當今信息技術(shù)的快速發(fā)展和快速滲透．已經(jīng)使社會(huì )各個(gè)領(lǐng)域發(fā)生了深刻的變化。作為鐵路企業(yè)參與競爭的基礎性環(huán)節的企業(yè)檔案管理．也不可避免的參與到這一深刻變化的過(guò)程之中。在這種迅速變化的環(huán)境面前．檔案管理如何應對新挑戰，采取新對策，為提高鐵路企業(yè)的競爭力和市場(chǎng)適應性提供有力支撐．是擺在檔案管理工作者面前的一個(gè)重要課題。

　　1信息化對檔案管理帶來(lái)的挑戰

　　1．1檔案信息共享不足從目前情況看，檔案管理存在記錄企業(yè)科技檔案信息的內容多．反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息情況的少．注意收集“紅頭文件”而忽視對本企業(yè)形成的有關(guān)市場(chǎng)、銷(xiāo)售、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等信息收集。由于鐵路企業(yè)內部還沒(méi)有形成健全發(fā)達的、一體化的網(wǎng)絡(luò )信息系統和管理系統，因此檔案信息共享不足是各企業(yè)比較突出的問(wèn)題。表現為大量信息散布在企業(yè)所屬的各個(gè)單位和各個(gè)崗位，沒(méi)有或沒(méi)有全部通過(guò)內部網(wǎng)絡(luò )集成為一個(gè)有機的整體，還表現為不同的信息以不同的結構(如EMAIL、Excel、Word文檔、掃描文檔等)在不同的數據庫、主機、應用系統上存在。而這些系統缺乏相互連接的信息渠道，數據被隔離并缺乏應有的關(guān)聯(lián)，從而給鐵路企業(yè)檔案收集、獲取有用信息帶來(lái)很大障礙。無(wú)法使信息及時(shí)得到共享，也不能快速形成信息檔案成果轉化為生產(chǎn)力的良性流動(dòng)循環(huán)。

　　1．2信息安全的防范難度增加信息安全問(wèn)題主要表現在以下四個(gè)方面：一是檔案文件的易擴散性。涉及到鐵路企業(yè)機密和知識產(chǎn)權的內容比較容易通過(guò)共享、互聯(lián)的渠道而泄密和擴散；二是易修改性。檔案的價(jià)值首先在于它是一種原生性的信息資源，但數字化的文件具有易修改和不留痕跡的特點(diǎn)．使檔案在被惡意修改或攻擊后難以恢復到原生狀態(tài)．導致文件的憑證性作用滅失．可追溯性降低：三是易移動(dòng)性。電子文件很容易被刪除和移動(dòng)，并且難以被即時(shí)發(fā)現；四是安全問(wèn)題的持續性。在網(wǎng)絡(luò )狀態(tài)下，信息的安全性會(huì )因時(shí)間的推移而下降．信息的安全必須獲得持續的關(guān)注和持續的技術(shù)支持才有可能免遭不測。

　　1．3管理人員素質(zhì)不適應企業(yè)的信息化給企業(yè)帶來(lái)的是“對管理理念創(chuàng )新，對管理流程再造．對管理團隊的重組，對管理手段的革新”。信息化解決了檔案長(cháng)期以來(lái)傳統煩瑣的工作方式．但也給檔案人員帶來(lái)了較大的沖擊。表現在：一是知識的不適應。不具備現代化條件下的計算機相關(guān)知識和鐵路企業(yè)主產(chǎn)品的專(zhuān)業(yè)知識，在履行職能時(shí)就表現為不知道如何操作，不知道如何維護，不知道如何管理；二是能力的不適應。鐵路企業(yè)檔案管理人員普遍具有年齡相對偏大，學(xué)歷相對偏低，學(xué)習和接受新技術(shù)、新知識能力較差的特點(diǎn)，難以適應高速發(fā)展下的計算機工作環(huán)境，不具備運用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行篩選、加工、提煉、開(kāi)發(fā)的能力，難以為企業(yè)提供各種增值的檔案信息服務(wù)。

