1）項目對外發(fā)文應由室主任審核，項目經(jīng)理審批簽發(fā)，資料室備，統一發(fā)放，，發(fā)文格式執行公司有關(guān)文件的要求。

2）項目文件包括項目外發(fā)文件、項目?jì)劝l(fā)或傳閱文件兩部分。

3）外發(fā)文件的具體要求

項目外發(fā)文件按預算、進(jìn)度計劃、其他方面三類(lèi)進(jìn)行發(fā)文，并在發(fā)放記錄上注明原件存放處，資料室統一標識發(fā)放文件編號。

4）項目?jì)劝l(fā)或傳閱文件的具體要求

a.項目?jì)劝l(fā)或傳閱文件按技術(shù)部文件、工程部文件、預算部文件、材料部文件、財務(wù)部文件、資料室文件、黨政及后勤文件、外來(lái)文件共八類(lèi)進(jìn)行收發(fā)、傳閱登記，并在收發(fā)、傳閱記錄上注明原件存放處。

b.建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對項目的發(fā)文，由項目資料室統一接收，并及時(shí)上報項目經(jīng)理，由項目經(jīng)理簽署意見(jiàn)。

c.項目資料員不在時(shí)各業(yè)務(wù)口代收文件，日后移交資料員，資料室做接收記錄。

d.項目?jì)劝l(fā)（含發(fā)放施工隊部分）的文件、通知，各部門(mén)各施工隊收到后，均應分類(lèi)編目歸檔。

e.項目發(fā)放施工隊的文件規定：

①發(fā)放施工隊的文件、通知（不含技術(shù)交底），均在資料室備案，做受控標識，同時(shí)由發(fā)放責任人保存原件和發(fā)放記錄。

②施工隊退場(chǎng)前由其責任人回收施工隊接收文件資料，并列清單給資料室，資料室匯總移交核算室。

③施工隊的資料管理作為施工隊考評內容之一，與結算掛鉤。