[摘要]文章論述了檔案保密工作的重要意義，從檔案保管過(guò)程、檔案利用過(guò)程和檔案開(kāi)放過(guò)程三個(gè)方面提出了做好檔案保密工作的具體措施。

　　隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的巨大社會(huì )價(jià)值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密與利用工作的重要性，這項工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及單位的安全和利益。檔案是一種重要的社會(huì )信息資源。對于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開(kāi)發(fā)利用，以實(shí)現信息資源共享。作為人類(lèi)社會(huì )各項實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史產(chǎn)物，檔案所具有的原始真實(shí)憑證作用及其權威性是現實(shí)客觀(guān)存在的，同時(shí)它又具有“今世賴(lài)以知古、后世賴(lài)以知今”的巨大參考作用。利用檔案是人類(lèi)社會(huì )發(fā)展的客觀(guān)需要，它的作用是其他信息資源無(wú)法替代的，所以利用檔案為人類(lèi)社會(huì )實(shí)踐服務(wù)具有極強的現實(shí)性。保守國家機密是每個(gè)公民應盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

　　一、做好檔案保管過(guò)程中的保密工作

　　1、檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關(guān)規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關(guān)辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門(mén)窗等應專(zhuān)門(mén)加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開(kāi)，庫房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫房應指定專(zhuān)人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

　　2、提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無(wú)形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著(zhù)主人的社會(huì )活動(dòng)被帶到各個(gè)復雜的場(chǎng)合，往往一句話(huà)，說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心，在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務(wù)。

　　3、加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷(xiāo)毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無(wú)權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時(shí)清對、檢查，發(fā)現失密、泄密問(wèn)題，應及時(shí)查明原因，進(jìn)行補救。

　　二、做好檔案利用過(guò)程中的保密工作

　　做好檔案利用中的監督工作，檔案利用監督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

　　1、制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡(jiǎn)明，便于執行，并在實(shí)踐中認真加以總結，不斷充實(shí)和完善。

　　2、隊伍建設。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的觀(guān)察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問(wèn)題。

　　3、監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機，加強重點(diǎn)監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止其偷撕或涂改檔案；對一些平時(shí)養成看書(shū)劃線(xiàn)或翻書(shū)沾口水之類(lèi)習慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機；二是眼勤，勤觀(guān)察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視線(xiàn)之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時(shí)報告有關(guān)領(lǐng)導，以便及時(shí)查處，挽回損失。

　　三、正確處理好檔案開(kāi)放利用與安全保密工作的關(guān)系

　　要堅持“保、放”結合的指導思想，正確處理保密與開(kāi)放，信息公開(kāi)的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開(kāi)、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀(guān)念影響下，檔案工作普遍存在著(zhù)重保輕用、利用不足的現象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(cháng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現出來(lái)。上述情況表明，檔案部門(mén)改變傳統的觀(guān)念，在嚴格提供保密工作的同時(shí)，切實(shí)轉變工作職能，為領(lǐng)導決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì )失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無(wú)限制的利用會(huì )給黨和國家以及單位的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

　　1、我們保存檔案的根本目的在于利用。在利用范圍和對象上應做到：（1）對外公布開(kāi)放檔案，是達到最大限度利用檔案信息資源的社會(huì )化舉措。一定要按照國家有關(guān)法律法規開(kāi)放公布一切應該開(kāi)放的檔案，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。同時(shí)不應忽視檔案的安全保密，在保證國家利益、集體利益和個(gè)人合法權益不受侵害的情況下公布開(kāi)放檔案。對一些掌握不準的，應報請上級定奪或請有關(guān)專(zhuān)家鑒定。（2）在檔案利用需要服務(wù)時(shí)，既要積極熱情，又要堅持保密原則。凡對涉及本單位、本部門(mén)的一些在一定時(shí)期和一定場(chǎng)合具有保密性質(zhì)的檔案（如疫情數據、突發(fā)事件等），要嚴格把關(guān)，按照有關(guān)規定辦理利用手續，對不該開(kāi)放利用的或不屬知密范圍的人都堅決不予提供，避免造成失密和損失。

　　2、加強歸檔力度。凡歸檔范圍內的檔案，都必須集中統一到檔案部門(mén)依法保管，任何單位、科室或個(gè)人不得以任何借口拒不歸檔，以保證檔案收集的齊全和完整。

　　3、大力宣傳《檔案法》《保密法》。對檔案提供者和檔案利用者加強教育，提高他們的檔案意識和保密意識，自覺(jué)執行國家的法律法規，維護國家、集體和個(gè)人合法權益。

　　4、用創(chuàng )新的精神指導新時(shí)期的檔案工作。要有新思路、新方法，研究在檔案開(kāi)放利用和安全保密工作中出現的新問(wèn)題、新特點(diǎn)、新要求。如對電子文件的完整、安全保密等問(wèn)題，應該是在充分利用電子文件的過(guò)程中加強保密工作，在加強保密工作的過(guò)程中促進(jìn)電子文件的利用。

