1）對公司文件進(jìn)行分類(lèi)收存。類(lèi)別為質(zhì)量體系文件、非質(zhì)量體系文件兩類(lèi)。

2）公司文件由項目資料室作接收登記。

3）項目資料員在接到公司文件后，根據文件歸屬類(lèi)別附上文件傳閱學(xué)習單送項目經(jīng)理。項目經(jīng)理學(xué)習之后，在文件傳閱學(xué)習單上簽署意見(jiàn)，并決定該文件的學(xué)習或傳閱范圍，保存傳閱記錄。重要文件由技術(shù)負責人或各室主任組織學(xué)習，留下學(xué)習記錄。

4）職業(yè)安全、環(huán)境管理方面公司文件由資料室統一作接收記錄，文件存于環(huán)境管理員處，由環(huán)境管理員作文件傳閱學(xué)習記錄。

5）甲方、監理等外來(lái)文件和會(huì )議紀要等，由資料室統一做接收記錄，項目經(jīng)理閱后確定學(xué)習、傳閱、落實(shí)人員，傳閱登記后資料室統一存檔。

6）資料盒內應編制文件目錄，以便于查閱。

7）作廢文件由項目總工做留存或銷(xiāo)毀處理意見(jiàn)，留存作廢文件進(jìn)行標識，單獨存放，編目，同時(shí)在原收文記錄上標明作廢及銷(xiāo)毀日期。

8）質(zhì)量體系投入運行后設立的項目經(jīng)理部，要及時(shí)到企管部申請領(lǐng)用《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》，并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關(guān)部室補發(fā)。

9）項目經(jīng)理部調出人員不允許帶走文件和資料，到新的崗位后，需要時(shí)再要求配發(fā)?！顿|(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后，繼任人應及時(shí)安排到企管部辦理文件執有變更手續。