　　4 .歸檔與移交（ 4 分）。

　?。ǘ┧こ虣n案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進(jìn)行。凡檔案內容與質(zhì)量達不到要求的水利工程，不得通過(guò)檔案驗收；未通過(guò)檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進(jìn)行或通過(guò)工程的竣工驗收。

　?。ㄈ┐笾行退こ淘诳⒐を炇涨皯M(jìn)行檔案專(zhuān)項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進(jìn)行。檔案專(zhuān)項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)負責。

　?。ㄋ模┧こ淘谶M(jìn)行檔案專(zhuān)項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢，確認工程檔案的內容與質(zhì)量已達要求后，可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專(zhuān)項驗收申請。

　　檔案驗收申請應包括項目法人開(kāi)展檔案自檢工作的情況說(shuō)明、自檢得分數、自檢結論等內容，并將項目法人的檔案自檢工作報告和監理單位專(zhuān)項審核報告附后。

　　檔案自檢工作報告的主要內容：工程概況，工程檔案管理情況，文件材料收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖編制與整理情況，檔案自檢工作的組織情況，對自檢或以往階段驗收發(fā)現問(wèn)題的整改情況，按 《 水利工程建設項目檔案驗收評分標準 》 自檢得分與扣分情況，目前仍存在的問(wèn)題，對工程檔案完整、準確、系統性的自我評價(jià)等內容。

　　專(zhuān)項審核報告的主要內容：監理單位履行審核責任的組織情況，對監理和施工單位提交的項目檔案審核、把關(guān)情況，審核檔案的范圍、數量，審核中發(fā)現的主要問(wèn)題與整改情況，對檔案內容與整理質(zhì)量的綜合評價(jià)，目前仍存在的問(wèn)題，審核結果等內容。

　?。ㄎ澹n案專(zhuān)項驗收工作的步驟、方法與內容如下：

　　1 .聽(tīng)取項目法人有關(guān)工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告。

　　2 .聽(tīng)取監理單位對項目檔案整理情況的審核報告。

　　3 .對驗收前已進(jìn)行檔案檢查評定的水利工程，還應聽(tīng)取被委托單位的檢查評定意見(jiàn)。

　　4 .查看現場(chǎng)（了解工程建設實(shí)際情況）。

　　5 .根據水利工程建設規模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數量的 8 % ，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數的 10 % ；抽查檔案總量應在 200 卷以上。

　　6 .驗收組成員進(jìn)行綜合評議。

　　7 .形成檔案專(zhuān)項驗收意見(jiàn)，并向項目法人和所有會(huì )議代表反饋。

　　8 .驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專(zhuān)項驗收意見(jiàn)。