　　2應對挑戰的對策

　　面對越來(lái)越多的挑戰和日益復雜的現實(shí)問(wèn)題。企業(yè)應當著(zhù)力從強化“一個(gè)基礎”、推進(jìn)“三項工程”2個(gè)方面．以提高鐵路企業(yè)檔案管理水平和應對挑戰的能力。

　　2．1強化“一個(gè)基礎”要建立信息化條件下，電子文件的檔案管理標準體系。標準化是各項工作的基礎．也是確保檔案管理質(zhì)量的重要支撐和保障。建立電子文件的標準化管理體系包括電子文件的登記標準、命名標準、收集標準、鑒定標準(包括文檔的真實(shí)性、完整性、有效性鑒定)、傳輸標準、歸檔標準、防護標準、安全標準、格式標準、修改標準以及專(zhuān)利維護等等。由于電子文件的記錄格式、記錄載體、記錄形式均區別于紙質(zhì)文件，與紙質(zhì)檔案存在著(zhù)很大差別，不僅在外型上不同，在處理方法、管理內容上也存在著(zhù)本質(zhì)的不同。因此，這一標準體系的策劃與建設，要著(zhù)重考慮2個(gè)重要因素：一是要緊緊圍繞電子文檔的有效收集、長(cháng)久保存、真實(shí)保存和有效利用來(lái)展開(kāi)，即要在傳統的管理模式上取得突破，確保文件從生成到歸檔管理的全過(guò)程受控，實(shí)現文檔與檔案實(shí)體的一體化，文檔與檔案保管的一體化．文檔與檔案信息利用的一體化。二是要具有面向未來(lái)的安全適應性．也就是要考慮在鐵路跨越式發(fā)展的大背景下，鐵路企業(yè)技術(shù)發(fā)展和流程再造等所帶來(lái)的安全保障的高標準要求。加強對電子文件和電子檔案管理方式的研究，包括相關(guān)的政策、技術(shù)、方法、標準體系等．以適應企業(yè)信息化和適應市場(chǎng)變化的要求。

　　2．2推進(jìn)“三項工程”

　　2．2．1知識管理工程知識管理是企業(yè)檔案管理的基本功能。知識包括顯性知識和隱性知識。其中顯性知識表現為文件化的制度、設計圖紙等．這些知識通過(guò)目前正常的收集渠道已經(jīng)能夠獲得收集與存儲；隱性知識表現為凝結在鐵路員工個(gè)體身上的技能和經(jīng)驗．因此隱性知識是鐵路企業(yè)更為重要的知識。推進(jìn)知識管理工程，就是要將檔案管理由顯性知識的收集向隱性知識的收集延伸。實(shí)施這一工程的基本步驟．一是促進(jìn)隱性知識的顯性化，二是顯性化后的知識收集與存儲。顯性化后的知識收集與存儲已經(jīng)不是問(wèn)題．因此這里的關(guān)鍵也就是促進(jìn)隱性知識的顯性化。所謂隱性知識的顯性化，就是要通過(guò)復制的方式，把員工的經(jīng)驗轉化為組織所掌握的知識，使組織的智慧大于員工的個(gè)體智慧的集合。

　　但是隱性知識屬于個(gè)人的智力資本，出于個(gè)人競爭力的考慮，要讓員工自愿將寶貴的經(jīng)驗奉獻出來(lái)并不是一件容易的事。解決這一問(wèn)題，一要建立互信文化。信任是實(shí)現知識交流與共享的前提，有了員工之間的相互信任，才能讓員工在分享他人知識成果的同時(shí)．愿意貢獻自己的知識成果．從而形成隱性知識和顯性知識之間良性互動(dòng)的局面。二要建立制度。即要求員工定期把所處理、解決的問(wèn)題及時(shí)總結．撰寫(xiě)成案例，檔案管理部門(mén)再將這些案例進(jìn)行整理．升華成為企業(yè)重要的知識經(jīng)驗庫。三要建立激勵機制。隱性知識既然是具有價(jià)值的知識，企業(yè)就應當通過(guò)進(jìn)行價(jià)值量化的激勵方式，對員工貢獻的知識予以?xún)r(jià)值確認，激勵員工把經(jīng)驗及時(shí)貢獻給企業(yè)。四是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )和論壇讓隱性知識在員工中共享，促進(jìn)知識在企業(yè)內的傳播和交流。

