1、首先，《通知單》和回復單的格式要正確，各項目或各監理站應統一，并符合相關(guān)規范要求。

　　2、《通知單》中敘述問(wèn)題要簡(jiǎn)明清晰。應把問(wèn)題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)敘述清楚。每份《通知單》應針對一個(gè)作業(yè)面或一個(gè)項目進(jìn)行。每份《通知單》指出的問(wèn)題不能太多，應不超過(guò)三個(gè)，應突出主要問(wèn)題。問(wèn)題較多或問(wèn)題較嚴重時(shí)應分類(lèi)、分開(kāi)編發(fā)。

　　3、《通知單》指出的問(wèn)題應有依據。應“文字為憑，數據說(shuō)話(huà)”。指出的問(wèn)題最好有影像資料。敘述文字中不應含有感情色彩。

　　4、《通知單》中的整改要求應全面。要求施工方做到：舉一反三，分析出現問(wèn)題的原因，制定預防措施避免類(lèi)似問(wèn)題再發(fā)生，以及提高安全質(zhì)量意識等，以盡量規避監理責任。同時(shí)，要求整改回復期限和提供整改證據等。

　　5、不應越權簽發(fā)。在檢查中各專(zhuān)業(yè)監理工程師發(fā)現問(wèn)題后，首先應考慮問(wèn)題的嚴重程度，分清是由自己簽發(fā)《通知單》，還是建議由總監簽發(fā)《工程暫停令》。

　　6、簽發(fā)手續要齊全。簽字、蓋章、日期不要遺漏，要與現場(chǎng)實(shí)際情況符合。

　　7、《通知單》中應要求施工方在指定期限內整改落實(shí)后回復。簽發(fā)《通知單》時(shí)應根據現場(chǎng)實(shí)際情況，充分考慮施工方整改完成所需的時(shí)間。

　　8、應要求施工方回復單內容齊全?；貜唾Y料要圖文并茂，排版正確，顯示整改到位?；貜蛦沃袘痦椈貜?，不得缺項。

　　關(guān)鍵的是，不能從所報的圖文資料中看出整改不到位情況，以及顯示解決了“此問(wèn)題”又冒出了“彼問(wèn)題”。

　　9、回復單的復查意見(jiàn)要明確。要有“經(jīng)復查”或“經(jīng)現場(chǎng)核查”、“合格”或“同意閉合”、“不合格”或“整改后再報檢”等字眼。暫時(shí)無(wú)法閉合需二次整改回復的，要在“首次復查意見(jiàn)”里明確并限定再次回復時(shí)間。

　　10、整個(gè)通知單一定要完全閉合，并不得隱含監理責任。

　　11、《通知單》及其回復單應保存原件，并及時(shí)整理歸檔保存；編制的臺賬中項目應齊全（序號/編號/通知單標題或主要內容/簽發(fā)時(shí)間/要求閉合時(shí)間/實(shí)際回復時(shí)間/閉合情況/簽發(fā)人/接收人/備注等），便于管理查閱。

　　12、各監理公司安質(zhì)部、各分（子）公司和各監理站應對《通知單》及回復單定期進(jìn)行檢查評比，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)糾正，并規范格式，樹(shù)立樣板。