摘要：建設單位的檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分。依靠傳統的檔案管理辦法已經(jīng)無(wú)法適應當今時(shí)代的發(fā)展。隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)管理建設工程檔案已經(jīng)成為提高建設單位檔案管理的自動(dòng)化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò )化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò )化的過(guò)程中依然存在著(zhù)不少問(wèn)題。本文通過(guò)分析建設單位檔案網(wǎng)絡(luò )化的基礎條件以及存在的問(wèn)題，勾畫(huà)出建設單位檔案網(wǎng)絡(luò )化建設的架構，并列出建設單位檔案網(wǎng)絡(luò )化的必要條件所需措施。

　　前言：

　　建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分，它的內容對于單位的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要，所以檔案管理系統應該能夠為用戶(hù)提供充足的信息和快捷的查詢(xún)手段。但一直以來(lái)人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著(zhù)許多缺點(diǎn)，如：效率低、保密性差，另外時(shí)間一長(cháng)，將產(chǎn)生大量的文件和數據，這對于查找、更新和維護都帶來(lái)了不少的困難。

　　隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計算機科學(xué)日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進(jìn)入人類(lèi)社會(huì )的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )化管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長(cháng)、成本低等，還可實(shí)現共享查詢(xún)。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò )化的條件已經(jīng)成熟。

　　一、建設單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò )化條件已經(jīng)具備 

　　1.網(wǎng)絡(luò )硬件的發(fā)展。90年代以來(lái)，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設單位來(lái)看，90年已有許多單位開(kāi)始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著(zhù)手建設局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò )建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò )化建設提供了前所未有的條件。

　　2.建設單位檔案管理自動(dòng)化建設初見(jiàn)成效。目前已開(kāi)發(fā)出數千個(gè)自動(dòng)化專(zhuān)用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實(shí)現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著(zhù)檔案人員的觀(guān)念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開(kāi)發(fā)、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò )化建設提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。

　　二、建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò )化建設中存在的問(wèn)題

　　1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動(dòng)化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據自己的經(jīng)濟實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設備，機型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒(méi)有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無(wú)主題標引，共享性差。而國家至今沒(méi)有統一的發(fā)展規劃和標準，各館的發(fā)展存在著(zhù)很大盲目性。所以標準化水平低。

　　2.雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫過(guò)程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類(lèi)型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無(wú)規范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

　　3.在檔案館現代化建設中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò )化的實(shí)現和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò )化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )化技術(shù)，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡(luò )化建設和建設單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

　　三、建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò )化建設的構想

　　1.建立建設單位檔案館網(wǎng)絡(luò )化協(xié)調機構。 建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網(wǎng)絡(luò )化協(xié)調機構，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )化建設，制定一系列有實(shí)際約束力的規范和標準，特別應該制定出網(wǎng)絡(luò )化發(fā)展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網(wǎng)絡(luò )化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導，統一思想，協(xié)調行動(dòng)，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

　　2.加強標準化建設。標準化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )化的前提。建設單位檔案館網(wǎng)絡(luò )化協(xié)調機構應召集有關(guān)專(zhuān)家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò )化過(guò)程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡(luò )通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過(guò)渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協(xié)調組織的領(lǐng)導下，選用統一的高質(zhì)量應用軟件，建立標準化的數據庫。

　　3.開(kāi)發(fā)館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網(wǎng)絡(luò )建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò )的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò )建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個(gè)標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時(shí)各館應揚長(cháng)避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質(zhì)量和完整。當然數據庫的建設應與網(wǎng)絡(luò )建設配套進(jìn)行。

　　4.培養網(wǎng)絡(luò )化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò )及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調計算機專(zhuān)業(yè)人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓，使之盡快適應檔案館網(wǎng)絡(luò )化工作。

　　信息社會(huì )把建設單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀，面對信息技術(shù)的挑戰，建設單位檔案館必須真正實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )資源建設，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現資源共享，為建設單位及社會(huì )提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現代化。