　　2．2．2安全屏障工程信息化環(huán)境下的鐵路檔案安全保障問(wèn)題是最為急迫而又最為棘手的問(wèn)題。企業(yè)需要通過(guò)建立多重安全屏障確保檔案安全。一是建立軟件安全屏障。除了必備的殺毒軟件和防火墻軟件外．鐵路檔案管理的軟件至少應具備以下功能：1)日志功能。對關(guān)鍵信息的操作進(jìn)行監控，以日志的形式全面、詳細記載每次電腦修改記錄和修改內容，并生成相應報告。2)強制歸檔功能。強制、定時(shí)、自動(dòng)保存重要崗位、關(guān)鍵人員的信息。3)自動(dòng)加密功能。包括采用內部專(zhuān)用的文件格式保存文件．對文件傳輸過(guò)程自動(dòng)加密等。4)系統訪(fǎng)問(wèn)控制功能。實(shí)現嚴格的權限控制．確保只有注冊的設備、身份和授權的人才能修改、閱讀有關(guān)信息。5)防復制功能。根據權限設置只讀、修改等權限，且在修改前能自動(dòng)備份原文件．保障檔案文件的原生性。二是建立硬件安全屏障。除了采用常規并且有效的防盜、防火、防塵、防水等安全措施外，還要考慮解決3個(gè)問(wèn)題：1)確保文件檔案不依賴(lài)于硬件設施的狀態(tài)。主要是通過(guò)設置至少兩套硬件備份系統，采用第三方介質(zhì)備份、脫機保存等來(lái)解決。2)確保密鑰安全。系統的關(guān)鍵操作人員除了使用密鑰確認身份外，還應利用加密狗、身份驗證卡片等硬件來(lái)確保密鑰安全。3)防止重要檔案信息非法傳播。主要是通過(guò)關(guān)閉數據轉移設備來(lái)防止企業(yè)知識的外泄。三是建立流程安全屏障。在設計、合同等關(guān)鍵管理系統的流程設計中，都要把信息安全作一體化的考慮。對于需要長(cháng)期保存和具有憑證作用的重要材料等，要同時(shí)建立紙介質(zhì)檔案。

　　2．2．3鐵路檔案管理隊伍再造工程要適應新的形勢和變化的環(huán)境。鐵路檔案管理隊伍的建設定位應當是再造，而不是簡(jiǎn)單的素質(zhì)提升，因此就特別需要站在知識管理的高度來(lái)考慮檔案管理隊伍的規劃和建設。首先，可以按照業(yè)務(wù)、技術(shù)、專(zhuān)家3個(gè)層次的架構，重構一支分工明確、結構合理、相互協(xié)調的檔案管理隊伍。檔案業(yè)務(wù)員主要是負責具體的檔案收集與存儲業(yè)務(wù)；技術(shù)人員則是將收集到的知識按照專(zhuān)業(yè)分工進(jìn)行提煉、濃縮，便于知識的檢索、傳播和共享；專(zhuān)家則是站在更高的層次上予以專(zhuān)業(yè)指導．或是在企業(yè)設立的信息論壇上以版主的身份提供知識的指導和幫助。其次，針對不同層次的檔案管理人員的知識結構要求．開(kāi)展必要的培訓與繼續教育．不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是鼓勵檔案管理人員開(kāi)展崗位練兵，使他們能夠在實(shí)踐中不斷鍛煉提高自己的業(yè)務(wù)水平與能力。

　　3結束語(yǔ)

　　在當今信息化建設飛速發(fā)展的環(huán)境下，在越來(lái)越激烈的市場(chǎng)競爭面前。企業(yè)檔案管理只有站在企業(yè)發(fā)展的歷史高度。立足于為提高企業(yè)市場(chǎng)競爭力提供有力支撐，不斷地進(jìn)行管理創(chuàng )新，才能夠在新形勢、新挑戰面前取得主動(dòng)，并使企業(yè)立于不敗之地。