　　5、加強監管、完善監督機制。加大執法力度。凡發(fā)現有違反檔案、保密等法律法規的要堅決依法處理，從而達到檔案利用和保密互為保障的辯證統一，努力使檔案信息資源得到充分利用，體現其價(jià)值的最大化、社會(huì )化，又維護了國家、集體、個(gè)人的合法權益不受侵害，并使檔案在利用中延續生命，煥發(fā)活力，促進(jìn)檔案工作更快更好地開(kāi)展。

　　6、加強檔案管理人員的職責，切實(shí)維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶修。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有章可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎。

　　7、做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。要正確分析和鑒別檔案內容的現實(shí)作用和歷史作用，根據本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準確地判定檔案的保管期限。若在保密期限內被泄露，將對國家、單位的安全和利益造成危害。它表示該秘密事項在其確定的期限內，受?chē)�家有關(guān)保密法律、法規的保護，因此，必須按秘密事項確定其保密期限。在保密期限上，《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過(guò)30年，機密級事項不超過(guò)201年，秘密級事項不超過(guò)10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以?xún)鹊囊栽掠嫛?/p>

　　8、做好檔案密級的調整工作。要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調的基礎上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問(wèn)題：一要嚴格執行解密劃控的時(shí)間標準、有關(guān)涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必究。二要主動(dòng)接受保密部門(mén)對調密工作的監督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開(kāi)放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。要建立起法制的新秩序，對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實(shí)際工作，還要著(zhù)眼于長(cháng)遠。

　　四、進(jìn)一步做好檔案開(kāi)放中的保密工作

　　一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀(guān)念，對涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地擴大開(kāi)放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開(kāi)放檔案為社會(huì )所利用的同時(shí)，應當做好相應的保密工作。

　　1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開(kāi)放前的一項重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節，其主要任務(wù)是科學(xué)而準確地區分、判定檔案的開(kāi)放和控制使用范圍。對這項工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開(kāi)放期限內的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開(kāi)放與否。

　　2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿(mǎn)，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì )各界開(kāi)放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開(kāi)放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過(guò)去，許多檔案館（室），對其所保管的注有密級的檔案，沒(méi)有定期解密，影響了檔案的開(kāi)放利用。對劃密檔案進(jìn)行解密工作，應當遵循保密法的有關(guān)規定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)應當及時(shí)解密。”（《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條）這也就是說(shuō)，解密是由原確定密級的機關(guān)、單位或其上級機關(guān)進(jìn)行的。

　　3、人事檔案的部分信息向個(gè)人開(kāi)放。目前，我國的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個(gè)人都不能查閱自己的人事檔案。人事檔案對每個(gè)人來(lái)講還是神秘的，大家不知道自己的檔案里究竟有什么。在實(shí)際工作中經(jīng)常遇到當事人對自己的某些情況記憶模糊，要求查閱自己檔案的事例，但按照人事檔案的利用制度是絕對不允許的。然而，這種利用制度與公開(kāi)、透明的現代法治精神不相符合，人事檔案應當以人為本，對于只要不屬于保密范圍的信息，個(gè)人應享有對自己檔案的知情權。人事檔案信息數據庫中一些非保密信息可以向個(gè)人開(kāi)放，對這些信息個(gè)人只有查閱權而沒(méi)有修改權。人事檔案信息部分向個(gè)人開(kāi)放不僅方便了公民對檔案的利用，而且可以增強公民的檔案意識，有利于加強對人事檔案工作的監督，使人事檔案更好地為公眾服務(wù)�？傊�，不論從國際慣例，還是從我國的社會(huì )實(shí)際來(lái)看，隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步、管理水平的提高、人事檔案內容的日漸豐富，人事檔案也會(huì )越來(lái)越受到社會(huì )的重視。它的憑證和依據作用會(huì )在新的歷史條件下得到更完美的體現。在人才選拔、人才流動(dòng)的過(guò)程中它的價(jià)值將進(jìn)一步得以發(fā)揮，更好地服務(wù)于我國改革開(kāi)放和新時(shí)期社會(huì )主義現代化建設。

　　4、做好檔案開(kāi)放前的基礎工作。開(kāi)放檔案首先要做好檔案開(kāi)放的基礎工作，一是要提高開(kāi)放檔案案卷的內在質(zhì)量。利用原有基礎，進(jìn)行系統整理，達到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。二是要建立健全檔號。要適應開(kāi)放后檢索與管理的要求。三是要編制檢索工具。首先是基礎性檢索工具，如《開(kāi)放檔案目錄》；其次是骨干性檢索工具，如《開(kāi)放檔案卡片目錄》；最后文字敘述性檢索工具，如《開(kāi)放檔案全宗介紹》《全宗卷》等，使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實(shí)現檢索途徑的多元化。四是要準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進(jìn)行復制，制作好檔案副本。